Gör din registrerade tid till ett strategiskt ledningsverktyg
De anställdas tid är företagets viktigaste resurs. Därför är insikt i din tidsuppföljning ett kraftfullt ledningsverktyg för dig som chef.
Har ditt företag köpt ett tidrapporteringssystem som du bara använder för att fakturera dina kunder?
Då är du inte ensam.
För många företag som investerar i ett tidsredovisningssystem blir systemet aldrig mer än ett verktyg för att samla in och hantera debiterbar tid.
Men det är synd - och dessa företag går miste om ett stort värde av systemet.
Intern och extern registrerad tid
Många företag registrerar endast extern tid, dvs. tid som läggs ner på kundprojekt. Ofta är denna tid fakturerbar, men det behöver den inte vara.
Intern tid omfattar all verksamhet som inte direkt berör en kund. Det kan handla om kompetensutveckling, interna möten, strategi osv.
Om du bara registrerar extern tid går du miste om alla de insikter om din egen verksamhet som intern tid kan ge dig.
För i de timmar som rapporteras, finns unika insikter som du kan använda för att utveckla och hantera ditt företag på både strategisk och taktisk nivå.
Jag använder tidsrrapporteringen för att stödja och följa upp våra strategiska beslut. Hur bra är vi på produktutveckling? Kommer vi för sent ut ur projektets klargöringsfas? Eller har vi underprioriterat det i förhållande till den tid vi har lagt ner på utveckling? Pratar vi tillräckligt mycket med våra kunder när vi behöver bli smartare? Jag behöver konkreta svar på alla dessa frågor. Och jag kan bara hitta dem i den tid som de anställda har registrerat.
Tidsåtgången är ett mått på om du uppnår din strategi.
Om du frågar ett högpresterande säljteam vad som avgör om de kan uppfylla företagets strategiska mål, kommer du nästan garanterat att få praktiska mått som:
- Antal samtal till leads
- Antal skickade e-mails
- Antal möten som hållits
Försäljningsteamet vet att det enda sättet att uppnå dina strategiska mål är att göra det nödvändiga arbetet. Utan mål och brödsmulor kommer de inte att nå dem.
Det innebär att de måste investera en viss tid i detta arbete.
Om det i genomsnitt tar tre timmar i telefon för att flytta två försäljningsprocesser måste säljaren se till att det finns 12 timmar i kalendern som prioriteras för att ringa leads.
Att få en datadriven och solid överblick över vad jag som vd vill göra med företaget, vad jag har lovat kunderna och vad de anställda lägger sin tid på - det ger mig en god natts sömn.
För att det ska bli meningsfullt måste du kvantifiera och kursivera inspelningen.
Det är uppenbart att strategiska mål också kräver att man avsätter tid för att förverkliga dem.
De företag som är mest framgångsrika när det gäller att förverkliga sina strategier tilldelar också en tidsbudget för målen. Och se till att informera de anställda om denna budget.
Till exempel: Vi kommer att bli X % bättre på att leverera X. Varje avdelning måste därför ägna X timmar per vecka åt detta (vilket måste prioriteras i förhållande till annat arbete).
Det är naturligtvis viktigt att detta inte blir en övning i tidsbyråkrati för byråkratins skull.
Men utan tidsbudget och uppföljning är det i praktiken mycket svårt att fastställa tydliga prioriteringar som personalen kan anpassa arbetet efter - och att ta reda på om detta sker i praktiken.
Utan denna övning blir strategiska beslut ofta goda intentioner som det inte finns tid för i verkligheten.
Hela organisationen kan bli smartare
Det är inte bara för den högsta ledningen som tidsuppföljning ger insikter.
- Hur fungerar mitt eget team eller projekt?
- Var använder jag/vi vår tid på annat än strategiska mål?
- Vilka aktiviteter ägnar jag/vi vår tid åt? Tillför de ett mervärde?
- Var har vi utvecklingspotential?
- Vilka medarbetare drar upp belastningen och behöver avlastas?
Insyn är nyckeln till framgång
I företag som tillverkar materiella varor är produktionsapparaten vanligtvis styrd, kontrollerad och automatiserad.
Men i kunskapsföretag består produktionsapparaten av människor.
Därför är all vår kunskap om affärsverksamheten dold i den tid som de anställda spenderar. Om du förstår hur du använder tiden, förstår du hur du kan använda den bättre.
Och det är grundläggande för att kunna anpassa verksamheten vid behov.
Och för att du ska kunna förverkliga dina strategiska ambitioner.
