Das magische Dreieck im Projektmanagement: Wie man Zeit, Budget und Umfang eines Projekts in Einklang bringt

Als seriöser Projektleiter haben Sie wahrscheinlich die Erfahrung gemacht, dass fast alle Projekte im Laufe ihrer Umsetzung mit Herausforderungen konfrontiert werden. 

Die Arbeit Ihres Projektteams kann sich verzögern oder die Entwicklung von Elementen für die endgültige Lieferung kann sich als teurer erweisen. 

Außerdem kann es vorkommen, dass Ihr Kunde die vereinbarte Lieferung um weitere Elemente ergänzen möchte. 

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Was auch immer der Grund für die Änderung ist, müssen Sie dabei stets die drei entscheidenden Variablen Zeit, Budget und Umfang gegeneinander abwägen, wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich abschließen wollen. Denn Sie können nicht eine der Variablen ändern, ohne dass sich die Änderung auch auf die beiden anderen auswirkt. 

Um alles im Gleichgewicht zu halten, können Sie das magische Dreieck des Projektmanagements verwenden. 

In diesem Artikel erfahren Sie alles über das Projektmanagement-Dreieck und wie Sie als Projektleiter die drei Variablen ausbalancieren können. 

Was ist das Projektmanagement-Dreieck?

Das magische Dreieck des Projektmanagements ist ein Visualisierungstool, mit dem Sie sich das Gleichgewicht Ihres Projekts aus Zeit, Budget und Umfang veranschaulichen können.

Gleichzeitig ist es mehr als nur ein Werkzeug, denn es dient zur Visualisierung der unausweichlichen Wahrheiten von Projekten: Sie können ein Projekt nicht vergrößern, ohne es teurer zu machen oder seinen Zeitrahmen zu verlängern. Sie können nicht mehr Zeit aufwenden, ohne das Projekt teurer zu machen.

Wenn Sie in der Anfangsphase mit der Lenkungsgruppe und dem Projektträger den Projektplan festlegen können Sie die Variablen Zeit, Budget und Umfang in das Projektdreieck einfügen.

Sofern Ihre Vorbereitung sorgfältig war und Sie dafür gesorgt haben, dass genügend Zeit und Budget zur Verfügung stehen, um den Umfang (in der erforderlichen Qualität) zu erreichen, können Sie sagen, dass das Projekt im Gleichgewicht ist.

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Für das magische Dreieck des Projektmanagements bedeutet dies, dass alle seine Seiten gleich lang sind. Das Dreieck ist ausbalanciert.

Wenn Sie nun jedoch eine der Variablen ändern, wird schnell klar, dass das Projekt aus dem Gleichgewicht gerät. Dann müssen Sie als Projektleiter reagieren, wenn Sie das Projekt dennoch zum Erfolg führen wollen.

Dies gilt umso mehr, wenn Sie auch mit der vierten Variable – der Qualität – erfolgreich sein möchten, die sich nämlich zusätzlich in das in das Projektmanagement-Dreieck einschleicht.

Doch darauf kommen wir später noch zurück. Sprechen wir zunächst über die vier Variablen und was sie bedeuten.

Was sind die 4 Variablen des magischen Dreiecks des Projektmanagements? Was sind die 4 Variablen des Projektdreiecks?

Um zu verstehen, wie das Projektmanagement-Dreieck in der Praxis funktioniert, müssen wir uns zunächst vor Augen führen, was genau wir mit den Begriffen Umfang, Zeit, Budget und Qualität meinen.

Umfang

Der Projektumfang gibt den Rahmen dafür vor, was geliefert werden soll und was nicht.

Wenn der Umfang erweitert wird, muss zur Wahrung des Gleichgewichts auch der Zeitrahmen oder das Budget des Projekts vergrößert werden.

Andernfalls kann es sein, dass Sie gezwungenermaßen Kompromisse bei der Qualität eingehen müssen, wenn Ihnen nicht mehr Zeit oder Ressourcen zur Verfügung stehen.

Zeit 

Wie viel Zeit hat Ihr Projektteam für die Umsetzung? Bei der Betrachtung des Zeitaufwands ist es eine gute Idee, für die Elemente des zu liefernden Umfangs zeitliche Schätzungen vorzunehmen und so in etwa zu ermitteln, wie lange die Ausführung der einzelnen Schritte dauern wird.

Zudem hilft diese Vorgehensweise dabei, einen realistischen Zeitplan und eine Lieferfrist festzulegen.

Wenn Sie die Lieferfrist oder die Anzahl der Stunden, die Ihr Team für die Erbringung von Leistungen aufwenden muss, verlängern oder erhöhen müssen, werden Sie auch mehr Mittel für die Bezahlung des Teams aufzubringen haben.

Alternativ verringern Sie den Umfang oder die Qualität der Lieferung.

Budget

Wie viele Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung?

Ressourcen bedeuten in der Beratungsbranche in der Regel Stunden (und sind daher eng mit dem Zeitfaktor des Projekts verbunden). Zudem umfasst das Budget aber auch alles, was für Ausrüstung, Materialien, Werkzeuge oder Gebäudemieten benötigt wird.

Wenn Ihr Projektträger oder Kunde das Budget kürzt, müssen Sie möglicherweise den Zeitrahmen verkürzen – und damit auch den gelieferten Umfang beschränken.

Qualität 

Die vierte Variable, die direkt von den anderen drei beeinflusst wird, ist die Qualität.

Wenn das Gleichgewicht des Projekts nicht während des gesamten Prozesses aufrechterhalten wird, leidet darunter fast zwangsläufig auch die Qualität der Lieferung.

Wie Sie Qualität definieren, hängt von der jeweiligen Lieferung ab.

Es ist jedoch unmöglich, weniger Zeit und ein geringeres Budget aufzuwenden sowie den Umfang zu erhöhen, ohne die Qualität der Ergebnisse zu beeinträchtigen.

Setzen Sie die Qualität als Argument ein, um mehr Zeit und ein höheres Budget für die Umsetzung zu erhalten  Qualität als Argument einsetzen

Wenn Sie mit Kunden verhandeln, die sehr hohe Ansprüche an Preis und Lieferfristen stellen oder ein unrealistisches Preis-Leistungs-Verhältnis fordern, kann es von Vorteil sein, Ihre Qualitätserwartungen auf der Grundlage des vom Kunden vorgegebenen Rahmens genau zu dokumentieren.

Allzu oft versäumen es Projektleiter, die Diskussion über Qualität im Kontext von Zeit, Budget und Umfang zu führen.

Letztendlich werden nur wenige Kunden zu viele Kompromisse bei der Qualität eingehen. Wenn jedoch die Qualität stimmt, haben sie einen größeren Anreiz, einem höheren Budget, einer längeren Lieferfrist oder einem geringeren Umfang zuzustimmen.

Beispiel für ein Projekt, bei dem das Projektmanagement-Dreieck zum Einsatz kommt Projektbeispiel

Ihr Unternehmen hat ein IT-Entwicklungsprojekt an einen Kunden verkauft.

Sie, die Lenkungsgruppe und der Kunde vereinbaren von Anfang an, ein System zur Abwicklung der internen Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Kunden zu liefern. Sie einigen sich auf einen Preis sowie darauf, dass die Lieferung innerhalb von 12 Monaten erfolgen soll.

Während des Projektverlaufs erfährt der Vertreter des Kunden von den Mitarbeitern, dass es von Vorteil wäre, die bestehende Aufgabenverwaltung mit der zu entwickelnden Lösung zu verknüpfen.

Mit anderen Worten erweitert der Kunde den Umfang, lässt aber keine Fristverlängerung zu, da das Unternehmen bis zum Stichtag mit einer Tochtergesellschaft fusionieren soll und das System bis dahin betriebsbereit sein muss.

Da der Umfang und der Zeitrahmen feststehen, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, mehr Entwickler in Ihr Projektteam aufzunehmen – und damit das Projektbudget zu erhöhen.

Alternativ dazu können Sie das Projektmanagement-Dreieck beibehalten, ohne das Budget zu erhöhen. Dazu müssten Sie aber die Qualität der Softwareprogrammierung verringern. Wenn Sie dies direkt gegenüber dem Kunden zur Sprache bringen, wird dieser jedoch kaum eine Lösung akzeptieren, bei der die Software ständig abstürzt oder voller Fehler ist.

Schnell, billig oder gut – Sie bekommen nur 2 von 3

Eine andere Möglichkeit, das Projektdreieck zu betrachten (wenn wir die Variable Qualität kurz außer Acht lassen), ist der 2-von-3-Ansatz.

Dieser ist nützlich bei Verhandlungen, wenn Sie klare Grenzen ziehen müssen, um eine Entscheidung zu treffen.

Der 2-von-3-Ansatz besagt, dass Sie von drei qualitativen Variablen zwei realisieren können, nicht jedoch alle drei auf einmal.

Bei den drei qualitativen Variablen verstehen wir, dass alle Kunden ihre Projekte so schnell wie möglich, so billig wie möglich und so gut wie möglich ausgeführt haben wollen (gut ist hier zu verstehen als eine Verschmelzung von Umfang und Qualität).

• Selbstverständlich können sie einen großen Umfang mit hochwertiger Qualität schnell geliefert bekommen – billig wird das aber nicht.
• Natürlich können sie auch einen großen Umfang mit hochwertiger Qualität billig geliefert bekommen – aber dann wird es eben eine gewisse Zeit dauern*.
• Sie können ein Projekt auch schnell und billig umsetzen lassen – doch dann sind Umfang und Qualität begrenzt.

*Vor allem in Branchen, in denen die Mitarbeiter die Hauptkosten eines Projekts darstellen, sind Preis und Zeitaufwand eng miteinander verbunden. Eine Verlängerung des Zeitrahmens kann jedoch dazu beitragen, dass Sie keine zusätzlichen Ressourcen, wie beispielsweise externe Subunternehmer oder Ressourcen aus anderen Projekten, müssen. Wenn diese mit einbezogen werden, erhöhen sich die Kosten für die Zeit, die für das Projekt aufgewendet wird.

So halten Sie das Projektmanagement-Dreieck während des Projekts im Gleichgewicht Projektmanagement-Dreieck im Gleichgewicht halten

Das magische Dreieck des Projektmanagements ist lediglich ein Modell, mit dem Sie die Zusammenhänge zwischen Umfang, Zeit und Budget verstehen und veranschaulichen können.

Die praktische Projektleitung, wo Entscheidungen selten auf festen Modellen beruhen, ist jedoch etwas völlig anderes.

Trotzdem können Sie einige Strategien anwenden, um das magische Dreieck des Projektmanagements während des gesamten Projekts fortwährend auszubalancieren.

Legen Sie fest, wo Sie flexibel sein können

Sie sollten stets wissen, wo Sie während des Projekts zu Kompromissen bereit sind und wo es keinen Spielraum für Flexibilität gibt.

Dies können Sie mit allen Beteiligten bereits in einem frühen Stadium klären.

Vielleicht ist der Zeitrahmen nicht die Hauptpriorität, sodass er verlängert werden kann, wenn dies gleichzeitig bedeutet, dass das Budget nicht erhöht wird und Sie den geplanten Umfang liefern können.

Möglicherweise haben Sie einige „Nice-to-have“-Leistungen festgelegt, die Sie notfalls streichen können, wenn Sie einen inakzeptable Anstieg von Zeitrahmen oder Budget feststellen.

Vorausschauen und Risiken einplanen

Wenn Sie in Ihrer Risikoanalyse frühzeitig erkennen können, dass einige der Projektphasen oder -ergebnisse die festgelegten Grenzen von Zeit, Budget oder Umfang zu überschreiten drohen, sollten Sie bereits planen, wie Sie mit diesen Risiken umgehen werden.

Wenn für eine Projektphase mehr Zeit als geplant benötigt wird, können dann Ressourcen hinzugefügt werden?

Wenn Sie im Voraus Vereinbarungen treffen können, die es Ihnen ermöglichen, das Gleichgewicht im Projektdreieck aufrechtzuerhalten, sind Sie deutlich besser dran, als wenn Sie das Gleichgewicht später im Projekt wiederherstellen müssen. Denn dies würde mitten im Projektverlauf erneute Verhandlungen über ein höheres Budget, mehr Zeit oder einen geringeren Umfang bedeuten.

Häufig und offen kommunizieren 

Wenn Sie die alle Beteiligten stets über die Leistung Ihres Projektteams im Vergleich zu den Variablen des Projektdreiecks auf dem Laufenden halten, werden eventuelle Anpassungen nur geringfügig ausfallen und für den Kunden und die Lenkungsgruppe keine Überraschung darstellen.

Auf diese Weise wird es leichter sein, Unterstützung für Entscheidungen zur Anpassung der Rahmenbedingungen zu erhalten, sollte es erforderlich werden.

Verwenden Sie das magische Dreieck des Projektmanagements als visuelles Hilfsmittel, um kontinuierlich aufzuzeigen, ob das Projekt wie geplant voranschreitet oder sich der Umfang zu erweitern beginnt.

Es vermittelt Ihnen eine gute Vorstellung davon, wie alle Aspekte des gesamten Projekts zusammenhängen und warum es notwendig ist, ein Gleichgewicht zwischen Zeit, Budget, Umfang und Qualität zu wahren.