Använd hjärnan rätt
Trine Kolding berättar om hjärnans många olika användningsområden och hur man kan använda sin hjärnkapacitet smartare.
Hjärnan kan många olika, och helt otroliga saker, men att använda den som lagringsutrymme för alla saker som vi ska komma ihåg är både onödigt och ineffektivt.
Det finns nämligen en gräns för hur mycket vi kan komma ihåg här och nu. Närminnet lagrar det som sker här och nu och denna del av minnet har en begränsning på ca.5-9 enheter eller detaljer.Men hjärnan har även en tidsmässig begränsning på så sätt att om vi inte fasthåller vår uppmärksamhet på det vi håller på med, så kommer det försvinna ur närminnet ganska fort.
Lär dig att fokusera på en sak åt gången
Under en normal arbetsdag kommer du ofta bli ”bombad” med information och det kommer ställas krav på din anpassningsförmåga. Om man ska kunna att ”hänga med” och behålla fokus, och få ut mesta möjliga av alla arbetssituationer, bör all onödig information nedprioriteras och du bör endast fokusera på en sak åt gången.
Lite förenklat kan man säga att det är slöseri med bra minnes- och hjärnkapacitet att använda hjärnan som lager för alla saker och uppgifter som du ska komma ihåg. Använd i stället din kapacitet till att kvalitetssäkra och utföra uppgiften på ett optimalt sätt.
Se till att ha några få, bra uppsamlingsverktyg, så att du kan samla ihop och hålla koll på dina projekt, uppgifter och information.
Här är sex praktiska tips till bra vanor:
1. Städa
2. Definiera och minimera antalet uppsamlingsverktyg (alltså de kanaler där du tar emot information eller där du antecknar saker)
3. Anteckna i stället för att spara i huvudet
4. Inför rutiner (ha relevanta system till att hantera all information, alla projekt och alla uppgifter).Saker som kräver aktiv handling ska skrivas i en kalender eller i uppgiftslista, så att du verkligen får dem gjorda
5. Töm uppsamlingsplatserna regelbundet
6. Inaktivera aviseringar och signaler om nya meddelanden etc.Det finns ingen anledning att låta sig störas av allt för många avbrott.Ta bort dem som du själv kan kontrollera
Om du vill använda verktyg för att få överblick över dina informationskanaler följer några praktiska förslag här:
- Dropbox till att spara och dela dokument
- TimeLog till att samla in tidrapporteringar och hålla koll på projektens ekonomi
- Microsoft teams (Slack) till att kommunicera med dina kollegor på ett enkelt sätt
- OneNote till alla dina anteckningar och till att dela anteckningsmappar med kollegor
- E-mail Handyman- ta kontroll över din inbox, och töm den varje dag
- To do list-appen till att hålla koll på uppgifter som väntar
