Automatisierung und Prozesse

Leitfaden: Ressourcenmanagement [4 Dinge, die Sie zuerst erledigen müssen]

Ressourcenmanagement steht bei Unternehmen, die Know-how und Beratungsstunden verkaufen, auf der Wunschliste der Tools ganz oben. Aber was genau ist Ressourcenmanagement? Und sind Sie bereit dafür?

7. Jun 2022 | 9 min Lesezeit
Andreas Agerlund Petersen
Journalist, Digital Marketing Manager und Business Enthusiast. Andreas ist ein Mann mit einer klaren Mission: Sie über die neuesten Trends in PSA, Geschäftsoptimierung und Projektmanagement zu informieren.

Volle Einsicht und Kontrolle über das Unternehmen, mehr Umsatz und maximaler Gewinn für Ihre Arbeit.

Klingt nach einer tollen Sache! Und genau das sind auch die drei Vorteile, durch die sich das Ressourcenmanagement auszeichnet.

Und wenn Sie es richtig einsetzen, kann es Ihr Unternehmen revolutionieren.

Click here to see our sample offer!

Gleichzeitig ist Ressourcenmanagement zum Modewort unter aufstrebenden Führungskräften avanciert – doch nur wenige sind sich darüber im Klaren, was Ressourcenmanagement wirklich ist. Und was es von Ihrem Unternehmen erfordert.

In diesem Leitfaden erläutern wir, was Ressourcenmanagement ist und welche Vorteile es Ihnen bietet. Aber das Wichtigste von allem: Was Ihr Unternehmen wissen muss, bevor Sie von Ressourcenmanagement profitieren können.

Wir beginnen ganz von vorne.

Was ist Ressourcenmanagement – ​​rein theoretisch?

Ressourcenmanagement ist das Tetris-Spiel Ihres Unternehmens.

Es ist das Spiel, mit dem Sie sicherstellen, dass alle Ihre Berater genügend Aufgaben haben. Und dass sie gleichzeitig Zeit haben, diese auszuführen.

Mithilfe des Ressourcenmanagements können Sie sehen, was die Berater tun, wann sie es tun sowie – was vielleicht am wichtigsten ist – wann sie NICHTS zu tun haben.

Sobald Sie diesen Überblick haben, können Sie Projekte verkaufen, wenn Berater im Kalender verfügbar sind, und auf die Bremse treten, wenn sie ausgelastet sind. Wie bei Tetris ist es wichtig, zum einen keine Lücken im Kalender zu haben und zum anderen nicht zu viele Projekte und Aufgaben aufeinander zu türmen, sodass Ihre Mitarbeiter nicht mehr hinterherkommen.

Wenn es Ihnen gelingt, dieses Spiel zu meistern, wird dies einen Wendepunkt für Ihr Unternehmen darstellen.

Was habe ich von Ressourcenmanagement?

Der größte und unmittelbarste Vorteil eines effizienten Ressourcenmanagements besteht darin, dass Sie mehr Stunden Ihrer Berater in Rechnung stellen können.

Da Sie wissen, wann es in ihrem Kalender Lücken gibt, können Sie sie bei freien Zeiten Kundenprojekten zuweisen. Dadurch können Sie den Satz der abrechenbaren Stunden erhöhen.

Wenn Sie in einem Unternehmen mit 20 Beratern den Satz der abrechenbaren Stunden um 5 % erhöhen, bedeutet dies, dass Sie den Kunden monatlich 160 Stunden mehr in Rechnung stellen können.

Wie stark Sie Umsatz und Gewinn steigern, hängt dann von Ihrem Stundensatz ab.

Gleichzeitig werden Ihre Kundenberater Aufträge nicht ablehnen, weil sie der Meinung sind, dass die Berater überlastet sind – oder umgekehrt Aufträge annehmen, für deren Ausführung die Berater keine Zeit haben, sodass Ihr Unternehmen riskiert, Aufgaben nicht fristgerecht zu erfüllen und seinen Ruf zu verspielen.

Nicht zuletzt senkt eine realistischere Arbeitsbelastung den Stresspegel für Ihre Berater. Wenn Sie die Kapazität der Berater auf die ihnen übertragenen Aufgaben abstimmen können, werden Sie eher in der Lage sein, Kundenprojekte ordnungsgemäß zum Abschluss zu bringen.

Sie sorgen für mehr Wohlbefinden, wenn Ihre Berater nicht aufgrund einer zu hohen Arbeitsbelastung ständig unter Leistungseinbußen leiden.

Kommt Ressourcenmanagement für mein Unternehmen infrage?

Wenn wir mit Unternehmen von 3-8 Kollegen sprechen, die in das Ressourcenmanagement einsteigen wollen, raten wir fast immer davon ab.

Wenn Ihr Unternehmen weniger als 15 Berater hat, erfolgt die Abstimmung effizienter im Gespräch. Hier wäre Ressourcenmanagement unverhältnismäßig.

Ausnahmen können Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sein, wo jeder einzelne Wirtschaftsprüfer mit bis zu 60-100 Kunden und vielen kleinen festen Aufgaben jongliert. Oder Agenturen, die Abonnements für SEO-Arbeiten verkaufen und bei denen es eine gute Übersicht über den Zeitaufwand gibt, der für jede Aufgabe aufgewendet wird.

In der Regel macht eine Ressourcenplanung erst Sinn, wenn Ihr Unternehmen auf 15-20 Berater angewachsen ist.

Wenn Sie Zweifel haben, ob Sie groß genug sind, können Sie sich fragen: Habe ich so viele Berater, Kunden und Aufträge, dass ich den Überblick über Zeitaufwand, Projekte, Aufgaben und Budgets verliere?

Wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten können, dürfte Ihr Unternehmen reif für Ressourcenmanagement sein.

Klingt gut – aber sind wir bereit?

Das hängt davon ab, ob Sie die Grundlage haben.

Auch wenn Ihr Unternehmen groß genug ist und Sie von den Vorteilen überzeugt sind, gibt es vier grundlegende Dinge, die Sie beachten müssen, um mit dem Ressourcenmanagement gute Ergebnisse zu erzielen.

Wir haben diese vier Dinge für Sie ermittelt und geben Ihnen konkrete Tipps, um schnell loszulegen – falls noch nicht alles unter Dach und Fach ist.

Click here to see our sample offer!

1) Ihr Unternehmen muss volle Einsatzbereitschaft zeigen

Wenn wir von Ressourcenmanagement sprechen, gilt der Grundsatz: Quality In Quality Out.

Ressourcenmanagement ist nur so gut wie der Aufwand, den Sie hineinstecken. Erst wenn alle im Unternehmen mit im Boot sitzen, entfaltet es seinen vollen Wert. Und wenn Sie nicht ständig daran arbeiten, können Sie es auch gleich bleiben lassen.

Wenn in Ihrem Unternehmen also die Hälfte der Geschäftsleitung Experten für Ressourcenplanung werden wollen, aber die andere Hälfte und ein Großteil der Berater keinen Sinn darin sehen, dann wird es für Ihr Unternehmen nicht funktionieren.

Wenn Sie es trotzdem ohne Vereinbarung und ohne allseitige Einsatzbereitschaft in der gesamten Organisation implementieren, können Sie nicht darauf vertrauen, dass die Berater Zeit haben, wenn Sie sie brauchen. Es kann sein, dass ein Kollege seine Zeit außerhalb des Ressourcenmanagements gebucht hat.

Entscheidend ist hier, dass jeder im Unternehmen den Wert eines konsequent eingesetzten, hieb- und stichfesten Ressourcenmanagements erkennen kann.

Drei Tipps für mehr Engagement

  1. Einigen Sie sich in der Geschäftsleitung darauf, dass Ressourcenmanagement etwas ist, das Sie alle wollen. Erstellen Sie einen angemessenen Business Case, damit jeder den Sinn der Investition erkennen kann. Beginnen Sie nicht, bevor Sie eine Einigung erzielt haben.

  2. Beziehen Sie alle einschlägigen Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess und den eigentlichen Prozess der Nutzung des Ressourcenmanagements ein. Sorgen Sie dafür, dass auch Mitarbeiter, die nicht aktiv am Ressourcenmanagement beteiligt sein werden, den konkreten Wert darin sehen können (die Gründe hierfür werden an späterer Stelle im Artikel verdeutlicht).

  3. Finden Sie das Niveau, auf das Sie sich einigen können, und beginnen Sie nicht mit einem extrem detaillierten Management. Wenn Sie gleich damit beginnen, die einzelnen Stunden bis ins kleinste Detail zu regulieren, wird der unmittelbare Verwaltungsaufwand für viele in der Organisation zu groß. Einigen Sie sich darauf, auf Wochenbasis zu beginnen, damit jeder mitmachen und sehen kann, worum es hier geht.

2) Sie müssen darin investieren

Neben einer mentalitätsbezogenen Investition in Ihrem gesamten Unternehmen erfordert das Ressourcenmanagement Ressourcen an sich.

Insbesondere erfordert es eine Investition von Zeit.

Wenn Sie etwa 15 Mitarbeiter haben, können sich die Projektleiter untereinander abstimmen, solange sie ein gemeinsames System haben, um dies zu tun. Wenn Ihr Unternehmen größer ist, sollten Sie auf einen speziellen Mitarbeiter zurückgreifen, der Ihre Aufgaben berater- und abteilungsübergreifend koordiniert.

In mittelständischen Unternehmen ist dies oft mit einer Teilzeitkraft möglich. Aber es erfordert eine Investition von Zeit.

Einen dedizierten Mitarbeiter für die Verwaltung der Beraterzeit einzusetzen bietet den Vorteil, dass dieser einen umfassenden und aktuellen Einblick in die Kapazitäten Ihres Unternehmens hat. .

Wenn Sie nicht ausreichend Zeit investieren, um das Ressourcenmanagement ordnungsgemäß umzusetzen, setzen Sie Ihre Organisation einem stärkeren Druck aus, da sich Projektleiter und Kundenberater nicht darauf verlassen können, dass das Ressourcenmanagement auf dem neuesten Stand ist und gepflegt wird.

Tipps – Wie finde ich heraus, was ich investieren muss?

  • Suchen Sie zunächst Rat und Anleitung, wenn Sie dies noch nicht getan haben. Es gibt viele Unternehmensberater und Lieferanten, die Ihnen beim Einstieg helfen können. Das erspart Ihnen teure Lektionen und vermeidet, dass das Projekt zusammenbricht.

  • Formalisieren Sie es. Durch ein gut funktionierendes Ressourcenmanagement kann der Anteil der fakturierten Stunden mindestens um 5 % gesteigert werden. Bei 20 Mitarbeitern bedeutet dies, dass Sie monatlich 160 Stunden mehr abrechnen können. Welchen Anteil Ihrer Stunden können Sie heute in Rechnung stellen?

3) Sie müssen wissen, wie viel Zeit Dinge in Anspruch nehmen

Mit anderen Worten: Sie müssen die Zeit für Aufgaben und Projekte erfasst haben. Und Sie müssen die Zeiterfassung über einen längeren Zeitraum durchgeführt haben.

Wenn Sie die Zeit Ihrer Berater planen, ohne zu wissen, wie lange die Aufgaben dauern werden, werden Sie Fristen ständig verschieben müssen. Und wenn Sie Fristen ständig verschieben, können Sie auch nicht darauf vertrauen, dass die vermeintlichen „Lücken“ im Beraterkalender tatsächlich Lücken sind.

Wenn Sie den Zeitaufwand konsequent um 20 % unterschätzen, schmälern Sie auch Ihren Umsatz um 20 % und müssen neue Projekte andauernd hinauszögern. Wenn Sie den Zeitaufwand dagegen überschätzen, werden Sie Aufgaben ablehnen, die Sie eigentlich übernehmen könnten.

Daher müssen Sie eine Erfahrungsbasis darüber aufbauen, wie viel Zeit verschiedene Arten von Aufgaben und Projekten in Anspruch nehmen. Und hier reicht es nicht aus, grob zu schätzen oder sich auf das Bauchgefühl zu verlassen. Denn in 9 von 10 Fällen ist es damit nicht getan.

Wenn Sie dagegen die Berater dazu bringen, Zeiterfassungen zu Projekten und Aufgabentypen vorzunehmen, und Sie die Zeiterfassung strukturiert (!) durchführen lassen, bauen Sie einen Bestandskatalog realistischer Zeitschätzungen auf.

Click here to see our sample offer!

Daher müssen Sie eine Erfahrungsbasis darüber aufbauen, wie viel Zeit verschiedene Arten von Aufgaben und Projekten in Anspruch nehmen. Und hier reicht es nicht aus, grob zu schätzen oder sich auf das Bauchgefühl zu verlassen. Denn in 9 von 10 Fällen ist es damit nicht getan.

Wenn Sie dagegen die Berater dazu bringen, Zeiterfassungen zu Projekten und Aufgabentypen vorzunehmen, und Sie die Zeiterfassung strukturiert (!) durchführen lassen, bauen Sie einen Bestandskatalog realistischer Zeitschätzungen auf.

Wie lange Sie brauchen, um eine Erfahrungsbasis aufzubauen, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Und es hängt auch davon ab, wie detailliert Sie das Ressourcenmanagement durchführen möchten. Aber legen Sie ruhig gleich los und evaluieren Sie in sechs Monaten, ob Sie Ihren Aufgaben und Projekten tatsächlich konkrete Stundenzahlen zuordnen können.

Neben der Übersicht, die es Ihnen ermöglicht, die Art und Weise, wie Sie Projekte ausführen, zu optimieren, haben Sie jetzt eine Datenbank des Zeitaufwands, mit der sie optimal gerüstet sind, um Ressourcen präzise zu planen.

Jetzt können Sie an die Kunden liefern, Ihre Budgets werden realistischer und die Berater können die Arbeit im vorgegebenen Rahmen zufriedenstellend ausführen.

Tipp – Wie bekomme ich einen Überblick über den Zeitaufwand?

  • Beginnen Sie noch heute mit der Zeiterfassung. Holen Sie die Berater mit an Bord, damit sie verstehen, warum es für sie sinnvoll ist.

  • Investieren Sie in ein Zeiterfassungssystem. TimeLog bietet Ihnen eine kostenlose Zeiterfassung, mit der Sie sofort loslegen können.

  • NUTZEN Sie die Zeiterfassung und sammeln Sie Ihre Erfahrungen. Es ist der Treibstoff für Ihr Ressourcenmanagement und liefert wertvolles Feedback für die Projektpreisgestaltung und für die Berater selbst.

  • Beginnen Sie jetzt und bewerten Sie Ihre Bemühungen in sechs Monaten.

4) Verwenden Sie ein dediziertes Ressourcenmanagementtool

Excel ist für viele Dinge geeignet. Es ist jedoch nicht für das Ressourcenmanagement konzipiert.

Das Problem des Zeit- und Ressourcenmanagements in Excel entsteht fast immer dann, wenn der Überblick zu bröckeln beginnt. Es gibt keinen Zusammenhang zwischen Zeiterfassung, Arbeitsaufwand der Berater, Budgets und Abrechnung mit den Kunden.

Wie können Sie die Zeiterfassung der Berater effektiv mit der Ressourcenplanung verknüpfen, sodass es keine Fehler gibt und Sie einen realen Überblick erhalten?

In der realen Welt funktioniert das nie.

Wenn Sie jedoch in einem System arbeiten, das speziell für das Ressourcenmanagement entwickelt wurde, erhalten Sie eine Verknüpfung zwischen allen Elementen. Sie ersparen es sich, ein eigenes System auf der Grundlage vieler einzelner Excel-Tabellen aufzubauen. Und Sie bekommen ein System, dem Sie und Ihre Berater vertrauen können und das einen Überblick von der Geschäftsführung bis hin zum einzelnen Mitarbeiter gibt.

Tipps – Wie finde ich ein Ressourcenmanagementsystem, das zu meinem Unternehmen passt?

  • Lesen Sie Artikel zum Thema Ressourcenmanagement online oder nutzen Sie Softwareportale. Oft werden Systeme genannt und auf Capterra bekommen Sie auch Erfahrungsberichte von Nutzern.

  • Seien Sie kritisch gegenüber Lieferanten und prüfen Sie, ob das System in Ihre Organisation passt. Alle Systeme sind unterschiedlich konzipiert, und wenn Sie ein System erhalten, das nicht zu Ihrem Unternehmen passt, kann es mehr schaden als nützen.

  • Suchen Sie Rat und Anleitung. Es gibt viele Unternehmensberater mit Erfahrung und andere Unternehmen, die andere Systeme verwendet haben. Fragen Sie ggf. auf LinkedIn nach.

4 x ja - ich will loslegen.

Wenn Sie die vier vorstehend genannten Punkte unter Dach und Fach haben, wird das Ressourcenmanagement Ihr Unternehmen durch bessere Planung, höhere Gewinne, zufriedenere Kunden und verstärkten Dialog verbessern. Nicht zuletzt profitieren Sie von weitaus zufriedeneren Beratern, die nun im Rahmen realistischer Erwartungen zufriedenstellende Lieferungen erbringen können.

Hier erfahren Sie mehr über das Ressourcenmanagement von TimeLog.

Wenn Sie noch etwas mehr brauchen, damit es Sinn ergibt, richten Sie Ihre Organisation schon jetzt auf das Ressourcenmanagement aus, indem Sie zum Beispiel Zeiten erfassen und einen besseren Einblick in Ihre Projekte und Aufgaben erhalten.

Das allein bietet schon zahlreiche Vorteile.