Omfattende opdatering af kørselsregistrering i TimeLog

Omfattende opdatering af kørselsregistrering i TimeLog

Nu kan du glæde dig over en bedre oplevelse og opdaterede funktioner, hvis jeres virksomhed registrerer kørsel i TimeLog.

Kørselsregistreringen er nemlig blevet omfattende opdateret, så den:

  • Fungerer på tværs af platformene (web og mobil)
  • Giver en væsentlig bedre brugeroplevelse for brugere og administratorer
  • Understøtter indsamling af alle påkrævede data til myndighederne

Anvender I funktionen Multiple Legal Entities, eller har I en integration til jeres lønsystem, er det understøttet i opdateringen.

Det er vigtigt, du bruger lidt tid på at sætte dig ind i opdateringen, da den medfører flere ændringer i måden at bruge kørselsregistreringer på for alle i virksomheden.

Hvad indeholder opdateringen?

Opdateringen kan deles op i hoveddele, som vi gennemgår her i artiklen.

Øverst kan du se, hvad du skal gøre, når opdateringen træder i kraft.

Klik på indholdsfortegnelsen herunder for at navigere i guiden.

    Seks ting du skal gøre som systemadministrator 

    Som systemadministrator er der seks vigtige ting, du skal gøre, for at I kan udnytte den nye opdatering.

    • 1) Gennemgå opsætningen af kørselsregistrering for jeres virksomhed i TimeLog. Du finder en kort guide på hjælpesiden.

    • 2) Gennemgå alle eksisterende kørselssatser og deaktivér dem, der ikke længere er relevante.

    • 3) Sørg for at de aktive kørselssatser har de rigtige perioder og de rigtige koder til lønsystemet, hvis I eksporterer kørsel til jeres lønsystem fra TimeLog. Find hjælp til opsætning her.

    • 4) Opret en standard kørselssats for private biler og opsæt perioder for denne sats. Guide her

    • 5) Deaktivér alle private biler fra den nuværende version (ellers bliver de konverteret til firmabiler). Det medfører, at medarbejderne skal oprette deres egne private biler med korrekte nummerplader (husk at informere dem).

    • 6) Gennemgå jeres nuværende firmabiler, tilføj nummerplader og opsæt kørselssatsen.

    1) Kørselssatser – nu med perioder

    Vi introducerer en periodefunktion, så du nu kun skal opdatere jeres virksomheds kørselssatser for de relevante perioder.

    Hidtil har du skullet oprette en helt ny sats, når jeres kørselssatser skulle opdateres (typisk ved årsskiftet).

    Det betød, at medarbejderne har skullet vælge den rigtige kørselssats blandt en række muligheder - hvoraf nogle er forældede. Og det har været årsag til fejl.

    Med opdateringen fastsætter du nu kun et sæt grundværdier for kørsel i jeres virksomhed per kørselssats. På satserne angiver du derefter den periode, de skal gælde for.

    Når du skal opdatere jeres kørselssatser, opretter du blot en ny periode på satsen og opdaterer værdierne for den nye periode.

    Det betyder, at medarbejderne fremover slipper for at vælge fra en lang liste af satser.

    Du kan se, hvordan du sætter kørselssatser op i TimeLog i vores guide på hjælpesiden, eller i videoen nedenfor.

     

    2) Registrering af kørsel

    Medarbejderne vil opleve flere større ændringer, når de skal registrere kørsel i TimeLog.

    Rejser og kørsel bliver adskilt

    En stor ændring i kørselsregistreringen er, at de nu ikke behøver oprette en rejseregistrering for at registrere kørsel.

    I stedet kan de oprette kørsel direkte på den opgave, de har registreret tid på.

    Vi lukker muligheden for at knytte en kørselsregistrering til en rejseregistrering, indtil vi har moderniseret rejseregistreringsfunktionen.

    Registrér på mobilen og i nyt web-interface

    Vi arbejder på, at medarbejderne skal kunne nøjes med at bruge TimeLog Mobile app’en i stedet for at skulle ind via webbrowseren, hvis de foretrækker det.

    Som en del af den udvikling, kan de nu også registrere kørsel i TimeLog Mobile, mens de er på farten.

    OBS: Medarbejderne skal oprette deres bil, første gang de registrerer kørsel i TimeLog Mobile for at kunne fuldføre en registrering. De kan gøre det, mens de opretter deres første kørselsregistrering (se videoen nedenfor).

    De kan også registrere via kommentarfeltet på timeregistreringer i timesedlen webbrowseren eller på en særskilt side i TimeLog, hvis kørslen ikke skal knyttes til en timeregistrering.

    Du kan finde en vejledning til at registrere kørsel på vores hjælpeside, eller se hvordan du gør i videoerne herunder for hhv. web-browser eller TimeLog Mobile app.

     

    [Video ovenfor] Registrér kørsel i webbrowseren

    [Video] Sådan registrerer du kørsel (og opretter biler) i TimeLog Mobile app

    3) Biler

    Hidtil har du kunnet bestemme, hvorvidt du skal kompenseres for kørslen på de oprettede biler. Det betyder, at det er bilen, som bestemmer om du skal kompenseres eller ej – hvilket ikke stemmer overens med reglerne i flere lande.

    Derfor bliver denne funktion flyttet over på kørselssatserne.

    I systemadministrationen kan du vælge, hvorvidt medarbejderne skal have

    Hvis du slår muligheden fra, skal de kun tage stilling til, om de kører i deres egen bil eller en firmabil, når de registrerer kørsel.

    Se detaljeret beskrivelse i dokumentationen under punkterne 2.2.2 og 3.1.4.

    At oprette biler 

    I TimeLog kan der oprettes to typer af biler: Firmabiler og egne biler (private).

    Du skal oprette (eller opdatere) firmabiler i systemadministrationen.

    Egne biler kan oprettes af medarbejderne selv, når de registrerer kørsel i mobilapp’en. Medarbejdere kan oprette lige så mange biler, som de vil. Men bilerne er kun tilgængelige for den medarbejder, der ejer dem.

    Se her, hvordan du opretter biler i systemadministrationen. Du kan også se en videodemonstration herunder.

     


    [Video ovenfor] Sådan opretter til biler via systemadministrationen

     

    [Video] Sådan opretter du biler i TimeLog Mobile app

    4) Rapportering til godtgørelse og skattemyndighederne

    Med opdateringen følger den nye rapport Kørselsgodtgørelse under kategorien Løn- og personalerapporter.

    Rapporten giver detaljeret dokumentation af kørselsgodtgørelse for hver medarbejder.

    Har I ikke integreret TimeLog til jeres lønsystem, kan I bruge rapporten som udgangspunkt for manuelt at overføre godtgørelser til lønsystemet.

    Hvis du aktiverer funktionen Godtgørelse skattepligtigt split i systemadministrationen bryder rapporten kørselsregistreringen ned i skattepligtige og ikke-skattepligtige godtgørelsesposter .

    Du slår funktionen til i systemadministrationen (få hjælp her).

    VIDEO GUIDES

    Sådan opretter og administrerer du de nye kørselssatser i TimeLog


    Sådan opretter du biler i systemadministrationen


    Sådan registrerer du kørsel i TimeLog (webbrowser)


    Sådan opretter du personlige biler og registrerer kørsel i TimeLog Mobile appen

     

    Vi håber du og dine kolleger får meget glæde af den nye kørselsregistrering.

    Har du spørgsmål, eller brug for hjælp, er du altid meget velkommen til at kontakte vores support på support@timelog.dk eller på telefon 70 20 06 45.