Inspiration till kravspecifikationen

Det finns många andra frågor än de jag har tagit med i listan, bara fantasin sätter gränser. Och jag har naturligtvis fått inspiration med avseende på de processer TimeLog Project stöder.

Förhoppningsvis kan följande inspirera till fler frågor som ni vill ha besvarade. Saknas någon fråga på listan får du gärna delge oss den via kommentarrutan, så vi alla kan lära oss något nytt.

Tidrapportering

1. Vad vill ni förbättra i förhållande till nuvarande tidrapportering?
2. Vill ni rapportera all er tid (intern och extern) eller bara projekttid (extern)?
3. Behöver ni skriva kommentarer till era tidrapporter?
4. Gör era medarbetare många olika saker under dagens lopp eller arbetar de koncentrerat på ett projekt i flera timmar åt gången?
5. Ska era medarbetare kunna tidrapportera via mobil?
6. Använder era medarbetare Outlook och vill ha möjlighet att tidrapportera via Outlook?
7. Hur hanterar ni flextid?
8. Har alla tillgång till Internet?
9. Behöver ni en godkännandeprocess för rapportering av timmar?
10. Hur vill ni rapportera frånvaro?
11. Behöver ni hjälp att hantera semestrar?
12. Vill ni stödja löneberäkningen för ert lönesystem?

Hantering av utlägg

1. Behöver ni registrera inköp/utlägg?
2. Behöver ni hjälp att registrera reseräkningar?
1. Behöver ni registrera deltagaravgifter?
2. Behöver ni registrera körningar?
3. Ska dessa faktureras vidare till kunden, och vill ni ha möjlighet att lägga på en vinst?
4. Har ni behov av ett godkännandeflöde för medarbetarnas utläggsregistreringar?
5. Behöver ni kunna skilja mellan utlägg på firmakort/fakturor och personliga utlägg?

Projekthantering

1. Vilka avtalsformer använder ni (förbrukad tid, fast pris, timbank m.m.)?
2. Blandar ni någon gång olika avtalsformer i ett och samma projekt?
3. Har ni olika inköpspriser för olika medarbetare?
4. Har ni olika timpriser för olika medarbetare?
5. Har ni kundspecifika timpriser?
6. Använder ni olika timpriser på samma projekt?
7. Vid fastprisprojekt – är ni intresserade av att se värdeberäkningen utifrån ett genomsnittligt timpris, eller hur mycket ni skulle kunna ha sålt projektet för utifrån förbrukad tid?
8. Hur budgeterar ni era projekt i dag?
1. Budgeterar ni både i timmar och i värde?
2. Har era medarbetare en personlig budget för sitt arbete?
3. Budgeterar ni på etappnivå eller bara på övergripande projektnivå?
4. Kan värdet/tiden på projektbudget och projektkontrakt vara olika?
5. Budgeterar ni era projekt i olika valutor?
9. Hur många etappnivåer använder ni i era mest komplexa projekt?
10. Vill ni fördela specifika resurser till era projekt eller ska alla kunna se alla projekt?
11. Vill ni kunna beräkna pågående arbete?
12. Har ni användning för en översikt för att kunna se hur belastade era medarbetare är?
13. Är det viktigt att känna till upp- och nedgångar i projektfaktureringen?
14. Vill ni ha ett Gantt-kort på projektnivå?
15. Arbetar ni med milstolpar i era projekt?
16. Arbetar ni enligt principen ETC (estimated time to complete)?

Fakturering

1. Fakturerar ni era kunder per projekt eller allt på en enda faktura?
2. Har någon av era kunder en fakturaadress som skiljer sig från besöksadressen?
3. Vill era kunder ha en detaljerad faktura eller en mycket enkel faktura?
4. Fakturerar ni i olika valutor?
5. Behöver ni flera olika fakturadesigner?
6. Gör ni någon gång upp- och nedjusteringar på fakturan?
7. Behöver ni göra registreringar icke-fakturerbara?
8. Har ni ett specifikt arbetsflöde för godkännande av fakturor och faktureringspotential?
9. Skickar ni fakturor till myndigheter?
10. Har ni överblick över planerade betalningar i framtiden?

Rapportering

1. Vilka nyckeltal arbetar ni med i dag?
2. Vill ni kunna identifiera täckningsgraden per projekt/kund/medarbetare?
3. Vill ni kunna se medarbetarnas faktureringsgrad och extern %?
4. Vill ni kunna se en analys av vad ni har använt era resurser på?
1. Vilka kunder som har upptagit störst del av er tid och vilka som har varit mest lönsamma?
2. Vilka affärsområden som har upptagit störst del av er tid och vilka som har skapat högst värde?
3. Vilka projekt som har upptagit störst del av er tid och vilka som har varit mest lönsamma?
5. Vilka medarbetarrapporter har ni användning av?
6. Vill ni jämföra era projektresultat oavsett projektens storlek?

Organisationen

1. Vill ni dela in systemet i delar på flera nivåer?
2. Har ni internationella medarbetare eller kontor utomlands så ni har behov av att systemet finns på olika språk?
3. Använder ni er av bonus i er organisation – om ja, vilket Key Performance Index beräknar ni bonusen ifrån?

Ytterligare aspekter

1. Behöver ni integration med andra system?
2. Behöver ni kunna få ut era data i Excel, Word, PDF, XML eller .txt?
3. Har ni ett CRM-system redan, eller vill ni att säljavdelningen ska kunna styra sin pipeline i systemet?
4. Vill ni kunna segmentera er kunddatabas med era egna kriterier?
5. Stöder ni era kunder idag med ett helpdesk-system?
6. Vill ni dela informationen med era kunder via ett extranät?
7. Behöver ni dokumenthantering eller nöjer ni er med att kunna länka till kund/projektmappen på er server?