Blir du ofta avbruten när du jobbar?

Ofta återkommer vi inte ens till den uppgiften vi var igång med eftersom vi återigen blir avbrutna av något helt tredje! Det finns gott om incitament för att granska avbrotten närmare och försöka förebygga dem.

Många avbrott ligger i gråzonen

Avbrott är en av de svåraste tidstjuvarna att utrota. För när är avbrotten en del av jobbets förutsättningar och när är de bara små tidstjuvar?

Exempel 1:

Kunden, som ringer för att beställa en vara, är enkel att avgöra. Självklart är det en del av ditt jobb att besvara kundsamtal.

Exempel 2:

En kollega frågar om du har några minuter till att bolla ett konkret ärende med honom. Det är väl också en del av ditt jobb?

Exempel 3:

Kollegan stannar till för att berätta om sin fantastiska weekend. Jo, det ska också finnas utrymme till det sociala, men när går det över gränsen?

Exempel 4:

Kollegan, som för femte gången ringer eller skriver för att få hjälp med en uppgift, som du redan har förklarat för hen fyra gånger tidigare. Uppgifter söker sig till ställen där de blir lösta! Givetvis ska vi vara hjälpsamma, men finns det inga gränser för din servicenivå?

Jag skulle kunna fylla en hel bok med exempel på avbrott. En del är solklara tidstjuvar medan många andra befinner sig en gråzon, och det är dem som vi ska se närmare på. När är det okej att tacka nej till att bli avbruten, eller säga; ”Jag svarar dig när jag är klar med det jag är igång med just nu.”?

En gemensam insats för att minska avbrotten

At minska antalet störningsmoment under arbetsdagen kräver en gemensam insats. En del företag har en accepterande kultur när det gäller avbrott, och både medarbetare och chefer avbryter varandra av minsta anledning. Där är det nödvändigt att gemensamt se på vad man kan åtgärda. Är det ok att ställa frågor rakt ut i kontorslandskapet, eller ska man gå fram till den person som frågan är riktad till? Ska man säga godmorgon till alla när man kommer till kontoret, eller räcker det att hälsa på skrivbordsgrannen? Finns det lokaler för mindre, informella möten som hålls under dagen? Och så vidare...

Et bra ställe att börja – med dig själv

Det är som regel lättast att börja med sig själv. Är du själv din värsta fiende: Har du fortfarande en pop-up eller en ikon som visar att du har olästa meddelanden? Det är förvånansvärt många som inte har inaktiverat denna funktion, bara för att de inte vet hur. Om du är en av dem, så kan du nu själv välja om du ska störa IT-avdelningen med denna fråga eller om du vill leta reda på svaret själv.

Är du ’en uppgiftssurfare’? Hoppar du mellan ärenden och uppgifter och har svårt att fokusera på en sak åt gången? Det kan mycket väl vara effekten av en lång period med frekventa avbrott. Vi tappar helt enkelt vanan att jobba koncentrerat. Träna på att börja med en sak åt gången och håll sedan fast i denna så länge som möjligt. 
Är du en stökfia? Högar och massor av post-its på skrivbordet skapar visuella störningsmoment som stjäl fokus från det vi håller på med.

Stjäler du tid från andra? Kanske hör du till den sortens människor som är rädda för att spricka om du inte direkt får uttrycka dina tankar, idéer eller andra påhitt. Allt behöver inte delas direkt! Träna på att sampla ihop: Ha för vana att ha ett anteckningsblock i närheten och skriv ner dina fantastiska tankar. När du sedan har ett visst antal, så kan du ringa eller skriva till personen som du vill dela dina tankar med.

Det finns gott om ställen att börja om du vill ha färre avbrott i din vardag.