Skip to content
Utveckla ditt företag

5 tips för att förhindra att IT-systemet bromsar din internationalisering

Internationalisering och komplexa IT-system går inte alltid hand i hand. Få råd från TimeLogs VD om vad du bör tänka på när du expanderar utomlands.

23. feb 2022 | 7 läsningstid
Per Henrik Nielsen
Per Henrik Nielsen, alias Pelle, är CEO i TimeLog. Med mer än 20 års internationell erfarenhet, bl.a. som VP och Head of Consulting hos Ericsson, är Pelle en garant för att TimeLog tar sin egen medicin och konstant jobbar med att boosta sin egen mognad.

Trots vår lilla storlek kan det svenska näringslivet skryta med att vi har många väletablerade och framgångsrika företag på världskartan.

Vissa företag har byggt sin framgång på hemmamarknaden, andra är ’born globals’.

Det kan finnas många skäl till att expandera utomlands: stordriftsfördelar, konkurrensfördelar, kunnande och arbetskraft.

Enligt en undersökning gjord av Tillväxtverket är 29 % av de svenska företagen internationella, och ytterligare 20 % ser internationalisering som en möjlighet på sikt.

Men internationalisering är svårt och riskabelt. Jag talar inte bara om erfarenhet från mina 12 år som VD på Ericsson. 

Du har kanske exempelvis hört hur illa det gick för Walmart när de försökte etablera sig i Sydkorea?

En av anledningarna till att Walmart inte fick fotfäste i Sydkorea är att de misslyckades med att implementera sitt IT-system i landet – trots att deras IT-system är en av deras största konkurrensfördelar.

Konsekvenserna? En förlust på cirka 10 miljoner dollar bara 2005.

Här är mina fem bästa tips på hur du undviker att hamna i samma fälla som Walmart.

Tips 1: Vad har du för behov av rapportering i ett IT-system? 

Om dina juridiska personer behöver arbeta nära tillsammans över nationella gränser bör du överväga hur du enklast får relevant och korrekt rapportering om dina KPI:er.

Vad är definitionen av juridisk person?

Juridiska personer är bolag, föreningar, stiftelser, myndigheter och andra organisationer, som kan förvärva rättigheter och ha skyldigheter, precis som fysiska personer. Enskilda firmor och enskilda näringsidkare är inte juridiska personer eftersom ägaren och firman är samma person.

I Sverige är organisationsnummer en identitetsbeteckning för juridiska personer på motsvarande sätt som personnummer är en identitetsbeteckning för fysiska personer.

 

Kanske har du ett krav på att all data ska kunna spåras i Excel? Eller att du har möjlighet att konsolidera din rapportering i ett BI-verktyg?

Det kan också vara så att dina landschefer har olika behov för vilka KPI:er de ska kunna se. Till exempel behöver vissa landschefer kunna utarbeta rapporter om sin egen juridiska persons prestationer.

Dessutom kan det finnas andra landschefer som vill se belastningen på sina anställda men inte vill ha denna data tillgänglig för de andra landscheferna.

Ta dig därför tid att hitta ett system som stödjer dina rapporteringsbehov, utan att systemet blir för komplext för de anställda som ska arbeta i systemet.

Med TimeLog kan du ta ut rapporter där alla juridiska personers prestationer är samlade. I rapporterna kan du även filtrera på den enskilda juridiska personen, så att prestanda endast visas för den valda enheten. 


Få en överblick över vilka resurser ni har lånat ut till varandra med TimeLogs rapporter

Det ska vara enkelt för dig att hålla reda på om dina juridiska personer får betalt för att låna ut resurser till varandra. Med TimeLogs rapport Intercompany analys får du en överblick över vilka resurser som lånats ut till andra juridiska personer.

TimeLog rapport

Den översta raden visar att TimeLog Mexico och TimeLog Sverige kan fakturera TimeLog Danmark för 12 respektive 22 timmars arbete som de har levererat till TimeLog Danmarks projekt.

 

Tips 2: Gör dina anställdas arbete så enkelt som möjligt  

När du tittar på IT-system bör du tänka på att det ska vara så enkelt som möjligt för dina anställda att:

  • registrera tid
     
  • lägga upp projekt
     
  • få en överblick över vilka som är involverade i projektet och hur många timmar de har arbetat med ett projekt

Det gör du bäst genom att se till att de arbetar i ett gemensamt system, oavsett om de är knutna till en juridisk person i Sverige, Sydafrika eller Mexiko.

Internationalisering og IT-systemer


Tips 3: Gör det enkelt för projektledaren att sätta ihop drömteamet för projektet

När du arbetar i ett gemensamt system, där all din data är centraliserad, är det också enklare för dina projektledare att förse teamet med rätt kompetens för ditt gemensamma projekt över nationsgränserna – givetvis förutsatt att resurserna finns tillgängliga.

Dina projektledare behöver bara skapa projektet en gång och alltid ha överblick över alla dina resurser: vilka finns tillgängliga och vilka är upptagna?

Därmed kan projektledare alltid se vilka resurser de kan allokera till sina projekt.

  

Tips 4: Skarp gräns mellan ekonomiavdelningen och resten av företaget  

I många företag är affärssystemet eller ekonomisystemet ett nyckelverktyg som många olika medarbetare har tillgång till.

Fundera på om det är lämpligt för dig. Det kan snabbt gå snett om dina projektledare behöver fakturera kunder i ekonomisystemet. Det är en arbetsuppgift och ett system som (kanske) ligger långt ifrån dem, och det kan skapa oro på ekonomiavdelningen när projektledare går in i systemet.

Det finns också en ekonomisk fördel i att endast ett fåtal av dina anställda har licens för ekonomisystemet.

  

Tips 5: Du behöver inte investera i ett avancerat affärssystem

Många företag fruktar att internationalisering och komplexa IT-system går hand i hand. Men i många fall är det inte nödvändigt att investera i ett avancerat affärssystem.

Det finns många andra system som stödjer din internationalisering på samma villkor som affärssystem. Samtidigt som de faktiskt är billigare, snabbare att implementera och lättare att lära sig att använda för dina anställda.

Så expanderar du utomlands med TimeLog PSA

PSA-system är ett bra alternativ till affärssystemet. De erbjuder en enklare installation av dina juridiska personer jämfört med affärssystem. Men det betyder inte att du kommer att tappa den komplexitet som du behöver i ett IT-system.

Vad är PSA-programvara?

PSA står för professional services automation. PSA är en molnbaserad plattform som kopplar samman de interna arbetsprocesser som går tvärs över hela företaget.

Plattformen har funktioner som tidsregistrering, projektledning, resurshantering, fakturering och rapportering och är vanligtvis integrerad med ett löne- eller CRM-system.

PSA-mjukvara används flitigt i branscher som livnär sig på att fakturera sin tid, som t.ex IT-konsulter, reklambyråer, revisorer, arkitekter och rådgivande ingenjörer. Den här typen av företag kallas professional services organisations (PSOs).

Läs mer om TimeLogs PSA-plattform

 

Ofta är PSA-system också mer flexibla än affärssystem eftersom de:

  • Tillåter varje juridisk person att använda de löne- och ekonomisystem som är anpassade till respektive lands regler genom integrationer

  • Stöder att det finns vattentäta skott i din verksamhet genom att ge dig kontroll över vilka anställda som ska ha tillgång till vilken data

Det finns många olika PSA-system på marknaden, till exempel TimeLog PSA som är ett ´best of breed´-system. Med dessa råd är jag säker på att du kommer att hitta rätt IT-system för din internationalisering.

Tjuvkika på vårt utvecklingsarbete och vår release-plan: TimeLog för företag med flera juridiska personer