Digitalisering av arbetsrutiner för SME:er: Kom igång

Små och medelstora bolag (SME:er) hänger inte med.

70 % av företagen anser att de behöver göra något nu men bara 17 % vet var de ska göra, enligt Sverige Digitaliserar.

Om man frågar experter, entusiaster och evangelister är det bara att kasta sig över digitaliseringen – och det nästan oavsett om man har ett 10-, 30,- eller 200-mansföretag.

För ditt företag har en jättestor (digital) potential som bara väntar på att uppfyllas.

Men du tvekar – hur mycket måste ni digitalisera för att få resultat?

Ni har redan webbplats, CRM, mejl och en massa andra IT-system. Vad är det mer ni måste digitalisera för att ligga först?

Och kanske har du rätt. För när det gäller digitalisering krävs förarbete, strategi och inte minst tid innan du upplever effekt.

På TimeLog hjälper vi företag att implementera affärssystem för bl.a. tidregistrering och fakturering. Eftersom vi har mer än 18 års erfarenhet vet vi hur du bäst kommer igång med digitalisering av arbetsrutiner samt vilka fördelar och nackdelar du kan uppleva. I den här artikeln delar vi med oss om vad du ska fundera på och vad du ska göra för att lyckas.

#1 – Digitalisering börjar med ditt mindset

Digitalisering av arbetsrutiner handlar INTE (som man ofta hör) om att ”elektrifiera” befintliga arbetsprocesser.

För sanningen är att befintliga processer på de flesta företag bygger på (halvdåliga) vanor som utvecklats under många år.

De fungerar men bara för att de hanteras av människor. Och människor är flexibla. Men IT-system är inte så flexibla. Därför kan vi inte översätta analoga processer till digitala lösningar rakt av.

Nya IT-system innebär en möjlighet att optimera dina processer

Istället för att tänka på digitalisering som ett sätt att bevara befintliga processer så ska du se ett kommande IT-inköp som en möjlighet att optimera företagets arbetsprocesser.

Det tar kanske lite längre tid men det är en investering som lönar sig tio gånger om.

Så långt så gott. ”Men vad är då första steget när vi ska optimera arbetsrutinerna i ett SMF?” undrar du.

Om du vill optimera dina arbetsprocesser är första steget att kartlägga dina arbetsprocesser.

Involvera gärna alla medarbetare så att du får en grundlig inblick i de processer och aktiviteter som förekommer i ett typiskt projekt på ditt företag.

Se till att du beskriver följande:

• Företagets befintliga arbetsprocesser
  
  
• Var någonstans det finns risk för fel i dagsläget
  
  
• Vilka processer du skulle vilja ha
  
  
• Vilka aktiviteter som är kopplade till företagets projekt

För även om företagets projekt skiljer sig åt kan arbetsprocesser och de specifika aktiviteter – som t.ex. analys, research, projektledning och grafisk design – som hör ihop med ett projekt mycket väl sammanfattas och grupperas.

#2 – Låt inte din utgångspunkt begränsa dig

Större IT-projekt eller inköp börjar ofta med att vi upptäcker att vi har ett problem. För TimeLogs kunder kan det vara en insikt om att:

• det tar för lång tid att anteckna – och samla in – tidregistreringar på t.ex. post-it-lappar eller i Excel
• vi inte har koll på vilka kunder vi tjänar mest (eller minst) på
• vi inte fakturerar all tid
• ... fortsätt listan själv

Och det är bra utgångspunkter. Men för större IT-projekt ska du se till att du har satt av tillräckligt mycket tid för att kunna gå från problem till potential; från taktik till strategi.

För det är målet som är avgörande när det gäller implementering av IT-system och digitalisering av arbetsrutiner.

Med ett IT-system får du fördelen av automatisering men avstår också från flexibiliteten (det var det med människor >< maskiner du läste om tidigare).

I det allra flesta fall innebär det att du måste veta vad du vill veta (eller uppnå) för att systemet ska kunna konfigureras korrekt.

Om vi tar TimeLog som exempel är kärnan i systemet de enskilda tidregistreringarna och utgifterna. De samlas i projekt. Till varje tidregistrering knyts en medarbetare och en aktivitet i ett projekt. Projekt är grunden för fakturering, resurs- och projekthantering samt rapporter och analys.

Det innebär att de data du samlar in och de svar eller data du därefter kan göra utdrag av ur systemet genereras mot bakgrund av hur systemet är konfigurerat.

Så när du vill veta ifall ditt företag:

• tjänar det det ska
• jobbar med rätt affärsområden
• har rätt prissättning

så krävs det alltså att målet för användning av systemet till en viss gräns har definierats innan det kan konfigureras.

#3 – Start simple – Grow big

Det är enkelt att ryckas med av digitaliseringsstämningen. Framgångssagor om företags användning av big data, small data och digital transformation kan ibland ge sken av att ALLT måste digitaliseras och att ju fler data du samlar in desto bättre.

Men en framgångsrik IT-implementering är oftast begränsad i början. Och så är den 100 % beroende av att medarbetarna är med på galoppen.

Köpt och presenterad är bara halvt i mål

Det innebär att när systemet har köpts in och presenterats är du bara halvvägs i mål. Nu ska medarbetarna komma ombord, bryta gamla vanor och vänja sig vid nya arbetsprocesser.

Om vi återigen tar tidregistrering som exempel skulle en tidslinje för ett introförlopp kunna se ut så här:

• Börja med några enkla ramar för tidregistreringen – t.ex. avdelningens fem huvudaktiviteter, två större projekt eller dylikt så att ni börjar få in data i systemet
• Efter 1–2 veckor: Utvärdera vilka data du får in – och vad du kan använda dem till. Därefter om du bör utöka omfånget eller om ni som företag behöver mer inlärningstid
• Efter 1–2 månader: Utvärdera vad som har gått bra i processen och var någonstans du kan optimera. Däribland:
  • Har projekten konfigurerats så att de ger mening för medarbetarna?
  • Passar de ekonomiska modeller du har ställt upp till det sätt du jobbar på?

Så är digitalisering det rätta för ditt företag?

Det korta svaret är: Ja, när du vet vad du gör och du har tänkt igenom processer, mål och organisation.

Digitalisering bör inte vara ett mål i sig självt och om du inte har gjort ditt förarbete och bland annat kartlagt och optimerat era arbetsrutiner, kommer du i många fall att uppleva digitaliserade arbetsrutiner som en hämsko – istället för en fördel – och ditt utbyte kommer att bli begränsat.

Vill ni skapa ett säkert fundament för ert nästa IT-inköp?