Zeiterfassung in Excel - 10 Dinge, die Sie wissen sollten

Søren Lund

Gründer von TimeLog mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Unternehmens- und Beratungsentwicklung.

Zeiterfassung in Excel - 10 Dinge, die Sie wissen sollten

So nutzen Sie Excel für die Zeiterfassung und Unternehmensverwaltung

Viele Unternehmen nutzen Excel zur Zeiterfassung. In der Regel hat jeder Mitarbeiter eine Tabelle für die Zeiterfassung, mit einem Tabellenblatt pro Woche.

Unter jedem Tabellenblatt erscheint ein Stundenzettel mit den Tagen von Montag bis Sonntag und es gibt die Möglichkeit, Aufgabenzeilen einzufügen und Zeitangaben zu machen.

Die Tabelle kann mehr oder weniger durchdacht sein, wenn es um die Berechnung von Gleitzeit, Spesen und Fahrtenberichten geht.

Die Tabellen werden dann üblicherweise auf einem zentralen Server gespeichert, von wo aus monatlich, jeweils vor der monatlichen Rechnungsstellung, ein Datenabgleich erfolgt. Entweder erfolgt dieser manuell oder es wurden im Vorfeld Makros zu diesem Zweck erstellt.

Über verknüpfte Tabellen werden Analysen in einer Berichtstabelle erstellt. Die Berichtstabelle ruft die Daten aus den wöchentlichen Stundenzetteln oder aus anderen Zwischentabellen ab, in denen die Daten vorbereitet wurden. Ja, es gibt viele Möglichkeiten, wie Excel eingesetzt werden kann – im Folgenden haben wir 10 davon aufgelistet:

10 Gründe für die Zeiterfassung in Excel

Es ist möglich, eine Reihe von Variablen wie beispielsweise WennFormeln oder Makrofunktionen zu nutzen, um die Daten genau so zu erhalten, wie Sie sie haben möchten.
Alle Daten werden lokal auf dem gemeinsamen Laufwerk des Unternehmens gespeichert.
Leistungsstarke Pivot-Tools in übersichtlicher Tabellenform.
Die Daten stehen jederzeit zur Verfügung.
Geeignet für einheitliche Stundensätze.

Alle Daten können auf einfache Weise in andere Excel-Tabellen oder Systeme kopiert werden.
Nützlich für kleinere Projekte und Aufgaben mit einfacher Zeiterfassung.
Berichtsfunktionen – schließlich wurde Excel in seinen Anfängen unter anderem für diesen Zweck entwickelt.
Mit Makros kann die Funktionalität erweitert werden.
Und schließlich ist Excel Teil des Office-Pakets, das in vielen Unternehmen zum Standard gehört, weshalb es meist sofort einsatzbereit ist.

Excel = Das Land der Möglichkeiten

Excel wird häufig in Unternehmen mit bis zu 25–30 Mitarbeitern eingesetzt. Viele Anbieter entwickeln flexible Lösungen, die Excel mit Finanzsystemen, E-Mail-Systemen und vielem mehr verknüpfen lassen. Excel ist sozusagen zum Produktionssystem der Unternehmen geworden.

Microsoft ist darüber wahrscheinlich sehr glücklich. Und wenn wir Führungskräfte fragen, warum Excel eine so entscheidende Rolle spielt, lautet die Antwort oft, dass sie bei der Gründung des Unternehmens mit Excel begonnen haben.

Außerdem ist Excel kostenlos (als Teil des Office-Pakets), es ist äußerst flexibel und kann an die Datenstruktur und die Analyseanforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Das auf Excel basierte Geschäftssystem kann zudem vom CFO selbst erstellt werden, ohne auf Entwickler oder die engen Vorgaben von Standardsystemen angewiesen zu sein.

Das Kleingedruckte – was Excel NICHT kann, wenn es um die Unternehmensverwaltung geht

Wenn das Unternehmen sich 25–30 Mitarbeitern nähert, gerät die Excel-Konstruktion ins Wanken. Das, was früher die einfachste Wahl für Zeiterfassung, Unternehmensverwaltung und Berichte war, ist mittlerweile zu einer teuren Angelegenheit geworden.

Die Fehleranfälligkeit bei der Eingabe von Stunden ist hoch und der Verwaltungsaufwand für die Qualitätssicherung der Daten nimmt mit dem Wachstum des Unternehmens stark zu – ganz zu schweigen davon, wer die Gesamtverantwortung dafür trägt, dass die Daten korrekt sind. Wenn mal 10 Minuten aus einem Projekt verschwinden, macht das nicht viel aus, aber wenn es drei Mal passiert, haben Sie schon eine halbe Stunde verloren.

Die Nachteile von Excel werden immer deutlicher, je größer das Unternehmen wird und je komplexer die erforderlichen Berechnungen sind. Es gibt nämlich einige Punkte, mit denen Excel NICHT brilliert – wir haben sie hier aufgelistet:

10 Gründe, warum Excel gegen andere Geschäftssystemen auf dem Markt verliert:

Überschreibung von Formeln und Linien. Wenn Daten überschrieben und die Änderungen gespeichert wurden, kann es besonders schwer sein, die Daten ohne ein Protokoll der Datenänderungen zu rekonstruieren. In Excel können Kommentare eingefügt werden – aber denken die Mitarbeiter daran, und kennen überhaupt alle die Funktion?

Gelöschte Tabellen. Traurig aber wahr. Und oft sind gelöschte Dateien auf gemeinsam genutzten Firmenlaufwerken schwer wiederzufinden, weshalb eine gelöschte Tabelle fatal sein kann. Wollen Sie wirklich so wichtige Daten in einer einzigen Datei sammeln, die mit nur einem falschen Klick auf die DELETE-Taste verschwinden kann?
Falsche Formeln. Falsche Summenberechnungen, die nicht alles enthalten, Fehlberechnungen, falsch aufgestellte Formeln... So viele Möglichkeiten, wie Excel bietet, so viele Fallen birgt es auch.
Erschwerte Anpassung. Es ist schwierig, Spalten und Zelldaten anzupassen, wenn sich der Umfang eines Projekts erheblich ändert oder Zeiterfassungen umgebucht oder angepasst werden müssen. Die Lösung kann ein Projektplan in Excel sein, wenn die Basisdaten stimmen – wobei Änderungen an den Projektaufgaben (oder dem Budget pro Aufgabe), der Projektstruktur oder dem Projektumfang aufgrund voneinander abhängiger Formeln jedoch schwierig zu ändern sind.
Fehlende Protokoll-Funktion. Werden zu jeder Zelle konsequent und kontinuierlich Kommentare hinzugefügt? Ein System, das automatisch Änderungen aufzeichnet – und von wem sie vorgenommen wurden – kann Ihnen bei der Fehlersuche von verdächtigen Daten wertvolle Zeit sparen. Es kann sonst Wochen dauern, bis eine falsche Zeiterfassung entdeckt wird.
Begrenzte Analysemöglichkeiten. Obwohl sie vielleicht sogar der Grund sind, warum man sich anfangs für Excel entschieden hat, sind die Analysemöglichkeiten überraschenderweise das schwächste Glied in diesem Konstrukt. Denn die Analysen basieren auf bestimmten Kombinationen von Rohdaten, bei denen es schwierig wird, die Datenstruktur auf neue Bedürfnisse auszuweiten und vor allem neue Analysewinkel für vorhandene Daten zu wählen.

Geringe Genauigkeit und Rekonstruktion der Zeiterfassungsdaten. Wie lässt sich die Genauigkeit der Daten gewährleisten? Wenn Excel für die Zeiterfassung verwendet wird, stellen wir häufig fest, dass die Zeit wöchentlich oder monatlich erfasst wird. Durch den Einsatz eines Geschäftssystems, das unterschiedliche Zeiterfassungsclients für unterschiedliche Arbeitssituationen anbietet, steigt die Chance auf eine genauere Zeiterfassung und damit auf ein größeres Abrechnungspotenzial, da die fakturierbaren Stunden nicht übersehen werden. Je näher Aufgaben und Zeiterfassung beieinander liegen, desto besser und genauer werden die Rechnungsdaten.
Wo kann man sehen, was in Rechnung gestellt wurde? Wer denkt jedes Mal daran, im Hauptblatt zu vermerken, welche Stunden in Rechnung gestellt wurden? Und wo kann man eintragen, welche Stunden als Einnahmen verbucht, aber noch nicht für langfristige Projekte gebucht wurden? Hier liegt die natürliche Stärke des Geschäftssystems darin, dass bereits fakturierte Posten markiert werden, sodass eine doppelte Rechnungsstellung nicht möglich ist. Einnahmenbuchungen aus geleisteter Arbeit sind ebenfalls klar gekennzeichnet und müssen standardmäßig vom Projektleiter genehmigt werden, bevor sie für die Rechnungsstellung freigegeben werden.
Verwaltung der Rechte. Wer sollte Zugang zu welchen Daten haben? Sie können Ihre Dateien mit Passwörtern schützen oder das Hauptblatt an einem anderen Ort ablegen – aber auch hier sind die Daten angreifbar, denn das Treffen einer falschen Taste kann die gesamte Datenbank zum Einsturz bringen, wenn es sich bei der Taste um DELETE handelt.
In Geschäftssystemen gibt es eine natürliche Rechteverwaltung, wobei die einzelnen Mitarbeiter nur auf die Funktionen zugreifen können, die sie benötigen – während die Projektleiter die erfassten Stunden problemlos zur Abrechnung senden und allenfalls falsch erfasste Stunden neu zuordnen können. Wenn die Projektleiter jedoch keinen Zugang zu den Excel-Tabellen der Mitarbeiter haben, kann eine Neuzuweisung von Stunden für ein Projekt zu einer kniffligen Angelegenheit werden, wenn Korrekturen in einer großen Tabelle vorgenommen werden müssen, die komplizierte Formeln enthält.
Fertigstellungsgrad. Bei Festpreisprojekten kann es zum Beispiel schwierig sein, die Gründe für eine Überschreitung der geplanten Stundenzahl zu ermitteln, wenn keine Kommentare vorhanden sind. Bei Konflikten mit Kunden können diese Daten entscheidend sein, um die Dokumentation für die gesendeten Rechnungen aufzeigen zu können.

Die Entscheidung ist nie einfach...

Doch in diesen Jahren, in denen der Zugang zu den richtigen Daten zur richtigen Zeit über Existenz oder Konkurs globaler wie auch lokaler Unternehmen entscheiden kann, ist es unerlässlich, dass die Tools für Erfassungen und Berichte robust sind und Ihren Anforderungen entsprechen.

Können Sie es sich leisten, zum Beispiel bei Angebotsrunden überholt zu werden, weil Sie Fragen wie die nachfolgenden nicht beantworten können?

Wie hoch ist Ihr durchschnittlicher Stundensatz – auch bei Festpreisprojekten?
Wer ist Ihr bester Kunde?
Wie sieht das zeitliche und finanzielle Budget für alle Projekte momentan aus?
Wie sollten Sie Ihre Zeit idealerweise einteilen, um das Beste aus Ihren Ressourcen herauszuholen?
Wie hoch ist die tatsächliche Arbeitsbelastung für Projekte und Aufgaben?

Dies sind nur einige der Fragen, die Sie sich stellen sollten – und sich im Klaren sein, ob Excel sie beantworten kann.

Sollten Sie von Excel zu einem eigenständigen Geschäftssystem wechseln oder nicht? Die Antwort wird nie ganz klar sein, denn Excel kann viele Dinge tun, die für Sie wahrscheinlich viele Jahre lang gut funktioniert haben.

Wir unterstützen Sie auf dem weiteren Weg

Wir können eine Vielzahl von Daten importieren – und wir können Sie sogar dabei unterstützen, Daten aus großen Excel-Tabellen in TimeLog zu importieren. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Dann buchen Sie eine kostenlose Online-Präsentation über das System und erfahren Sie, was wir für Ihre Zeitabrechnung tun können.