De otte afregningstyper

Unik styring af automatiseret projektfakturering

Det er altid muligt at mikse alle nedenstående afregningsmodeller på ét og samme projekt, hvilket giver en unik automatiseret projektfakturering i jeres organisation.

Det betyder, at I på et projekt kan have et overordnet budget, hvor I kan følge den samlede fremdrift, og på hver enkelt kontrakt kan I se den specifikke fremdrift.

For alle typerne, undtagen klippekort, gælder det, at fakturering og indtægtsføring kan adskilles. Det giver projektlederen mulighed for at strukturere betalingsplanen mod kunden på én måde og styre indadtil hvordan værdierne skal fordeles på timer og omkostninger på en anden fx arbejde, indkøb/udlæg og rejser.

De otte afregningsmodeller tager overordnet set udgangspunkt i enten medgået tid eller kontrakter på fastpris:

1. Medgået tid – standardkontrakt

Denne afregningsmodel er den helt simple, hvor den tager udgangspunkt i timer x timepris. Når du anvender en kontrakt på medgået tid, har du mulighed for at inddele den i flere kontrakter, så du kan opdele rejsetid og udgifter fra hovedleverancen/aftalen eller kan opdele projektet i flere budgetter, så det følger aftalerne med kunderne. Det er også muligt at sætte en øvre grænse for, hvor meget der kan faktureres, samt at få en notifikation, når en procentdel af budgettet er brugt.

2. Medgået tid – acontofakturering med slutafstemning

Denne afregningsmodel er typisk til store eller længerevarende projekter på medgået tid. På disse typer af projekter betaler kunden ofte dele af kontraktsummen på forhånd eller sideløbende med projektet. Når projektet er slut kan du med TimeLogs afregningsmodel fakturere, så der tages højde for differencen mellem forudbetalingerne og den aftalte pris for projektet. Tidsregistreringerne dukker dermed ikke op til fakturering, før kontrakten afsluttes, men kan løbende indtægtsføres, hvis der bruges indtægtsføring i TimeLog.

3. Medgået tid - Løbende acontofakturering med periodeafstemning

Denne afregningsmodel anvendes, hvis du laver periodisk (typisk månedligt) arbejde såsom lønhåndtering, bogføring eller serviceaftaler. Her er der en forventning om, hvor mange timer der skal leveres, og kunden betaler forud, når måneden starter, og faktureres igen når måneden slutter, hvor forudbetalingen modregnes det faktuelle timeantal. 

4. Medgået tid - Klippekort

Klippekort bruges, når et antal timer forudbetales (fx 50, 100 eller 200 timer) og der er mulighed for at give kunden rabat. Bruger I TimeLog EVM til indtægtsføring af igangværende arbejder, så dukker timerne op til indtægtsføring, men ikke til fakturering. Projektlederen kan vælge at blive notificeret, når en procentdel af klippekortets budget er opbrugt, så I kan tage fat på kunden i god tid inden klippekortet udløber.

5. Fastpris - Standardkontrakt

Du kan have flere fastpriskontrakter på det samme projekt, hvilket gør det nemmere at overskue store, komplekse projekter. Hver kontrakt indeholder eget budget, betalingsplan og indtægter. Alle fastpriskontrakter kan indeholde eksterne udgifter som fx udgifter til underleverandører, og I vælger selv, hvor meget af kontraktens værdi de eksterne udgifter skal tage af den interne værdifordeling. 

6. Fast pris - Faseopdelt indtægtsføring

Ved denne afregningsmodel får hver opgave på projektet sin egen kontrakt, hvor på et normalt fastprisprojekt har man en gruppe af opgaver tilknyttet til en samlet betalingsplan. Betalingerne tilknyttes dermed til enkelte opgaver og det er muligt at opdele en opgave i underopgaver og tildele hver underopgave en del af den overordnede værdi på kontrakten.

7. Fast pris - Løbende driftskontrakt

Denne afregningsmodel anvendes, hvis du laver periodisk (typisk månedligt eller årligt) arbejde såsom lønhåndtering, bogføring eller serviceaftaler. Den kan betragtes som små periodevise fastprisprojekter. Når perioden slutter, deles timer og udgifter ud på den periodevise betaling som et periodisk fastprisprojekt. Du kan selv definere, hvornår betalingerne skal foregå ved en enkelt opsætning på kontrakten, og så bliver der automatisk oprettet en ny betaling, så der altid ligger betalinger for de kommende 18 måneder. Dermed kan I se jeres potentiale, når I laver forecasts. Der opsættes et gentagelsesmønster for fakturering, hvor man bestemmer følgende:

Der opsættes et gentagelsesmønster for fakturering, hvor man bestemmer følgende:

• Start for aftalen, fx 1. maj 2015
• Periode: fx måned
• Budget periode start fx 1. dag i hver måned
• Budget for antal timer, budget beløb og budget for udgifter
• Betaling for hver periode
• Hvornår betalingen falder fx sidste dag i perioden før budget perioden

8. Fast pris - Løbende varefakturering

Dette er en avanceret udgave af afregningsmodellen Fast pris – driftsaftale. Denne afregningsmodel anvendes, hvis du laver periodisk (typisk månedligt eller årligt) arbejde såsom styring af lønsedler, udliciteret bogføring eller fakturering af software licenser. Her betaler kunden per transaktion og ikke per time. Der kan fastsættes en tilbagevendende betaling baseret på et på forhånd fastlagt antal af varer til fakturering. Gennem vores API er det muligt at lave en automatisk opdatering på det antal enheder, som skal faktureres fx antal lønsedler for en kunde.