11 tips för bra möten
OK, det är varken det första eller sista blogginlägget om bra mötesvanor – och faktiskt lite utanför ämnet för denna blogg.
Men möten är något som tar mycket tid i vardagen för den typiska TimeLog-kunden. Och personligen blir jag alltid djupt bekymrad över dålig möteskultur – så här följer mitt inlägg.
Inspirationen till detta blogginlägg är delvis egna erfarenheter, blogginlägg från LifeHacker, 37Signals' bog Getting Real, Kforum och utvecklingsmetoden SCRUM.
En av de roliga sakerna med att arbeta med TimeLog är, att när man inför systemet, kommer många av våra kunder att för första gången sätta upp en självkostnad på sin mötesverksamhet – och detta kan ibland vara lite av en ögonöppnare.
Många (dyra) svenska medarbetare glömmer ofta att ett möte med en 4-6 deltagare som pågår ett par timmar lätt kostar bolaget 5 800 SEK. När man tänker på, att många måste ha godkänt för alla utlägg över 1 100 SEK - så sammankallar nästan alla deltagare glatt massor av deltagare till möten.
Förutom att vara dyra, kan möten också vara dödligt tråkiga och bidra till att medarbetarna förlorar arbetsglädjen.
Missförstå mig inte – möten har avgörande betydelse för företagets sammanhållning . Men, det finns stora optimerings- och kvalitetsfördelar att hämta, om man tänker sig för, och visar lite mer hänsyn. Tänk på hur många timmar du sitter i en möteslokal varje vecka ...
Min erfarenhet är, att den svenska möteskulturen ofta är lite för mycket "missförstådd trivsel" och lite för lite hänsyn.
Möten är viktiga för den sociala miljön i företaget. Men det finns bättre, billigare och framför allt roligare sätt att skapa ett bra team än att hålla ineffektiva möten.
Här är mina förslag på en sund möteskultur:
1. Att stämma av förväntningarna är avgörande
Vilken typ av möte är det? Är det ett beslutsmöte, ett informationsmöte, ett stormöte, ett idéutvecklingsmöte – eller vad? Detta måste vara klart för alla deltagare och gärna anges tydligt på kallelsen.
Om det är ett beslutsmöte måste dagordningen vara klar och tydlig, och mötets ordförande får mycket gärna börja med att räkna upp, vilka beslut som ska fattas. Om mötet handlar om idéutveckling, kan dagordningen gärna vara lös, och det måste finnas utrymme för improvisation och bräckliga idéer.
Där det ofta går åt skogen är, om en mötesdeltagare anser att mötet ska ledas med strama tyglar, och en annan anser, att nu ska vi brainstorma och utmana varandra med udda infallsvinklar. En annan typisk fallgrop är, att en mötesdeltagare vill diskutera mötets typ och syftet med själva mötet – och andra deltagare vill diskutera de konkreta ämnena.
Därför är det ordförandes roll att lägga ut kursen och redan vid kallelsen ange vad det är för typ av möte.
2. Om du har kallat till ett möte – så har du ansvar för mötet
Här följer ett bra recept för hur man irriterar kollegerna så mycket som möjligt: Kalla lite för många till ett möte, kom tio minuter för sent, börja mötet med att böka i ytterligare tio minuter med projektorn eller Internet, gör inte en dagordning, ta med en PowerPoint med 134 bilder, ta inte ansvar för mötet – och gå sedan på toaletten efter halva tiden.
Med andra ord: Om du har kallat till mötet, så är det ditt ansvar att stå för dagordning, mötesledning, roller, teknik och för att mötet uppnår sitt syfte.
3. Mötet börjar före mötet
Som ordförande är det ditt ansvar att skicka ut en dagordning före mötet, samt att se till att tekniken (dator, projektor, förplägnad) är på plats. Vid större möten kan det också vara en bra idé att fördela rollerna i förväg – ordförande, sekreterare, funktionär osv. Men, det är tyvärr sällsynt i små och mellanstora företag att ha en sådan kontroll över möteskulturen.
4. Möten utan agenda är ofta slöseri med tid
Såvida mötet inte är en typ av "inspirations"- eller "idéutvecklingsmöte", är det min uppfattning att möten utan en agenda är oftast ett slöseri med tid. Om mötets ordförande har kallat 5 personer till ett möte, och använder 5 x 1 timme plus transporter till mötet, så är det minsta man kan begära att denne använder fem minuter före mötet att tänka igenom mötets syfte och skicka ut en dagordning.
Ett möte utan en tydlig dagordning kan spreta iväg i alltför många riktningar och slutar lätt med att inget beslut fattas. I synnerhet dagordningen är viktig, om mötet ska leda till beslut eller konkreta åtgärder.
Det bästa är naturligtvis om dagordningen skickas ut i förväg – det näst bästa är om mötets ordförande går igenom dagordningen, i början av mötet.
Ibland fungerar det bra att börja med att sätta upp dagordning tillsammans i början av mötet. Skriv gärna upp punkterna på tavlan, så syftet med mötet blir väldigt tydligt.
Vid vissa tillfällen avgör själva mötestypen dagordningen i förväg. Säljmöten följer t.ex. oftast en bestämd form, utan att det finns en tydlig dagordning. Detta är helt OK, eftersom alla parter vet vad som förväntas av mötet och deltagarna.
5. Kalla rätt mötesdeltagare
Kom ihåg att möten är både inkluderande och exkluderande – och det finns gott om policy och signaler om vem du bjuder och inte bjuder in till möten. Tänk igenom saken och bjud in rätt mötesdeltagare.
Akta dig för möten med för många medarbetare. Kanske är det bara jag som tycker så, men min erfarenhet är att beslutsmöten med mer än en 5–7 deltagare vanligtvis är slöseri med tid.
6. Stående möten är bra
Utvecklingsmodellen SCRUM har ett fantastiskt enkelt möteskoncept: Modellen innehåller flera fasta mötesformer. En av dessa är, att utvecklingsteamet dagligen har ett kort, stående möte på morgonen med en fast dagordning. Det fungerar riktigt bra och är lätt att styra.
Modellen kan med fördel överföras till andra områden där ett team behöver nära samarbete och samordning. Nyckelorden är: Stå upp, morgon, håll det kort (max. 15 minuter), fast funktionär, ingen förplägnad, ingen plats för utvikningar och en fast dagordning.
Teamet får en bra start på dagen, och alla är informerade om vad de andra i teamet arbetar med. Det ger också en gemensam känsla av drivkraft och hur brådskande något är, beroende på var i projektprocessen teamet befinner sig.
Jag tror att ett av skälen till att SCRUM-möten fungerar så bra är att mötets ordförande – Scrum Master – automatiskt får en roll som funktionär för mötet. Uppgifterna är utdelade och den som leder mötet vet exakt vilka diskussioner och ämnen som är relevanta och som inte är relevanta för mötet.
Dessutom är följande punkt också revolutionerande: mötesdeltagarna får inte hämta kaffe eller ”bara” gå på toaletten.. Mötet börjar punktligt och är kort.
(Om du är intresserad av SCRUM, så har företaget Klean skrivit en bra bok om metoden).
7. Skypemöten är bra
Möten online sparar tid och pengar och fungerar riktigt bra. Särskilt om man redan har träffats personligen. Då finns det inte längre några ursäkter: installera Skype eller GoToMeeting i dag, skaffa dig en webbkamera – så kan ni ha betydligt fler möten online. Det sparar tid, pengar och CO2.
Möten online, där man ser mötesdeltagarna, fungerar mycket bättre än konferenssamtal. Skype har nyligen lanserat en Business-lösning, där man kan hålla videomöten med flera platser samtidigt. Smart och billigt.
8. Omväxling är bra
Håll mötet på ett café. Håll mötet gående. Håll mötet på flygplatsen. Spendera lite pengar på att ordna strategidagen på en spännande plats. Att ändra den fysiska ramen, bidrar till att skapa ny energi.
Försök också att skapa variation i företagets gamla goda mötesrum: Hämta en kopp kaffe från kaféet tvärs över gatan, håll mötet stående, gör något nytt.
9. Om du är tveksam, har du för många bilder
Ett annat bra sätt att fördärva ett bra möte, är att ta med sig en PowerPoint med 94 bilder på ett möte som ska pågå i en timma. Då finns det inte tid till diskussioner, och det känns stressande att se ”78 av 94” när det är tio minuter kvar. Behåll bara det viktigaste. Prioritera och välj bort.
10. Avlägsna buller
Möten ska vara fokuserade och handla om det, som finns med på dagordningen. Det är ett oskick att skicka SMS, ha Messenger på, kolla Twitter osv. Det skickar ut signaler om att mötets innehåll är oviktigt. Om du anser detta, bör du dock säga det.
11. Avsluta med en avrundning
Många möten slutar med "Inget beslut". Man kommer inte fram till någon slutsats, man för inte något protokoll eller skickar ut ett mejl med en ”att-göra-lista”. Det är alltid bra att mötets ordförande går igenom besluten och eventuella åtgärdspunkter – och om man dessutom skickar ut ett mejl om detta, kommer inte ett öga att vara torrt.
Moral
Moralen är den, att det finns många vägar till en sund möteskultur – och att denna skiljer sig mellan olika företag. Men det krävs att man aktivt tar ställning till möteskulturen, och att man ständigt samarbetar kring detta. Företagets möteskultur är ledningens ansvar. Jag har en känsla av att det verkligen är lätt att lyckas här - både när det gäller att spara pengar och när det gäller att förbättra arbetsmiljön och öka trivseln.
Och även om det är ledningens ansvar, så finns det många medarbetare, som inte tar hänsyn till sina kolleger i samband med möten. Så visa respekt – och bidra till att skapa bättre möten och därmed en bättre arbetsdag för alla.
