TimeLogs forbedrede timeprismodel

Få styr på vores forbedrede timeprismodel

Vi introducerer to nye muligheder i vores timeprismodel: Prisindeksering og projektspecifikke timepriser. Læs om, hvordan du får glæde af dem.


21. januar 2020 frigiver vi vores forbedrede timeprismodel, som gør det muligt at prisindeksere og oprette projektspecifikke timepriser udenom systemadministrationen. 

Disse to nye muligheder er vigtige for dig, som projektleder og projekt controller (der skal fakturere) og systemadministrator (hvis du kontrollerer prislister).

Vær opmærksom på, at prisindeksering gælder for dig, som er på en Projects eller Invoicing Basic Plus med Projektlederens værktøjskasse eller en Advanced-version. Projektspecifikke timepriser gælder for dig, som er på en Invoicing-version.

Her beskrives de centrale punkter i vores forbedrede timeprismodel, samt hvad du skal være opmærksom på nu, og når releasen bliver frigivet, så du får det maksimale udbytte af de nye muligheder.

I denne artikel kan du læse:

    Den centrale forskel på den nuværende og den forbedrede timeprismodel: Projektspecifikke timepriser

    Den centrale forskel på vores nuværende og forbedrede timeprismodel er projektspecifikke timepriser.

    I den nuværende timeprismodel vil projekters timepriser være bestemt af standardprislisten og kundeprislisten, hvis du har lavet en for din kunde.

    Det betyder, at for at kunne ændre prisen på en ydelse fx design på et projekt, som afviger fra standardprisen, kan du ændre din standardpris, så den afspejler den pris, du tager for design i det specifikke projekt med kunden.

    Men gør du det, vil prisændringen slå igennem på alle dine projekter med kunden, hvor design er en ydelse. Det er ikke optimalt, når prisen for design er forskellig fra projekt til projekt.

    Alternativt kan du oprette kundespecifikke priser, men det vil medføre en lang og uoverskuelig standardprisliste, hvilket har været en udfordring, som mange af jer har ønsket løst.

    Eksempel på den centrale forskel

    Lad os sige, at TimeLog som standard tager 900 kr. for design. Vi har kunde X, som vi laver to projekter for: Projekt A og Projekt B.

    På Projekt A har vi aftalt med kunden, at design koster 800 kr., måske fordi vi har lavet en rabataftale. Men på Projekt B har vi aftalt med kunden, at design koster vores standardpris 900 kr..

    Som projektleder er jeg ikke interesseret i at ændre vores standardpris for design fra 900 kr. til 800 kr. for at kunne sætte prisen for design til at være 800 kr. på Projekt A. For hvis jeg gør det, vil prisen for design i Projekt B også blive ændret til 800 kr..

    Min ydelse bliver nu 100 kr. billigere, end hvad jeg har aftalt med kunden. Konsekvensen er, at jeg fakturerer kunden det forkerte beløb og mister penge.

    Alternativt kan jeg som projektleder gå udenom standardprislisten ved at oprette en kundespecifik timepris på 800 kr. for design på Projekt A.

    Den første udfordring er, at den kundespecifikke timepris også dukker op på alle mine nuværende og fremtidige projekter for kunde X.

    Altså vil der være to priser på design på alle mine projekter for kunde X – den kundespecifikke timepris på 800 kr. fra Projekt A samt standardprisen på 900 kr..

    Det skaber forvirring og giver mulighed for fejlagtig fakturering. Mit overblik i systemadministrationen bliver også uoverskueligt, fordi jeg kommer til at se en liste over mine kundespecifikke timepriser udover min standardprisliste.

    Min anden udfordring er, at jeg skal huske at vælge den specielle pris på 800 kr. i Projekt A, når standardprisen på 900 kr. foreslås, når jeg fx allokerer en medarbejder til projektet. Det bliver hurtigt uoverskueligt, når man har mange projekter for den samme kunde, hvilket igen leder til forvirring og fejlagtig fakturering.

    Og det er her vores forbedrede timeprismodel med de projektspecifikke timepriser kommer ind i billedet.

    Med den forbedrede model fungerer standardprislisten som en skabelon for projekterne, som får deres egne timepriser, som du frit kan rette til uden at påvirke timepriserne på dine andre projekter for kunden.

    Se how to video: Vores forbedrede timeprismodel 

     


    Fordelene ved at bruge projektspecifikke timepriser

    Den første store fordel er, at du undgår rod i dine timepriser, og du får et bedre overblik over dit arbejde. Timepriserne ligger nemlig kun på projekterne. Som projektleder skal du ikke længere forholde dig til standardpriser og kundespecifikke timepriser (hvis du har lavet en kundeprisliste for din kunde).

    Den anden store fordel er øget fleksibilitet, og at det bliver nemmere at håndtere timepriser i TimeLog. Med de projektspecifikke timepriser kan du frit ændre en timepris på et projekt, uden at det slår igennem på de andre projekter for kunden.

    Således kan projektlederen i eksemplet blot ændre prisen for design på Projekt A til 800 kr., så det passer til aftalen med kunden uden at påvirke standardtimeprisen på de 900 kr. eller prisen på design på Projekt B. 

    Den tredje store fordel er, at du ved at afspejle aftalen med kunden direkte i projektets timepriser undgår, at der opstår fejlfakturering og en masse arbejde med at rette data til.

    Prisindeksering

    For at følge det generelle prisniveau i samfundet er det til tider nødvendigt at øge timepriserne på sine ydelser til kunden.

    Med vores forbedrede timeprismodel bliver det muligt at masseindeksere følgende:

    • Alle timepriser under udvalgte kunder, projekter eller kontrakter med en specifik procentsats

    • Alle eller udvalgte timepriser under en standardprisliste med mulighed for at vælge, hvilke tilknyttede kunder, projekter eller kontrakter, der skal opdateres med indekseringen

    • Alle eller udvalgte timepriser under en kundeprisliste med mulighed for at vælge, hvilke tilknyttede projekter eller kontrakter hos kunden, der skal opdateres med indekseringen

    Da timepriserne nu findes på hvert enkelt projekt, er det muligt at indeksere valgte projekter. Det er også muligt at rette standardtimepriserne til nye 2020-priser, uden at det påvirker de igangværende projekter.

    Vær opmærksom på, at du kun kan indeksere bagudrettet, og at timepriserne på projektet bliver indekseret med det samme.

    Det betyder, at tidsregistreringer bliver opdateret fra den dato, du angiver indekseringen skal virke fra. Efter indekseringen vil alle timeregistreringer, der bliver oprettet eller opdateret, benytte den nye timepris.

    Derfor anbefaler vi, at du færdiggør og lukker enten ugesedlen eller regnskabsperioden før den dato, du ønsker indekseringen skal virke fra.

    How to video: Sådan prisindekserer du

     

    Eksempel på den nye mulighed for prisindeksering

    Ønsker du fx, at alle timepriser skal stige med 2% fra 1. januar 2020 skal alle medarbejdere have afsluttet deres timeregistrering i TimeLog for 2019. Herefter lukkes alle ugesedler eller regnskabsperioden for december 2019.

    Når dette er gjort, fx d. 20. januar, så vælger du indekseringsfunktionen til at lave en procentvis indeksering af alle kunder pr. 1. januar 2020.

    TimeLog vil nu indeksere timepriserne på alle projekter med 2% og genberegne værdien af alle timer gældende for 1. januar 2020 eller senere.

    Vær opmærksom på, at indekseringen ikke opdaterer timeregistreringer, der allerede er lagt på en faktura eller et indtægtsbilag, så derfor skal indekseringen ske, inden faktureringen af januars timer begynder.

     

    Opsummering

    Mens du i den nuværende timeprismodel kun kan ændre et projekts timepris igennem standardprislisten eller ved at oprette kundespecifikke timepriser, så kan du med vores forbedrede timeprismodel ændre et projekts timepriser direkte på projektet.

    Du skal altså ikke forholde dig til systemadministrationen eller kundeprislisten, men kun de projektspecifikke timepriser.

    Ligeledes kan du nu masseindeksere de kunder og projekter, du ønsker skal indekseres uden at påvirke dem, der ikke skal indekseres.

    Se vores webinar om vores forbedrede timeprismodel

    Her er hvad du skal gøre, hvis du er systemadministrator

    Efter vi har frigivet vores forbedrede timeprismodel d. 21. januar, skal du:

    1. Gå igennem alle kundeprislister og rette dem til, så de afspejler de timepriser, der skal bruges næste gang, der oprettes et projekt for kunden

    2. Deaktivere alle kundespecifikke timepriser, som kun er relevant for igangværende projekter og ikke skal benyttes på fremtidige projekter for kunden

    3. Nulstille alle overskrevne standardtimepriser, hvis prisen for ydelsen ikke skal være den overskrevne for alle fremtidige projekter, men derimod standard standardtimeprisen. Se hvordan nedenfor. Du skal ind i kundeprislisten

    Her er hvad du skal gøre, hvis du er projektleder/projekt controller

    Efter vi har frigivet vores forbedrede timeprismodel d. 21. januar, skal du:

    • Gå igennem alle dine medgået tid-kontrakter og sikre, at alle timepriserne er korrekte

    • Fjerne alle overflødige timepriser fra jeres projekter for at undgå, at de ikke bliver brugt fremadrettet

    • Ændre timepriser på dine projekter, hvor du finder det relevant, for at sikre korrekt prissætning – så undgår du at skulle bruge tid på at rette timepriserne, når du skal fakturere. Læs mere her

    Se how to video: Vores forbedrede timeprismodel