Digitale Rechnungsstellung – 3 Tipps um Ihr Endergebnis zu steigern!

Die Coronakrise hat unsere Prozesse auf die Probe gestellt

Online-Meetings statt Konferenzen vor Ort, Chat und Telefon statt mal eben am Schreibtisch des Kollegen vorbeizuschlendern. Virtuelle Drinks und Online-Sport über Teams. Die Welt ist eine andere geworden. Wir sind virtuell.

Ich kann Ihnen nur empfehlen, dem, was ich für das Lebenselixier des Beratungsunternehmens halte, besondere Aufmerksamkeit zu schenken: Rechnungsstellung.

Meiner Erfahrung nach haben viel zu viele Unternehmen das Potenzial der Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses noch nicht erkannt. Und daher mangelt es ihnen an einem Überblick darüber, ob alle Stunden in Rechnung gestellt wurden, sie haben Schwierigkeiten, die erwarteten Einnahmen zu sehen und verschwenden Zeit mit manuellen Prozessen.

Macht sich die Digitalisierung unterm Strich bemerkbar?

Aus dem Professional Services Maturity Benchmark von SPI Research, der mehr als 500 Beratungsunternehmen analysiert, wissen wir, dass:

• Dokumentierte, systematische Prozesse
• Digitalisierung und Einsatz von Tools
• Integration von Systemen, die einen Überblick über wichtige Kennzahlen des Unternehmens geben

... einige der Aspekte sind, die die Unternehmen mit der besten Performance auszeichnen. Und natürlich ist ihre Rechnungsstellung keine Ausnahme.

Und mit „Rechnungsstellung“ meine ich nicht nur die Arbeit, Rechnungen zu erstellen oder zu versenden. Denn der Prozess beginnt viel früher. Eigentlich schon bevor wir mit dem Projekt beginnen (aber darauf kommen wir später zurück).

Zunächst erhalten Sie einige Beispiele aus der realen Geschäftswelt, was passieren kann, wenn wir unsere Prozesse nicht gestrafft haben:

Hand hoch, falls Sie Folgendes schon einmal erlebt haben:

1. Sie haben ein neues Projekt gewonnen. Der Kunde hat einen Festpreis erhalten. Alle leisten gute Arbeit, das Projekt wird geliefert. Der Kunde ist zufrieden. Aber erst jetzt können Sie den Stundenverbrauch analysieren, den Deckungsgrad ermitteln und Prämien berechnen. Und um dies tun zu können, erheben Sie Daten aus drei verschiedenen Systemen und tragen sie alle in einer Excel-Tabelle oder einem vierten System zusammen. Erst dann wissen Sie, ob das Projekt ein finanzieller Erfolg war (je nachdem, wie valide Ihre Daten sind).
   
   
2. Ihr Account Manager findet eine alte E-Mail im Posteingang: Ein Kunde hat eine zusätzliche Aufgabe in Auftrag gegeben; die Stunden werden geliefert. Sie wissen gar nicht, ob der Kunde jemals eine Rechnung erhalten hat.
   
   
3. Ihr Projektleiter verbringt die späten Abendstunden damit, Aufgaben und Stundenkonten zu überprüfen, weil ein Kunde die Dokumentation und den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben sehen möchte.
   
   
4. Per E-Mail, einem Post-it auf dem Computerbildschirm oder einer schnellen Nachricht, die durch die offene Bürolandschaft geschleudert wird, wird Ihre Finanzabteilung über ein neues Projekt informiert.

Szenarien wie diese passieren nicht, weil wir (oder unsere Kollegen) inkompetent oder gleichgültig sind. Sie sind eine natürliche und (sehr!) weit verbreitete Folge der Tatsache, dass wir unsere Prozesse vor, während und nach der Rechnungsstellung selbst nicht gestrafft, automatisiert oder digitalisiert haben.

Wie können Sie es besser machen?

Meiner Erfahrung nach beginnt man am besten so:

• Automatisierung des Prozesses von der Zeiterfassung über das Projektmanagement bis hin zur Rechnungsstellung
• Erfassung aller Projektdaten an einem zentralen Ort
• Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses und Rahmens für die Projektdurchführung

Und zu den drei Tipps erfahren Sie nun mehr. Beginnen wir mit der Grundlage und Tipp Nummer 1: 

1. Sparen Sie durch Automatisierung Zeit bei Ihrer Rechnungsstellung

Automatisierung ist eines dieser Konzepte, mit denen wir entweder gar nichts anfangen können oder die uns ein Lächeln ins Gesicht zaubern.

Automatisierung bei der Rechnungsstellung ist meiner Meinung nach absolut unerlässlich.

Die Automatisierung stellt sicher, dass alle relevanten Daten erfasst werden, Zeit gespart wird, die Anzahl manueller Fehler reduziert wird und mehr Stunden in Rechnung gestellt werden können.

Die Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung beginnt mit der Zeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist die wichtigste Information, die Sie in einem Beratungsunternehmen haben. Jedes Mal, wenn Sie eine Stunde erfassen, sehen Sie sofort:

• Auf welchen Mitarbeiter sich der Verbrauch bezieht
• Welche Aufgabe
• Welches Projekt
• Ob die Zeit fakturierbar ist oder nicht

Ihre Prozesse müssen kohärent sein

Aber erst wenn Sie beginnen, die Daten in einem dedizierten Zeiterfassungssystem zu sammeln und zu verwenden, das auch Prozesse innerhalb des Projektmanagements und der Rechnungsstellung unterstützt, können Sie mit der Automatisierung Ihrer Projektfakturierung beginnen.

Aber was genau können Sie automatisieren und was sind die Vorteile? Sie erhalten gleich vier Beispiele dafür:

Messbare finanzielle Vorteile der automatisierten Projektfakturierung

Ich habe schon Unternehmen erlebt, die mit diesen relativ einfachen Tricks von drei vollen Tagen Zeitaufwand für die Rechnungsstellung auf nur noch einen halben Tag übergegangen sind. Gleichzeitig erhöht sich die Rechnungsstellungsquote und die Zeit von der Leistungserbringung bis zur Rechnungsstellung beim Kunden verkürzt sich.

Das bringt mich zu Tipp Nummer zwei:

2. Sammeln Sie Ihre Daten an (fast) einem zentralen Ort

Die Nutzung von Systemen und digitalen Tools durch Unternehmen nimmt zu. Wir bekommen mehr Daten erfasst. Und damit entsteht für viele Unternehmen eine neue Herausforderung:

Wir brauchen Systemintegrationen, die Daten nahtlos dorthin senden, wo sie verwendet werden müssen.

Es ist nicht notwendig, eine komplette ERP-Lösung zu betreiben oder alles in einem System zu erfassen (was schnell kaum zu bewältigen wäre).

Aber ohne Integrationen zwischen Ihren wichtigen Geschäftssystemen riskieren Sie, viel Zeit damit zu verbringen, dieselben Daten in mehreren Systemen zu aktualisieren, den Überblick zu verlieren oder Stunden mit der nachträglichen Überprüfung von Zahlen, Kunden und Konten zu verbringen.

Für den Rechnungsstellungsprozess bedeutet eine schlüssige Datenbasis unter anderem, dass Sie:

• Mithilfe von Rechnungsdesigns einheitliche Rechnungen für Kunden erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Kunden das erforderliche Format erhalten, und Sie vermeiden mehrere Gutschriften und wechselnde Rechnungen nach dem Abrechnungszeitraum
• Fehler auf den Rechnungen minimieren, da Sie die Zahlungen nicht manuell suchen und eingeben müssen. Sie sind aufgrund Ihrer Daten bereits vorhanden. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine Stunden und Zahlungen verlieren, die nicht in Rechnung gestellt werden
• Daten zwischen Ihren wichtigen Systemen ohne Angst vor manuellen Fehlereinträgen übertragen. Somit handelt es sich nicht nur eine Qualitätssicherung Ihres Lohn- und Rechnungsstellungsprozesses, es geht auch deutlich schneller
• Ihren Buchhalter erfreuen, weil die Daten die richtigen Konten im Finanzsystem erreichen, sodass der Monatsabschluss schneller geht und die Managementberichte rechtzeitig geliefert werden können

Und damit sind wir auch schon beim dritten Tipp:

3. Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis dafür, wie Sie Projekte managen – vom Vertrag bis zur Rechnung

Heute erhalten Sie das Wichtigste zum Schluss. Wenn Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess wirklich optimieren möchten, müssen Sie einige Arbeitsroutinen aufrütteln und anfangen, einige der Aufgaben, die traditionell in der Buchhaltung liegen, beispielsweise an Projektleiter oder Kundenbetreuer zu delegieren.

Wie ich am Anfang des Artikels geschrieben habe, beginnt der Abrechnungsprozess bereits, wenn wir das Projekt erstellen.

Sie müssen ein gemeinsames operatives Bild haben

Für die meisten Unternehmen erfordert das Delegieren, dass wir die Kommunikation verstärken und gleichzeitig sicherstellen, dass wir ein gemeinsames Verständnis davon haben, wie Projekte verwaltet werden.

Wir müssen gleichzeitig auf die gleichen Daten zugreifen können, alle Beteiligten müssen den Fortschritt des Projekts, bevorstehende Meilensteine, bevorstehende Zahlungen und mehr sehen können – kurz: Wir müssen ein gemeinsames operatives Bild haben.

Für einige wird dies eine ungewohnte Art und Weise der Strukturierung von Prozessen sein. Als Belohnung werden Sie:

• Projekte richtig einschätzen und so einen besseren Stundensatz und eine bessere Projektmarge erzielen
• Die Rechnung zeitgleich mit der Projekterstellung erstellen – so geht auch nichts verloren, wenn es hoch her geht
• Die Vereinbarungen und Verträge des Kunden bereits bei der Erstellung des Projekts zuordnen und anhand der jeweiligen Vertragsart(en) den Zeitaufwand, den Fortschritt im Verhältnis zum Budget und das Abrechnungspotenzial der Vertragsart sehen
• Mitteilungen erhalten, wenn es Anzeichen dafür gibt, dass Stunden oder das Budget überschritten werden
• Den Projektleiter Rechnungsvorlagen erstellen lassen, damit die Buchhaltung sie rechtzeitig hat und keine Zeit damit verschwenden muss, zusätzliche Informationen zu sammeln

Das waren die heutigen drei Tipps für Ihre Rechnungsstellung.