Hatar du också att tidrapportera?

Här kommer ett urval från den långa listan med argument mot tidrapportering. En del är mina egna, andra har jag snappat upp hos kunder när jag undervisat i personlig planering och effektivitet:

• Det är besvärligt
• Det tar tid
• Tillför inte något värde.
• Vet inte vad det ska användas till
• Övervakning från ledningen
• Blir låst av att lägga in min tid i scheman och fält
• Svårt att ha koll på hur lång tid uppgifterna tar
• Hur ska jag kunna tidrapportera när jag blir avbruten hela tiden?
• Hur ska jag kunna hålla reda på min rapportering när jag växlar mellan uppgifter?
• Hur ska jag tidrapportera när en kund ringer med frågor som "bara tar 10 minuter"?
• Kanske har du ännu fler argument?

Vad är nyttan med att tidrapportera?

Vår värld är sällan svart eller vit och som regel finns det fördelar och nackdelar med allt. Men givetvis bör tidrapporteringen aldrig utföras bara för tidrapporteringens skull! Syftet borde vara klart och tydligt för alla. Är det inte det i din organisation så är det befogat att fråga om.

Personligen har jag ändrat åsikt med tiden. Särskilt efter att jag började rapportera min tid i ett system som ger mig värdefull information. Därför finns nu följande argument för tidrapportering på min pluslista:

• Hjälper mig att få en realistisk bild av vad jag lägger min tid på
• Möjlighet att visa omgivningarna att olika saker faktiskt tar tid
• Och att människor tar tid. Kanske är du en av dem som blir avbruten många gånger om dagen och har svårt att hinna med dina uppgifter?
• Hjälper mig att lämna mer exakta offerter på sikt
• Hjälper mig att avsätta tillräckligt med tid till projekt på sikt
• Ofta medför rapportering av använd tid för ett projekt/en kund, en högre debiteringsgrad
• Blir uppmärksam på mönster och arbetsrutiner – t.ex. multi-tasking och förhalningsprocesser
• Hjälper dig att hålla budgeten om det är en fastprisuppgift
• Hjälper dig att hålla fokus på uppgiften du jobbar med

Fortfarande tveksam? 

När jag skulle skriva detta inlägget bad jag TimeLog lista fördelarna med tidrapportering sett från medarbetarens perspektiv. Och jag måste erkänna att jag är mycket positivt överraskad! Här är vad vi kom fram till: 

• Fördelar med att tidrapportera – sett från medarbetarens perspektiv
• Du kan själv se hur många semesterdagar du har kvar och hur mycket sjukfrånvaro du har haft
• Du kan använda din rapportering proaktivt i dina utvecklingssamtal och månatliga uppföljningar och skapa en handlingsplan som bygger på konkreta fakta
• Du ser de viktigaste projekten du jobbat med nyligen och ser om det har kommit in andra uppgifter emellan som har påverkat deadline för andra projekt
• Din rapportering kan indikera om din tjänst håller på att förändras eftersom du tar hand om andra uppgifter än dem som ingick i din tjänst från början. Det ger underlag att kunna utvecklas inom företaget
• Det ger dig underlag för en dialog med din chef omkring dina uppgifter. Kanske utför du uppgifter som inte ingår i din tjänst och behöver avlastning från ytterligare uppgifter eller kanske är det dags att omdefiniera din tjänst?
• Större insikt i och bättre prioritering av arbetsuppgifterna
• Förbättrad förmåga att bedöma projektens tidsåtgång innan de påbörjas
• Färre projekt där tiden inte används på ett optimalt sätt
• Om du har flextidsavtal blir det smidigare att hålla koll på saldot med ett tidrapporteringssystem. På så sätt blir det inga diskussioner om hur mycket som finns på flexsaldot.
• Normalt tar det bara tre minuter per dag att lägga in och lämna in sina tidrapporteringar per dag när man väl har vant dig vid processen
• Du som är konsult kan se hur mycket pengar du tjänat en specifik dag. DET är motiverande. Du kan se hur stor omsättning du har skapat den innevarande månaden med hjälp av värden på pågående arbeten med fastpris, löpande tid, klippkort osv... och du vet när du når ditt omsättningsmål
• Om ni följer värdetillväxten i projekten är rapporteringen av tid ett viktigt verktyg när ni i efterhand evaluerar projekten, förbättrar processer och granskar projektens lönsamhet tillsammans
• Få en inblick i vad du använder din tid till. När en kund ringer och frågar om förra månadens projekt, när kollegan frågar om hjälp till sitt eget projekt, när VD:n kommer förbi och vill höra hur det går... Alla oförutsedda händelser som tillhör vardagen, och som kanske mest är spilltid, går att registrera
• Tidrapportera på ett sätt som passar dig. Med sju olika sätt att tidrapportera på kan du välja hur och när det passar dig bäst