Teknik och programvara

9 tips för en framgångsrik implementering av tidrapportering

Vi på TimeLog har i mer än 18 år implementerat tidrapportering för både små och stora företag. Arbetar du på ett företag som inte tidigare har rapporterat tidsåtgång, så får du nio användbara tips för att genomföra en säker och hållbar implementering. (Uppdaterad artikel)

18. dec 2019 | 4 min läsningstid
Sascha Skydsgaard
”Hellre actionfilm än kärlek” är ett av Sascha Skydsgaards motton. Det kännetecknar även hennes mer än 12-åriga tour de force i TimeLog. Som TimeLogs CSO jobbar hon oförtröttligt för att organisationen konstant ska bli ännu bättre på sina interna processer. De erfarenheterna älskar hon att dela med dig i artiklar, webbinarier och föredrag.

Du har äntligen investerat i ett digitalt tidrapporteringssystem och ser nu fram emot att fakturera mer tid eller få en bättre inblick i hur verksamheten faktiskt presterar.

Däremot uteblir fördelarna om timmarna rapporteras in lite sporadiskt eller om medarbetarna inte förstår syftet med tidrapportering.

Det är därför viktigt att du och dina medarbetare kommer igång med implementeringen för att kunna dra största nytta av systemet.

Fördelarna blir självklara om tidrapporteringssystemet implementeras på bästa möjliga sätt i vardagen för dina medarbetare.

Här får du nio specifika tips som hjälper dig att implementera ett nytt tidrapporteringsverktyg.

1. Registrera både intern och extern tid

Om ni rapporterar både intern och extern tid får ni viktig information om fördelningen mellan intern och extern timförbrukning – samt möjligheten att analysera vad den interna tiden används till.

Om man endast rapporterar extern eller fakturerbar tid blir det svårare för medarbetarna att veta om de har rapporterat tiden korrekt, samt att det blir svårare att kontrollera om alla har rapporterat in sin tid.

Därför bör all timförbrukning rapporteras kontinuerligt, oavsett fördelning.

Click here to see our sample offer!

2. Kom ihåg att människor är olika

För vissa medarbetare är rapporteringen helt naturlig, eftersom de vill veta vad de spenderar tiden på. För andra medarbetare så finns det inget värre.

Människor är olika och därför bör medarbetarna motiveras på olika sätt.

Vår erfarenhet är att det är bäst att vara transparent om syftet att rapportera in sin tid. Budskapet bör kommuniceras öppet flera gånger om.

Därför måste du vara väldigt tydlig kring syftet för tidrapporteringen:

  • Ska tidrapportering säkerställa att alla timmar faktureras?
  • Ska det bli mer noggrann uppföljning vid fast pris?
  • Ska ni förbättra resursfördelningen för uppgifter, uppdrag, projekt och kunder? 

Vad det än är, ska syftet – eller syftena – kommuniceras tydligt, så att alla i företaget förstår fördelarna med tidrapporteringen.

Var sedan uppmärksam på ifall några medarbetare har svårt att engagera sig och försök ta reda på sättet som skulle motivera dessa medarbetare.

3. Inför fasta processer

Tidrapportering är en process som bör införas och följas upp såsom alla andra affärsprocesser.

Det är därför gynnsamt att ha fasta regler för rapporteringen. Exempelvis kan det vara en bra idé att veckorapporten stängs varje måndag kl. 11 eller att all tid ska rapporteras innan man avslutar sin arbetsdag.

Click here to see our sample offer!

Man bör dock vara försiktig med att införa regler som kan upplevas som alltför strikta. Sätt därför hellre regler som du tror att dina kollegor kan anamma och vill hålla fast vid.

4. Få med synpunkter och kommentarer

Inför en process där medarbetarna – utöver att rapportera sin tid – också skriver en liten kommentar till den uppgift de tidrapporterar för.

Om projekten överskrider “deadlines” kan kommentarerna vid kundtvister vara det som avgör skillnaden för om företaget kan fakturera arbetet eller inte.

Därutöver är det en ovärderlig samling uppgifter i förhållande till att förstå hur tiden i projektet faktiskt används. 

5. Visa syftet med uppgifterna

Om du arbetar i ett projekt och rapporterar tid för projektet samt skriver bra kommentarer – men inte har tillgång till de delar av systemet där man skapar fakturor eller tar fram projektrapporter, kan det vara svårt att se fördelarna med tidrapportering.

Det kan därför vara givande att ledningen visar hur uppgifterna används.

Ett exempel kan vara att visa hur fakturor utfärdas med kommentarer på fakturaraderna eller hur projektledaren har fått bättre verktyg för rapportering via projektrapporter.

Det är naturligt att ta upp detta vid gemensamma möten i organisationen så att man kan se utvecklingen svart på vitt.

6. Kommunicera resultaten

Det är inte ovanligt att en verksamhet som börjar tidrapportera efter en kort tid upptäcker att faktureringsgraden stiger.

Det är inte heller ovanligt att omsättningen går upp på t.ex. supportfunktionen eller att det blir tydligt vilka kunder verksamheten förlorar pengar på.

Se till att dela sådana positiva resultat – de bidrar till att höja motivationen för tidrapporteringen och därmed även skapa en bättre förståelse för hela projektet.

Click here to see our sample offer!

7. Allokera ansvaret

Se till att ansvaret för att rapportera tid är tydligt allokerat till rätt person.

Vem kontrollerar att alla veckorapporter är färdiga och stängda varje måndag och vem kontrollerar att faktureringsunderlaget är klart till den första i varje månad?

Se till att utse en ansvarig – och att denne är motiverad. Därför måste syftena vara mycket tydliga inom hela organisationen.

8. Gör det smidigt för dina medarbetare

Precisionen i rapporteringen bör inte vara mer noggrann än den dokumentation ni ska ge kunderna eller i er rapportering på projekt- eller företagsnivå.

Vissa projektledare anser att ju mer exakt man mäter data, desto bättre blir resultatet. Det betyder i många fall att det skapas flera konton eller aktiviteter som medarbetarna ska rapportera tiden för.

Men om man ska rapportera tid på många olika ställen blir det ofta svårare att hålla ordning på hur och när man har rapporterat tiden just den dagen, veckan eller månaden. Detta bidrar sällan till en bättre överblick för medarbetarna.

En annan vanlig erfarenhet är att projektledaren vill spara tid genom att skapa en standardmall per kund eller projekt som innehåller en rad faser eller saker, där medarbetarna kan rapportera tid för.

Det kan vara smart för projektledaren eftersom det går snabbt att lägga upp projektet men är desto mer utmanande för medarbetarna eftersom de ska spendera tid på att rota runt i många olika faser – varav mycket kan vara irrelevant.

Så tänk igenom hur du kan göra det så enkelt som möjligt att rapportera tiden.

9. Lägg extra fokus på support och justeringar

Särskilt support och justeringar efter projektets avslutning ska registreras exakt. Här kan det finnas mycket fakturerbar tid som ni inte får fakturerat idag.

Se därför till att lägga extra fokus på att medarbetarna skriver kommentarer på alla tidrapporteringar som ligger i gråzonen för det som finns med, eller som inte finns med i det ursprungliga kontraktet med kunden.

Sätt igång din implementering redan nu!

Det är många saker du kan göra själv för att komma igång med ett nytt tidrapporteringssystem.

Om du behöver mer hjälp, har vi kompetenta och erfarna implementationskonsulter som är redo att hjälpa dig och ditt företag för en lyckad implementering av TimeLog.

Börja gärna en dialog med oss redan idag, så att vi kan förstå era behov bättre. Kontakta oss på telefon 08–50 926 910 eller via mejl på info@timelog.se