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Technologie und Software

Sie haben bestimmt schon von ERP gehört, aber was ist mit PSA-Software?

Professional Services Automation (PSA) ist die Geheimwaffe der Beratungsbranche. Aber was genau ist PSA-Software und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten? 

28. Feb 2020 | 4 min Lesezeit
Andreas Agerlund Petersen
Journalist, Digital Marketing Manager und Business Enthusiast. Andreas ist ein Mann mit einer klaren Mission: Sie über die neuesten Trends in PSA, Geschäftsoptimierung und Projektmanagement zu informieren.

Sie kennen bestimmt ERP   

Enterprise Resource Planning (ERP) ist heutzutage ein bekannter Begriff im Projektmanagement-Bereich. Obwohl sich die Definition je nach Quelle leicht unterscheidet, steht ERP im Großen und Ganzen für die allgemeine Verwaltung wesentlicher Geschäftsprozesse mithilfe von Software und Technologie. 

In der Regel umfasst das System Produktplanung, Entwicklung, Produktion, Vertrieb und Marketing in einer einzigen Plattform. 

Eine große Herausforderung im Umgang mit ERP – insbesondere für Consulting- und Beratungsunternehmen (und andere Unternehmen, die ihr Einkommen mit dem Verkauf von Wissen und Know-how erzielen) – besteht jedoch darin, dass ERP-Software in der Regel sehr produktorientiert und oft sehr allgemein gehalten ist.

Daher ist dies für viele Arten von Unternehmen einfach nicht konkret genug, um ihre Anforderungen in Bezug auf die Erbringung fakturierbarer Leistungen für Projekte zu erfüllen. 

Aus diesem Grund setzt sich PSA-Software in projektorientierten Unternehmen immer mehr durch. 

Aber was genau ist eine Professional Services Automation (PSA)-Software?  

Die Funktionen einer PSA-Software sind darauf ausgelegt, das Projektmanagement während des gesamten Projektverlaufs zu unterstützen – von der Unterzeichnung des ersten Vertrags bis hin zur Rechnungsstellung an den Kunden.

Professional Services Automation (PSA) kombiniert 

  • Projektmanagement
  • Zeit- und Auslagenerfassung
  • Ressourcenplanung
  • Rechnungsstellung
  • Berichte

Eine PSA-Lösung optimiert und verbessert alle zentralen Projektprozesse und berücksichtigt alle wichtigen Faktoren – auch solche, die schwer zu messen sind. 

Demzufolge ist PSA die ideale Unterstützung für die Arbeitsabläufe in Dienstleistungsunternehmen – und muss nicht wie ein schwerfälliges ERP-System an die Geschäftsanforderungen angepasst werden.

Oder anders ausgedrückt:

„PSA ist wie ein ERP für Unternehmen, die vom Verkauf von Zeit, Wissen und Fachkompetenz leben – nur zielgerichteter, transparenter und deutlich günstiger.“

Was ist PSA? 

 PSA steht für Professional Services Automation. PSA ist eine Cloud-basierte Plattform, die die internen Arbeitsabläufe im Unternehmen miteinander verbindet. Die Plattform verfügt über Funktionen wie Zeiterfassung, Projektmanagement, Ressourcenmanagement, Rechnungsstellung und Berichterstattung und lässt sich in der Regel in Gehaltsabrechnungs- oder CRM-Systeme integrieren.  

PSA-Software wird in vielen Branchen eingesetzt, die ihren Lebensunterhalt mit der Fakturierung ihrer Zeit verdienen – zum Beispiel IT-Berater, Agenturen, Wirtschaftsprüfer, Architekten und Ingenieurbüros. Sie wird manchmal auch Professional Services Organisation (PSO) genannt. 

> Erfahren Sie mehr über TimeLogs PSA-System

 

Vorteile einer PSA-Software 

1) Bessere Zusammenarbeit und mehr Transparenz 

  • Mit PSA-Software steuern und optimieren Sie Projektabläufe und -prozesse während des gesamten Projektverlaufs, wobei alle Abteilungen jederzeit Zugang zu allen wichtigen Informationen über den Projektplan und -fortschritt haben. Die Projektteilnehmer erhalten eine unkomplizierte Plattform für die Zusammenarbeit, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.
  • Eine Automatisierungsplattform bietet mehr Transparenz über vergangene, aktuelle und zukünftige Projektaufgaben. Sie ermöglicht zudem eine effizientere und genauere Statusmeldung an die Kunden.
  • Wenn Änderungen am ursprünglichen Projektplan vorgenommen werden - was häufig vorkommt – können alle Beteiligten sofort informiert werden. Ein Automatisierungswerkzeug erleichtert die Koordinierung und Verteilung von Aufgaben, da Alle stets informiert sind und wichtige Informationen nicht im Prozess verloren gehen.  

2) Erhebliche Kosteneinsparungen   

Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen haben täglich viele zeitraubende manuelle Aufgaben zu erledigen, bei denen das Fehlerrisiko hoch ist. Genau diese Aufgaben können zu unnötigen Kosten führen. 

Wenn manuelle Aufgaben automatisiert werden, spart das Unternehmen Zeit und Geld. Das Team kann sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, wenn manuelle Aufgaben auf ein Minimum reduziert werden.  

So werden beispielsweise die erfassten Stunden der Projektteilnehmer mit dem geplanten Budget abgeglichen und eine Rechnung kann innerhalb von Sekunden erstellt werden. Die automatisierte Projektfakturierung erspart sowohl den Projektleitern als auch der Buchhaltung kostspielige und zeitraubende Schreibarbeit.  

3) Gesteigerte Effizienz und Produktivität  

Durch Automatisierung und Zeiterfassung erhält die Projektleitung ein klares Bild darüber, wo Zeit verloren geht, und kann dementsprechend schnell reagieren.  

Wenn Mitarbeiter ihre Zeit regelmäßig erfassen, überschreiten sie Zeitvorgaben weniger häufig, und wenn sie die Zeit genau erfassen, werden alle abrechenbaren Stunden auch tatsächlich in Rechnung gestellt.  

Ein Automatisierungswerkzeug verhindert auch, dass Ressourcen überbucht werden oder dass sich die Planung mehrerer Projekte überschneidet. 

4) Erhöhte Rentabilität  

Dank PSA-Software erreichen Ihre Planung und Entscheidungsfindung die nächste Stufe. Anstatt sich auf das Bauchgefühl verlassen zu müssen, erhält die Geschäftsleitung Echtzeitdaten, auf deren Grundlage sie Entscheidungen treffen kann. 

Berichtsfunktionen helfen dabei, Trends, Verkaufsmöglichkeiten und Risiken zu ermitteln. Sie vermitteln ein Bild davon, welche Kunden und Projekte rentabel sind und welche verbessert werden müssen. 

Die automatisierte Projektfakturierung sorgt dafür, dass die Kunden ihre Rechnungen erhalten und unbezahlte Rechnungen weiterverfolgt werden. Alles in allem führt dies zu einem besseren Cashflow. 

 

Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer PSA-Software achten?  

Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen bewegen sich in einer komplexen Wirklichkeit. Daher kann es eine Herausforderung sein, eine Plattform zu finden, die perfekt auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. 

Es ist zeitaufwendig und teuer, alternative Lösungen zu finden, wenn Projekte und Aufgaben nicht richtig in die Plattform eingegeben werden können. Und wenn eine neue Unternehmenssoftware eine zu steile Lernkurve hat, hat das Unternehmen oft Schwierigkeiten, die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.  

TimeLog unterstützt Beratungs- und Consultingfirmen seit mehr als 18 Jahren bei der Implementierung komplexer Geschäftssysteme. Heute unterstützt unsere Plattform jeden Arbeitsablauf – vom Vertrag bis zur Rechnung. 

Deshalb wissen wir, dass es keine Einheitslösung gibt, die für alle passt. 

Wenn Sie auf der Suche nach einer PSA-Software sind, sollten Sie unter anderem Folgendes beachten:  

  • Kann die Plattform alle Ihre unterschiedlichen Vertragsarten verarbeiten?
  • Kann das System so weit angepasst werden, dass Sie demselben Kunden unterschiedliche Arten von Rechnungen stellen können? 
  • Ist die Plattform auch noch dann benutzerfreundlich, wenn Sie Arbeitszeiten, Gesamtkosten, Reisekosten, Subunternehmer und Rechnungen verwalten müssen?   
  • Können Sie Projektpläne mit verschiedenen Aufgabenebenen erstellen? 
  • Kann das System Ihnen dabei helfen, Ihre Verpflichtungen gegenüber Kunden sowie interne Leitungsberichte im Blick zu behalten?
  • Wie einfach lässt sich die Software mit Ihren vorhandenen Systemen verbinden? 
  • Wie sehen Sie Ihr Unternehmen in der Zukunft – kann die Software an Ihre Vision angepasst werden? 

Sind Sie bereit für eine PSA-Komplettlösung oder möchten Sie eine genauere Übersicht über die Möglichkeiten für Ihre spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe?  

Holen Sie sich die Checkliste für den Kauf von Unternehmenssoftware  

Wir haben eine Checkliste für Sie zusammengestellt, mit der Sie sich einen detaillierten Überblick über Ihre Arbeitsabläufe verschaffen können und Ihre genauen Anforderungen in folgenden Bereichen ermitteln können: 

  • Projektmanagement
  • Rechnungsstellung
  • Ressourcenmanagement
  • Zeiterfassung
  • Auslagen
  • Berichte
  • Organisationsstruktur