Einfache Zeiterfassung bietet zuverlässige Daten für ein erfolgreiches Geschäft
Der Geschäftsleiter des Beratungsunternehmens Type2Dialog, Christian Braad, hat sich von unzuverlässigen Zeiterfassungen in Excel verabschiedet. Jetzt kann er sich auf seine Daten und Kennzahlen verlassen.
Wir haben ein System bekommen, das uns die Möglichkeit gibt, Zeit und Auslagen in Echtzeit zu erfassen – unter anderem über die App. Für die Mitarbeiter ist es einfach, ihre Zeit unterwegs zu erfassen. Dadurch können wir uns besser auf die eingehenden Daten verlassen.Type2Dialog
Vor sechs Monaten hat sich das Beratungsunternehmen Type2Dialog mit Christian Braad an der Geschäftsspitze entschieden, sich endgültig von der manuellen Zeiterfassung in Excel zu verabschieden und stattdessen TimeLog zu nutzen.
Das Ergebnis: Jetzt hat der CEO volles Vertrauen in die Daten und Kennzahlen des Unternehmens.
Würden Sie TimeLog empfehlen?
"Ja, auf jeden Fall. Es ist ein gut erprobtes System, das über die grundlegenden Funktionen verfügt, die man als kleines Beratungsunternehmen zur Unterstützung des Geschäfts braucht. Und es erleichtert die Administration.“
Monatliche Zeiterfassung in Excel-Tabellen
Bevor Type2Dialog TimeLog entdeckte, erfassten die Mitarbeiter ihre Zeit in einer Excel-Tabelle – in der Regel ein Mal pro Monat, jeweils am Monatsende.
Die Berater mussten sich nicht nur dazu durchringen, die Aufgabe zu erledigen, sondern es gab auch die Herausforderung, dass sie ihre Arbeit des vergangenen Monats wiederherstellen mussten, wenn die Beträge nicht laufend erfasst wurden.
Deswegen waren die Zeiterfassungen ungenau, was Zweifel an der Qualität der Daten weckte, die als Basis der Kennzahlen für die Projekte dienten.
Waren die Abweichungen bei den Projekten begründet? Oder wurden sie nur nicht richtig erfasst?
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Zeiterfassung in Echtzeit bietet Sicherheit im Umgang mit Daten und Kennzahlen
Seit Type2Dialog anfing, TimeLog zu verwenden, hat sich die Zeiterfassung positiv verändert. Sie ist zuverlässiger und strukturierter geworden.
Jetzt erfassen die Mitarbeiter ihre Zeiten und Auslagen laufend – meist auf dem Handy über die App – und senden ihre Stunden ein Mal pro Woche zur Genehmigung.
"Das hat dazu geführt, dass wir nun genauere Daten zu den einzelnen Projekten vorliegen haben. Sowohl in Bezug auf die Projektfinanzen als auch die Angebote, die wir erstellen. Wir können schnell sehen, ob wir das Ziel erreichen, oder wieso gewisse Projekte vielleicht nicht wie erwartet abgelaufen sind. Und wir können uns sicher sein, weil die Daten in Echtzeit erfasst werden“, erklärt Geschäftsführer Christian Braad.
Gute Umsetzung durch die Mitarbeiter
„Der Einführungsprozess war gut, mit viel Flexibilität in Bezug auf die Planung von Workshops und Auswahl der richtigen Datenstruktur. Unsere Backoffice Managerin fühlt sich sicher im Umgang mit TimeLog. Und wenn sie den TimeLog Support anruft, bekommt sie eine vernünftige Antwort.
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Sichtbarkeit der Abrechnungsrate und des erzielten Stundensatzes
Die Grundlage für den erzielten Stundensatz der Projekte bilden in erster Linie die Abrechnungsrate pro Berater und der Zeitaufwand für die Projekte. Christian Braad nutzt die Daten von TimeLog für die Leitung des Unternehmens.
Das Wichtigste ist die Abrechnungsrate pro Berater. Stimmt die tatsächliche Abrechnungsrate mit der budgetierten überein? Wenn die Abrechnungsrate bei 50 % liegt, die Mitarbeiter aber eine Auslastung von 70 % gemeldet haben, können wir untersuchen, was der Grund für diese Differenz ist. Das ist wichtig, wenn man vom Verkauf von Zeit lebt.
Gleichzeitig nutzt Type2Dialog TimeLog, um die Projektfinanzen im Auge zu behalten und zu sehen, ob der erzielte Stundensatz dem budgetierten entspricht.
Somit wird die finanzielle Situation der unterschiedlichen Projekttypen ersichtlich, an denen gearbeitet wird.
Wenn Sie ein Projekt starten, sollten Sie einen Stundensatz festlegen. Das heißt, wie viel Sie voraussichtlich für jede Stunde, die Sie und Ihre Mitarbeiter in das Projekt investieren, in Rechnung stellen können. In anderen Worten: Wie hoch schätzen Sie die Rentabilität des Projekts ein?
Im Laufe des Projekts und beim Projektabschluss messen die erfahrensten Unternehmen, ob der erzielte Stundensatz der geplanten Zielvorgabe entspricht.
Eine Grundformel zur Berechnung des erzielten Stundensatzes lautet:
Fakturierter Betrag - Projektausgaben
------------------------------------------ = Erzielter Stundensatz
Anzahl erfasste Stunden für ein Projekt
Um die Projektfinanzen während der Projektlaufzeit gewährleisten zu können, lohnt es sich, den erzielten Stundensatz laufend im Auge zu behalten.
Type2Dialog will mehr als nur reine Zeiterfassung
Nach sechs Monaten hat Type2Dialog noch nicht damit begonnen, die bearbeiteten Projekttypen auf Basis der von TimeLog gewonnenen Daten neu zu priorisieren.
Laut Christian Braad ist das Unternehmen gerade mittendrin, eine neue Arbeitsweise mit Projekten einzuüben – und besser darin zu werden, die Projekte in Phasen und Aktivitäten zu unterteilen und die Ressourcen besser zu verteilen.
Hilfreiche Integrationen für Finanz- und Gehaltsabrechnungssysteme
Type2Dialog hat von TimeLogs kostenlosen Integrationen in das Finanzsystem Uniconta und Danløn Gebrauch gemacht.
Von TimeLog aus senden sie die Projektausgaben inkl. Belege direkt an Uniconta. Somit muss die Finanzbuchhaltung sich nicht mehr manuell darum kümmern, sondern muss die Auslagen nur noch prüfen, bevor sie verbucht werden. Auf die gleiche Weise werden die Lohndaten (Stunden, Urlaub etc.) jeden Monat direkt von TimeLog an Danløn übertragen.
Der Grundstein ist gelegt, jetzt wo das Unternehmen mit TimeLog ein zentrales Projektmanagementsystem bekommen hat und sich auf die Zahlen verlassen kann.
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Wer ist Type2Dialog?
Type2Dialogs 15 Berater erbringen Beratungsleistungen im Gesundheits- und Sozialbereich für Gemeinden, Regionen und den privaten Sektor.
Das Unternehmen bietet eine Reihe von Dienstleistungen an. Diese umfassen u. a. Analysen der finanziellen und qualitativen Herausforderungen der Kunden und Beratung zu ihren Verwaltungsmodellen und Zielsetzungen.
Type2Dialog bietet zudem Weiterbildungsmaßnahmen für das Personal sowie eine gründliche Analyse und Entwicklung geeigneter Arbeitsabläufe an.
Um eine gute Zusammenarbeit mit den Kunden zu gewährleisten, sind drei Viertel der Berater bei Type2Dialog selbst Fachleute mit langjähriger Erfahrung, während die übrigen eine Ausbildung als Unternehmensberater absolviert haben.
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