Verwandeln Sie Ihre Zeiterfassung in ein strategisches Managementinstrument
Die Zeit der Mitarbeiter ist die wichtigste Ressource in Ihrem Unternehmen. Deshalb ist der Einblick in Ihre Zeiterfassung ein leistungsstarkes Managementinstrument für Sie als Manager.
Dann sind Sie nicht allein.
Für viele Unternehmen, die in ein Zeiterfassungssystem investieren, wird das System nie mehr als ein Instrument zur Erfassung und Verwaltung der abrechenbaren Zeit.
Aber das ist schade, dadurch entgeht Unternehmen ein großer Nutzen des Systems.
Interne und externe Zeiterfassung
Viele Unternehmen erfassen nur die externe Zeit, d. h. die Zeit, die Sie für Kundenprojekte aufwenden. Oft ist diese Zeit fakturierbar, aber das muss nicht sein.
Interne Zeit umfasst alle Aktivitäten, die nicht direkt mit einem Kunden zu tun haben. Das können Kompetenzaufbau, interne Sitzungen, Strategie usw. sein.
Wenn Sie nur die externe Zeit erfassen, entgehen Ihnen alle Einblicke in Ihr eigenes Unternehmen, die Ihnen die interne Zeit geben kann.
Denn in diesen aufgezeichneten Stunden stecken einzigartige Erkenntnisse, die Sie nutzen können, um Ihr Unternehmen sowohl auf strategischer als auch auf taktischer Ebene zu entwickeln und zu führen.
Ich nutze die Zeiterfassung, um unsere strategischen Entscheidungen zu unterstützen und weiterzuverfolgen. Wie gut sind wir in der Produktentwicklung? Sind wir zu spät aus der Klärungsphase von Projekten herausgekommen? Oder haben wir ihr im Vergleich zu der Zeit, die wir in die Entwicklung investiert haben, zu wenig Priorität eingeräumt? Sprechen wir genug mit unseren Kunden, wenn wir etwas lernen müssen? Auf all diese Fragen brauche ich konkrete Antworten. Und die kann ich nur in der Zeiterfassung der Mitarbeiter finden.
Die Zeit ist der Maßstab dafür, ob Sie Ihre Strategie verwirklichen
Wenn Sie ein erfolgreiches Vertriebsteam fragen, was ausschlaggebend dafür ist, ob es die strategischen Ziele des Unternehmens erreichen kann, werden Sie mit Sicherheit auf praktische Kennzahlen stoßen wie:
- Anzahl der Anrufe bei Leads
- Anzahl der gesendeten E-Mails
- Anzahl der abgehaltenen Meetings
Das Vertriebsteam weiß, dass es nur durch harte Arbeit seine strategischen Ziele erreichen kann. Ohne Ziele und harte Arbeit werden sie diese nicht erreichen.
Das bedeutet, dass Sie eine gewisse Zeit in diese Arbeit investieren müssen.
Wenn es im Durchschnitt drei Stunden am Telefon dauert, um zwei Verkaufsprozesse voranzutreiben, dann muss ein Vertriebsmitarbeiter dafür sorgen, dass 12 Stunden im Kalender für Anrufe bei Leads reserviert sind.
Das Gleiche gilt für einen Berater, der vielleicht vier Stunden pro Woche für die Fortbildung aufwenden muss, damit Ihr Unternehmen der Konkurrenz voraus ist.
Die Stunden sind die eine Hälfte Ihrer strategischen Investitionen, die andere Hälfte ist finanziell.
Und Ihr Zeiterfassungssystem wird Ihnen zeigen, ob Sie diese Investition auch wirklich tätigen - oder ob Sie etwas ganz anderes tun.
Einen datengestützten und soliden Überblick darüber zu bekommen, was ich als CEO mit dem Unternehmen machen will, was ich den Kunden versprochen habe und womit die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen - das lässt mich nachts gut schlafen.
Um aussagekräftig zu sein, müssen Sie die Aufzeichnung quantifizieren und artikulieren
Es ist unmittelbar einleuchtend, dass strategische Ziele auch ein Zeitbudget für ihre Verwirklichung erfordern.
Die Unternehmen, die bei der Verwirklichung ihrer Strategien am erfolgreichsten sind, stellen auch ein Zeitbudget für die Ziele bereit. Und Sie stellen sicher, dass sie dieses Budget ihren Mitarbeitern mitteilen.
Zum Beispiel: Wir wollen X % besser werden, wenn es darum geht, X zu erreichen. Daher sollte jede Abteilung X Stunden pro Woche dafür aufwenden (wobei anderen Aufgaben Vorrang eingeräumt werden muss).
Es ist natürlich wichtig, dass dies nicht zu einer Übung in Zeitbürokratie um der Bürokratie willen wird.
Aber ohne ein Zeitbudget und ein Follow-up ist es in der Praxis sehr schwierig, klare Prioritäten festzulegen, an denen die Mitarbeiter ihre Arbeit ausrichten können - und herauszufinden, ob dies in der Praxis auch geschieht.
Ohne diese Übung werden strategische Entscheidungen oft zu guten Absichten, die keine Zeit haben, sich zu verwirklichen.
Die gesamte Organisation kann davon profitieren
Die Zeiterfassung ist nicht nur für Ihre Führungskräfte interessant.
- Wie ist die Leistung meines eigenen Teams oder Projekts?
- Wo verbringe(n) ich/wir unsere Zeit abseits der strategischen Ziele?
- Für welche Aktivitäten verwende(n) ich/wir unsere Zeit? Bringen sie einen Mehrwert?
- Wo haben wir Entwicklungspotenzial?
- Welche Mitarbeiter tragen die Last und müssen entlastet werden?
Einsicht ist der Schlüssel zum Erfolg
In Unternehmen, die materielle Güter produzieren, wird der Produktionsapparat in der Regel verwaltet, kontrolliert und automatisiert.
In wissensbasierten Unternehmen jedoch besteht der Produktionsapparat aus Menschen.
Daher ist unser gesamtes Geschäftswissen in der von unseren Mitarbeitern verbrachten Zeit verborgen. Wenn Sie verstehen, wie Sie Ihre Zeit nutzen, werden Sie auch verstehen, wie Sie sie besser nutzen können.
Und das ist die Voraussetzung dafür, dass Sie Ihr Unternehmen bei Bedarf anpassen können.
Und damit Sie Ihre strategischen Ambitionen verwirklichen können.
