Nytt system för tidsregistrering? 97 saker du behöver veta

Tips för din kravspecifikation

Det kan finnas många tecken på att det är dags att leta efter ett (nytt) tidsregistreringssystem. 

Men vad ska du leta efter?

• Är det viktigt att systemet har en app för tidsuppföljning?
• Vilket är det bästa systemet för tidsuppföljning?
• Vad behöver ditt tidsredovisningssystem göra för fakturering, projekthantering och rapportering?

Jag vill hjälpa dig att ta reda på det! Eller snarare: Jag vill hjälpa dig att ta reda på vad du behöver ta reda på...

Låter detta kryptiskt?

Efter mer än 10 år i tidregistreringsbranschen (okej, det är kanske inte en helt officiell bransch) har jag fått de flesta frågorna - och har svarat på dem - när det gäller:

• Val av tidregistreringssystem
• Smidig fakturering
• Projektstyrning för konsultföretag
• Hantering av löner och utgifter med mera.

Om jag skulle svara på alla dessa frågor just nu så hade det blivit världens längsta blogginlägg.– du vet, den sorten som du bokmärker och sedan glömmer bort.

Så här är istället en topp 97-lista över frågor som du bör tänka på innan du köper ett (nytt) tidsregistreringssystem.

Tidregistrering

1. Vad skulle du vilja förbättra med ditt nuvarande sätt att registrera tid?
2. Vill du registrera all din arbetstid (intern och extern) eller endast projekttid (extern)?
3. Vill du kunna skriva kommentarer på dina tidrapporter?
4. Gör dina anställda många olika saker under dagen eller arbetar de koncentrerat på ett och samma projekt i flera timmar åt gången?
5. Vill du ha en app för tidregistrering?
6. Vill du ha möjlighet till tidsregistrering via Outlook?
7. Hur hanterar du semester, flex och frånvaro idag?
8. Hur kommer du att registrera frånvaro?
9. Kommer du vilja hantera semestrar
10. Behöver du en godkännandeprocess för rapportering av timmar?
11. Vill du stödja löneberäkningar i ditt lönesystem?
12. Kan alla anställda registrera tid för ett projekt idag?
13. Behöver du kunna tilldela åtkomst till specifika projekt i framtiden?
14. Ska tidsredovisningen vara tillgänglig online, t.ex. via en datorapp, en app för iPhone och Android eller via en webbläsare?

Hantering av utlägg

1. Behöver du registrera utlägg eller inköp?
2. Behöver du registrera resekostnader?
3. Behöver du registrera restaurangbesök?
4. Behöver du registrera körningar och göra kilometerräkningar?
5. Behöver du ett godkännandeflöde för anställdas utgifter?
6. Behöver du skilja mellan utlägg på företagskort eller fakturor och privata utlägg från anställda?
7. Registrerar du inköp eller utgifter för dina projekt?
8. Registrerar du resekostnader, dieter eller körning i dag?
9. Måste ni fakturera utgifterna till kunden?
10. Arbetar du med att öka vinsten i förhållande till dina utgifter?

Lönehantering

1. Ska tidrapporter användas för lönehantering?
2. Vilka uppgifter ska ingå i ditt lönesystem - till exempel semester, flextid, frånvaro, resor, kost och/eller privata utgifter?
3. Har du olika arbetsveckor eller ändrade arbetstider?
4. Hur många lönekoder har ni?
5. Vilket lönesystem har ni?
6. Bör din tidsregistrering integreras med ditt lönesystem?
7. Arbetar ni med övertid eller bonusar?

Projektledning och verktyg för projektledning

1. Behöver du tidsregistrering av projekt?
2. Vilket verktyg för projektledning har din projektledare idag?
3. Behöver ni en projektplan?
4. Behöver du kunna använda projektstyrning som en del av din projektledning?
5. Vilka kontrakt använder du i din projekthantering: tidsåtgång, fast pris, klippkort, förskottsbetalningar, andra?
6. Blandar ni olika kontrakt på samma projekt?
7. Har du olika kostnadspriser per anställd?
8. Har ni olika timpriser för anställda?
9. Har ni kundspecifika timpriser?
10. Använder du olika timpriser på samma projekt?
11. För projekt med fast pris - ska du kunna se värdeberäkningen baserad på ett genomsnittligt timpris?
12. För projekt med fast pris - bör du kunna se hur mycket du kunde ha sålt projektet för under den tid det tog?
13. Hur budgeterar du dina projekt idag?
14. Budgeterar ni både i timmar och i värde?
15. Har dina anställda en personlig budget för sitt arbete?
16. Budgeterar ni på uppgiftsnivå eller endast på övergripande projektnivå?
17. Behöver du mallar för avtal?
18. Behöver ni projektmallar?
19. Kan värdet eller timmarna i projektbudgeten och projektkontraktet vara olika?
20. Budgeterar ni era projekt i olika valutor?
21. Hur många uppgiftsnivåer använder du för dina mest komplexa projektplaner?
22. Vill du tilldela specifika resurser till dina projekt eller ska alla kunna se alla projekt?
23. Vill du beräkna pågående arbeten?
24. Är det viktigt att känna till upp- och nedskrivningar på projektfaktureringen?
25. Vill du ha ett Gantt-schema på projektnivå?
26. Arbetar ni med milstolpar i era projekt?
27. Arbetar ni med ETC-principen (estimated time to complete) i er projektledning?
28. Har ni ett start-/slutdatum för era projekt?
29. Har ni internationella kunder och arbetar ni med prislistor eller projektpriser i olika valutor?
30. Budgeterar du dina projekt i olika valutor?

Fakturering

1. Fakturerar du dina kunder per projekt eller på en och samma faktura?
2. Har någon av dina kunder en annan faktureringsadress än besöksadressen?
3. Vill dina kunder ha en detaljerad faktura eller en mycket enkel faktura?
4. Fakturerar ni i olika valutor?
5. Behöver du fler fakturadesigns?
6. Använder du ibland upp- och nedjusteringar på din faktura?
7. Behöver du göra poster icke-fakturerbara?
8. Har ni ett specifikt arbetsflöde för godkännande av fakturor och potentiell fakturering?
9. Skickar du fakturor till den offentliga sektorn?
10. Har du en överblick över planerade betalningar i framtiden?
11. Vad heter ert finansiella system?

Resurshantering

1. Arbetar du med att schemalägga uppgifter utifrån hur upptagna dina anställda är?
2. Vill du tilldela resurser till ett projekt baserat på kompetens?
3. Behöver du kunna flytta timmar eller uppgifter mellan anställda?
4. Ska du kunna se förväntade intäkter baserat på planerade projekt?

Rapportering och analys

1. Vilka nyckelpersoner arbetar du med idag?
2. Vill du kunna beräkna täckningen per projekt, kund och/eller anställd?
3. Skulle du vilja se hur många anställda som används, t.ex. hur många som fakturerar och hur effektiva de är?
4. Vill du se en analys av vad du har använt dina resurser till?
5. Ska du kunna se vilka kunder som har tagit mest tid i anspråk och vilka som har varit mest lönsamma?
6. Ska du redovisa vilka affärsområden som har tagit mest tid i anspråk och vilka som har skapat mest värde?
7. Vill du veta vilka projekt som har tagit mest tid i anspråk och vilka som har varit mest lönsamma?
8. Vilka analyser eller rapporter behöver du?
9. Vill du jämföra resultatet av dina projekt oavsett storlek?
10. Behöver du kunna rapportera på avdelnings- och gruppnivå?
11. Organisation och tidsregistrering för stora företag
12. Vill du dela upp systemet i avdelningar på flera nivåer?
13. Har du internationella anställda eller kontor utomlands och behöver ditt tidsregistreringssystem finnas på olika språk?
14. Använder ni bonusar i er organisation - och i så fall, vilka nyckeltal använder ni för att beräkna bonusen?

Ytterligare överväganden

1. Hur säkerställer du att din leverantör följer GDPR?
2. Har din leverantör deklarationer om att IT- och säkerhetsrutiner är dokumenterade och kvalitetssäkrade? 
3. Behöver du integration mellan tidsregistrering och andra system?
4. Behöver du kunna överföra data till Excel, Word, PDF, XML, .txt eller via ett API?
5. Vill du att försäljningsavdelningen ska kunna hantera sin pipeline i systemet?
6. Vill du kunna segmentera din kunddatabas enligt dina egna kriterier?
7. Stödjer du dina kunder i dag med ett helpdesk-system?
8. Vill du dela information med dina kunder via ett extranät?
9. Behöver du dokumenthantering eller kan du bara länka till kund-/projektmappen på din server?
10. Har din framtida leverantör ISAE-försäkran?

Har du gått igenom hela listan? Du kan gärna dela den med en kollega eller skriva ut den. 

Behöver du personlig vägledning?  

Du kan nå oss på +46 8 50 926 910, så hjälper vi dig vidare.