Automatisera konsultföretagets processer med en PSA-plattform
Det finns många fördelar med att automatisera ditt konsultföretags ekonomiska processer, men det är viktigt att välja en plattform som passar ditt företags behov. Testa vår checklista och lär dig de viktigaste sakerna.
Varför automatisering?
Automatisering ändrar det sätt som vi driver vår verksamhet på. Genom att förenkla eller eliminera upprepade manuella aktiviteter och arbetsprocesser ger denna teknik företag inom alla branscher möjlighet att agera snabbare, smartare och effektivare.
Automatisering är en nyckelfaktor när man ska optimera processer i organisationen på tvärs av olika arbetsområden och avdelningar – och det gäller även för ekonomiavdelningen.
Faktiskt så är automatisering av din ekonomi ett av de avgörande sätt som du kan optimera och skapa tillväxt i din verksamhet på.
Finansexperter är överens om att den ekonomiansvarigas roll förändras med automatiseringsprogram från att framför allt ha fokus på bokföring till att vara en viktig del i företagets beslutsprocess och strategi.
Från magkänsla till datadrivna beslut
Nuförtiden finns det uppsjö av data som ska samlas in och analyseras för att du ska få den värdefulla inblick som behövs för att skapa (och säkerställa) konkurrensfördelar och stärka tillväxten i ditt företag.
Att automatisera företagets ekonomi innebär att du kan fatta strategiska beslut baserade på data istället för på magkänsla.
Vad betyder automatisering för CFO:n?
Företag i rådgivnings- och konsultbranschen har mycket att vinna på att automatisera ekonomin eftersom de verkar i en komplex miljö där många medarbetare och underleverantörer jobbar på många olika projekt för olika kunder.
Flera olika avtalstyper – eller olika faktureringsmetoder för separata faser av projekten – ökar utmaningen att hålla koll på projektekonomin.
PSA-program (Professional Services Automation) förbättrar viktiga delar av projekthanteringen, t.ex.:
- Tid- och utgiftsrapportering
- Planering
- Rapportering
- Prognostiseringoch budgetering
- Fakturering
... under hela projektets gång.
Automatisering av de ekonomiska processerna skapar ordning i rådgivnings- och konsultföretagens projekt.
Medarbetarna registrerar sin fakturerbara tid som jämförs med den planerade budgeten och tas med i faktureringen. Därför blir det enkelt att registrera och fakturera allt arbete i realtid, t.ex. även utkontrakterade uppdrag eller reseutgifter.
Istället för att lägga dyrbar tid på att anpassa månadsrapporter kan CFO:n enkelt generera dem på nolltid – och det varje gång.
CFO:n får kontinuerligt tillgång till samtliga ekonomiska data i projekten utan att behöva skicka mejl fram och tillbaka och be projektledaren om svar. Automatiserad projektfakturering kombinerat med tidrapportering undanröjer fel i samband med manuella inmatningar och uppgifter i kalkylark.
CFO:n kan reagera på möjligheter och risker innan det är för sent
Faktureringen av kunderna blir punktlig och exakt, vilket påverkar kassaflödet på ditt företag positivt. Med en total överblick över ekonomin kan CFO:n reagera på möjligheter och risker innan det är för sent.
Istället för att lägga dyrbar tid på att anpassa månadsrapporter kan CFO:n enkelt generera dem på nolltid – och det varje gång. Då kan man fokusera på det allra viktigaste: Att använda rapporterna för att fatta välinformerade beslut och lägga upp ekonomiska strategier som kan höja företaget till nästa nivå.
Vilket PSA-program är bäst för ditt företag?
Huruvida du får framgång med att automatisera dina ekonomiska processer eller ej avgörs av om du väljer rätt automatiseringsplattform enligt ditt företags behov.
Medan PSA-program uppfyller de mer specifika behov som t.ex. projektbaserade företag har kan det vara en utmaning att hitta ett verktyg som omfattar hela spektret av dina affärsaktiviteter.
Glöm inte dina kolleger
Den viktigaste riktlinjen när du ska välja PSA-program är att hitta sådana som är tillräckligt sofistikerade för att uppfylla dina behov och som samtidigt är enkla att använda.
Det ska vara användarvänligt och smidigt för både dig, dina medarbetare och dina projektledare att använda plattformen.
PSA-program är ett allsidigt ledningsverktyg som samlar alla nyckelaktiviteter på projektet under ett tak. Därför är projektledare och kolleger lika viktiga i detta sammanhang.
Checklista när du ska välja det bästa PSA-programmet för ditt företag
För att undvika potentiella merkostnader kommer det här några frågor som du bör ställa dig själv innan du investerar i ett verktyg:
- Kan plattformen hantera alla de avtalstyper du använder dig av för att fakturera dina kunder?
- Hur flexibelt är det när det gälleratt fakturera samma kund på olika sätt?
- Kan duhantera komplexiteten med arbetstid, summan av utgifter, reseutgifter, underleverantörer och kanske till och med att fakturera en enskild aktivitet på ett projektseparat?
- Hjälper systemet dig att hålla koll på dina skyldigheter gentemot kunden och den interna ledningsrapporteringen?
- Kan du enkelt integrera till andra system?
- Hur ser du ditt företags verksamhet ut i framtiden och kan plattformen anpassas till den situationen?
- Hur anpassas plattformen till allmänna förändringar inom näringslivet?
Ett exempel: närhemarbetsplatser blev vanligt visade det sig att molnbaserade system som alltid går att komma åt, oavsett var man är, var ett bättre val än program som installeras lokalt på datorn.
Automatisering ska minska arbetsbördan
Syftet med automatisering är att minska arbetsbördan och få bort manuella uppgifter från samtliga avdelningar. På så sätt kan alla i ditt team fokusera på själva projektet och skapa värde åt kunderna.
Få koll på dina avtal och öka omsättningen på ditt konsultföretag
TimeLogs automatiserade projektfakturering är en plattform för ekonomisk projekthantering som ger överblick över projektets utveckling och dina ekonomiska resultat. Vill du förbättra din ekonomiska projekthantering?
