Du känner säkert till ERP-system – men har du hört talas om PSA-system?

Du känner till ERP...

Enterprise resource planning (ERP) är numera ett välkänt begrepp inom projektledning. Även om definitionen avviker lite beroende på källan så står det allmänt sett för generell styrning av viktiga affärsprocesser med hjälp av programvara och teknik.

Det innehåller normalt produktplanering, utveckling, tillverkning, försäljning och marknadsföring i en enda plattform.

En stor utmaning med ERP – i synnerhet för konsult- och rådgivningsföretag (och andra företag som lever av att sälja kunskaper och expertis) – är emellertid att ERP vanligtvis är väldigt fokuserat på produkter och kan vara mycket generiskt.

Därför blir det för många av den här typen företag helt enkelt för brett för att uppfylla deras behov när det gäller att leverera fakturerbart arbete på projekt.

Det är anledningen till att PSA-systemet i allt högre utsträckning etablerar sig i projektorienterade företag.

... men har du hört talas om PSA-system? 

Funktionerna i PSA-system (professional services automation) är framtagna för att stärka projektledning genom ett helt projektförlopp – från underskriften på det första kontraktet och hela vägen till fakturering av dina tjänster till kunden.

En professional services automation-lösning kombinerar

• projektledning
• tid- och utgiftsregistrering
• resursplanering
• fakturering
• rapportering

Det strömlinjeformar och förbättrar alla projektets kärnprocesser och tar med alla viktiga faktorer i ekvationen – inklusive sådana som är svåra att mäta.

Det gör PSA idealiskt för att stödja de arbetsrutiner som förekommer i en professional services-organisation – istället för att man försöker anpassa ett tungt ERP för att möta företagets behov.

Eller uttryckt på ett annat sätt:

Fördelar med PSA-system

1) Enklare samarbete och ökad transparens

• Med PSA-systemet kan ni kontrollera och optimera projektets arbetsrutiner och processer under hela projektförloppet. Alla avdelningar får tillgång till alla viktiga uppgifter om projektplanen och utvecklingen i realtid. Projektdeltagarna får ett idiotsäkert sätt att samarbeta oavsett var i världen de befinner sig.
• En automatiseringsplattform ger mer transparens när det gäller tidigare, fortlöpande och framtida projektuppdrag. Då kan kunderna få en effektivare och exaktare statusrapportering.
• Om det sker ändringar av den ursprungliga projektplanen – vilket ofta händer – kan alla informeras omedelbart. Ett automatiseringsverktyg gör det enklare att samordna och fördela uppgifter eftersom alla vet besked, och viktig information går inte förlorad på vägen genom organisationen. 

2) Viktiga kostnadsbesparingar

Professionella tjänsteföretag och konsultbolag har många tidskrävande manuella uppgifter varenda dag där risken för fel är stor. Just de uppgifterna kan bli onödiga utgifter.

När de manuella uppgifterna automatiseras sparar företagen tid och pengar och teamet kan fokusera på det värdeskapande arbetet när de manuella uppgifterna reduceras till ett minimum.

Exempelvis synkroniseras projektdeltagarnas registrerade timmar med den planerade budgeten och en faktura kan skapas på några få sekunder. Automatiserad projektfakturering eliminerar dyrt och tidskrävande pappersarbete för både projektledaren och den ekonomiansvariga.

3) Högre effektivitet och produktivitet

Automatisering och tidrapportering ger projektledaren en tydlig bild av var någonstans man slösar med tiden. Då kan ni snabbt reagera på det. 

När medarbetarna registrerar sin tid regelbundet prokrastinerar de mindre, och när de tidrapporterar exakt faktureras alla fakturerbara timmar också.

Ett automatiseringsverktyg förhindrar även att resurser överbokas eller att planeringen på flera projekt överlappar varandra.

4) Ökad lönsamhet

PSA-systemet lyfter planeringen och beslutstagandet till en högre nivå. Istället för att tvingas lita på magkänslan får ledningen data i realtid som man kan fatta beslut utifrån.

Olika rapporteringsalternativ hjälper till att identifiera trender, försäljningsmöjligheter och risker. De ger en bild av vilka kunder och projekt som är lönsamma och vilka projekt som behöver förbättras.

Automatiserad projektfakturering håller koll på bokföringen, ser till att kunderna faktureras och att man följer upp obetalda räkningar. Sammantaget leder det till ett bättre kassaflöde.

Vad ska ni leta efter när ni väljer PSA-system?

Konsult- och tjänsteföretag agerar i en komplex verklighet. Därför kan det vara en utmaning att hitta en plattform som passar perfekt till alla de behov företaget har.

Det är tidskrävande och dyrt att hitta workarounds om projekt eller uppdrag inte passar in i plattformens ”boxar”. Och när ett nytt affärssystem har en för brant inlärningskurva får företaget ofta svårt att uppfylla de förväntade resultaten. 

Hos TimeLog har vi i mer än 18 år hjälpt konsult- och rådgivningsföretag med att implementera komplexa affärssystem, och idag stödjer vår plattform alla arbetsmoment från kontrakt till faktura.

Därför vet vi att det inte finns en enda lösning som passar alla företag.

Om ni är på utkik efter en PSA-lösning ska ni bland annat ta ställning till: 

• Kan plattformen hantera alla era olika avtals- och kontraktstyper?
• Är lösningen tillräckligt flexibel för att kunna hantera om ni behöver fakturera samma kund på olika sätt?
• Är lösningen användarvänlig när ni ska hantera t.ex. arbetstid, summan av kostnader, reseutgifter, underleverantörer och fakturering? 
• Kan ni skapa projektplaner med olika uppgiftsnivåer?
• Hjälper systemet er att hålla koll på er interna ledningsrapportering och era skyldigheter gentemot kunderna?
• Hur enkelt är det att integrera lösningen till era andra system?
• Hur ser ni på ert företag i framtiden – och kan lösningen anpassas till era visioner?

Är ni redo för en PSA-lösning, eller behöver ni en mer komplett kartläggning av era behov och arbetsprocesser? 

Ladda ner en checklista som hjälper dig välja rätt PSA-system

Få en checklista som ger er en detaljerad överblick över era arbetsrutiner så att ni kan kartlägga era behov när det gäller:

• Projektledning
• Fakturering
• Resurshantering
• Tidrapportering
• Utläggshantering
• Rapportering
• Organisationen

Ladda ner checklistan här.