Unternehmensentwicklung

5 Tipps, um zu vermeiden, dass Ihr IT-System Ihrer Internationalisierung im Weg steht

Eine internationale Expansion muss nicht mit einem komplexen IT-System einhergehen. Hier erhalten Sie von TimeLogs CEO nützliche Tipps, worauf Sie bei Ihrer Expansion ins Ausland achten müssen.  

Internationalisierung TimeLog
11. Okt 2022 | 4 Lesezeit
Per Henrik Nielsen
Per Henrik Nielsen, auch Pelle genannt, ist CEO von TimeLog. Mit mehr als 20 Jahren internationaler Erfahrung, u.a. als VP und Head of Consulting bei Ericsson, sorgt Pelle dafür, dass TimeLog dem folgt was es selbt predigt und kontinuierlich daran arbeitet, unseren Reifegrad zu erhöhen.

Es kann viele Gründe für eine Expansion ins Ausland geben: Skaleneffekte, Wettbewerbsvorteile, Know-how und Manpower.

Aber eine Expansion ins Ausland ist nicht nur ein schwieriges Unterfangen, sie birgt auch zahlreiche Risiken. Ich spreche nicht nur aus meiner 12-jährigen Erfahrung als VP bei Ericsson.  

Vielleicht kennen Sie ja auch die Geschichte von Walmart, das sich in Südkorea das Genick gebrochen hat?  

Einer der Gründe, warum Walmart in Südkorea nicht Fuß fassen konnte, liegt daran, dass es das Unternehmen versäumt hat, sein IT-System im Land zu implementieren – und das, obwohl sein IT-System einer seiner größten Wettbewerbsvorteile ist.

Die Folgen? Ein Verlust von rund 10 Millionen Dollar allein im Jahr 2005.  

Hier sind meine fünf besten Tipps, wie Sie vermeiden können, in die gleiche Falle wie Walmart zu tappen. 

Tipp 1: Was sind Ihre Anforderungen an das Reporting in einem IT-System?  

Wenn Ihre juristischen Personen über nationale Grenzen hinweg eng zusammenarbeiten müssen, sollten Sie überlegen, wie Sie am einfachsten relevante und präzise Berichte zu Ihren KPIs erhalten. 

Was ist die Definition einer juristischen Person? 

Laut Dilligent gelten als juristische Personen alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, Vereine usw. 

 

Vielleicht besteht bei Ihnen die Anforderung, dass alle Daten in Excel extrahiert werden können? Oder dass Sie die Möglichkeit haben, Ihr Reporting in einem BI-Tool  zu erfassen?  

Es kann auch sein, dass Ihre Ländermanager unterschiedliche Anforderungen haben, welche KPIs sie sehen können sollten. Einige Ländermanager müssen beispielsweise in der Lage sein, Berichte über die Leistung ihrer eigenen juristischen Person abrufen zu können.   

Und dann gibt es vielleicht andere Ländermanager, die der Arbeitsaufwand ihrer Mitarbeiter sehen möchten, aber nicht möchten, dass diese Daten den anderen Ländermanagern zur Verfügung stehen.  

Nehmen Sie sich daher die Zeit, ein System zu finden, das Ihre Anforderungen an das Reporting unterstützt, ohne dass das System für die Mitarbeiter, die im System arbeiten müssen, zu komplex wird.  

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Mit TimeLog können Sie Berichte erstellen, in denen die Leistung aller juristischen Personen erfasst wird. In den Berichten können Sie auch nach der einzelnen juristischen Person filtern, sodass die Leistung nur für die ausgewählte Einheit angezeigt wird. 


Verschaffen Sie sich mit den Berichten von TimeLog einen Überblick darüber, welche Ressourcen Sie sich gegenseitig ausgeliehen haben 

Es sollte für Sie einfach sein, nachzuverfolgen, ob Ihre juristischen Personen dafür bezahlt werden, dass sie sich gegenseitig Ressourcen ausleihen. Mit dem Intercompany-Analysebericht von TimeLog erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Ressourcen an andere juristische Einheiten verliehen wurden. 

Unternehmensübergreifende Analyse

Die obere Zeile zeigt, dass TimeLog Mexiko und TimeLog Schweden TimeLog Dänemark 12 bzw. 22 Arbeitsstunden in Rechnung stellen können, die sie für das Projekt von TimeLog Dänemark geliefert haben.   

Tipp 2: Machen Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit so einfach wie möglich  

Bei der Betrachtung von IT-Systemen sollten Sie bedenken, dass es für Ihre Mitarbeiter möglichst einfach sein sollte:  

  • Zeit zu erfassen;

  • Projekte zu erstellen;

  • einen Überblick darüber zu erhalten, wer an dem Projekt beteiligt ist und wie viele Stunden er/sie an einem Projekt gearbeitet hat.

Dies gelingt am besten, wenn Sie dafür sorgen, dass sie nur in einem gemeinsamen System arbeiten müssen, egal ob sie Ihrer Rechtsabteilung in Schweden, Südafrika oder Mexiko angehören.  

Tipp 3: Erleichtern Sie dem Projektleiter die Zuteilung des optimalen Teams zum Projekt 

Wenn Sie in einem gemeinsamen System arbeiten, in dem alle Ihre Daten zentralisiert sind, ist es auch für Ihre Projektleiter einfacher, das Team mit den optimalen Fähigkeiten für Ihr gemeinsames Projekt über Ländergrenzen hinweg bereitzustellen – vorausgesetzt natürlich, dass die Ressourcen verfügbar sind.  

Ihre Projektleiter müssen das Projekt nur einmal anlegen und haben immer den Überblick über alle Ihre Ressourcen, welche verfügbar und welche belegt sind.  

So können Projektleiter jederzeit sehen, welche Ressourcen sie ihren Projekten zuteilen können.  

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Tipp 4: Deutliche Trennlinie zwischen der Finanzabteilung und dem Rest des Unternehmens  

In vielen Unternehmen ist das ERP- oder Finanzsystem ein zentrales Werkzeug, auf das viele unterschiedliche Mitarbeiter Zugriff haben. Überlegen Sie, ob das für Sie geeignet ist.  

Es kann schnell etwas schiefgehen, wenn Ihre Projektleiter den Kunden im Finanzsystem Rechnungen stellen müssen. Es ist eine Arbeitsaufgabe in einem System, das ihnen möglicherweise nicht liegt, was wiederum Bedenken in der Finanzabteilung hervorrufen kann.  

Außerdem ist es auch finanziell von Vorteil, wenn nur wenige Ihrer Mitarbeiter eine Lizenz für das Finanzsystem haben.   
 

Tipp 5: Sie müssen nicht in ein ausgeklügeltes ERP-System investieren 

Viele Unternehmen befürchten, dass die internationale Expansion komplexe IT-Systeme mit sich bringt. In vielen Fällen ist es jedoch nicht notwendig, in ein technisch ausgeklügeltes ERP-System zu investieren.  

Es gibt viele andere Systeme, die Ihre Internationalisierung auf Augenhöhe mit ERP-Systemen unterstützen. Zudem ist die Anschaffung günstiger, schneller zu implementieren und für Ihre Mitarbeiter einfacher erlernbar.  

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PSA-Systeme sind eine gute Alternative zum ERP-System. Sie bieten im Vergleich zu ERP-Systemen eine einfachere Einrichtung in Ihren juristischen Personen. Trotzdem erhalten Sie die Komplexität, die Sie in einem IT-System benötigen.  

Was ist PSA-Software? 

PSA steht für Professional Services Automation. PSA ist eine Cloud-basierte Plattform, die die internen Arbeitsabläufe im Unternehmen miteinander verbindet. Die Plattform verfügt über Funktionen wie Zeiterfassung, Projektmanagement, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung und Berichterstattung und lässt sich in der Regel in ein Gehaltsabrechnungs- oder CRM-System integrieren.  

PSA-Software wird in vielen Branchen eingesetzt, die ihren Lebensunterhalt mit der Fakturierung ihrer Zeit verdienen – z.B. IT-Berater, Agenturen, Wirtschaftsprüfer, Architekten und Ingenieurbüros. Sie wird manchmal auch Professional Services Organisation (PSO) genannt. 

Erfahren Sie mehr über TimeLogs PSA-Plattform

 

Häufig sind PSA-Systeme auch flexibler als ERP-Systeme, weil sie:

  • es jeder juristischen Person ermöglichen, das an die Regeln des jeweiligen Landes angepasste Lohn- und Finanzsystem über Integrationen zu nutzen;

  • es ermöglichen, dass es in Ihrem Unternehmen absolut getrennte Bereiche gibt, innerhalb derer Sie die Kontrolle darüber haben, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten haben sollen.

Es gibt viele unterschiedliche PSA-Systeme auf dem Markt, beispielsweise TimeLog PSA, das ein Best-of-Breed-System ist. Ich bin mir sicher, dass Sie mit diesen Tipps das richtige IT-System für Ihre Internationalisierung finden werden.   

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