Automation och processer

Kontrakthantering – Kontrakt med fasta priser

Nu när vi har gått igenom de vanligaste kontrakttyperna som bygger på löpande tid är det dags att se närmare på kontrakt med fasta priser

31. maj 2016 | 3 min läsningstid
Sascha Skydsgaard
”Hellre actionfilm än kärlek” är ett av Sascha Skydsgaards motton. Det kännetecknar även hennes mer än 12-åriga tour de force i TimeLog. Som TimeLogs CSO jobbar hon oförtröttligt för att organisationen konstant ska bli ännu bättre på sina interna processer. De erfarenheterna älskar hon att dela med dig i artiklar, webbinarier och föredrag.

Tecknas ett klassiskt fastpriskontrakt med kunden kommer kunden att debiteras när arbetet levererats eller på avtalade tidpunkter medan projektet fortlöper.  

Den första debiteringsmodellen som vi behandlar här är Fakturering enligt betalningsplan med intäktsföring per projekt; det vi kallar ett standard fastpriskontrakt.

Fakturering enligt betalningsplan med intäktsföring per projekt

Denna typ av kontrakt används till klassiska fastprisuppgifter där kunden betalar en fast summa för det utförda uppdraget, eventuellt enligt en betalningsplan med flera delbetalningar.

Vilka för- och nackdelar finns med att fakturera med en betalningsplan och intäktsföra per projekt?

I fastprisprojekt är det leverantören som bär risken om budgeten överskrids, men det är också leverantören som har möjlighet att uppnå högre timpriser och ett högt täckningsbidrag genom effektiv projektledning.

Det kan vara lockande att sälja mycket till fastpris eftersom det ger mindre administration i faktureringen och i den interna hanteringen av uppgifterna.  Men det kan bli en mindre lyckad genväg eftersom det även blir en större utmaning att överblicka bokföringen, igångvarande uppgifter och lönsamheten generellt. Störst utmaning ger långvariga fastprisprojekt eftersom bokföringspraxis brukar kräva att intäktsföringen ska ske i samband med att arbetet utförs. Därmed behöver ni löpande utföra en bedömning av projektens värdemässiga utveckling och använda denna information till att beräkna omsättningen.

Många företag väljer att fakturera kunden löpande efterhand som de viktigaste delarna av tjänsten levererats. Det kan t.ex. vara 40 % i förskott, 50 % efter första större delleverans och 10 % av kontraktsumman vid slutlig leverans.

Fakturering enligt betalningsplan med intäktsföring per uppgift/fas

En del företag ställer stora krav på detaljeringsgrad i både intäktsföring och fakturering, och då är det inte tillräckligt att se projektet som en enda ekonomisk enhet. Detta kan bero på att man önskar att varje deluppgift i en leverans har en egen betalning som inte kan faktureras förrän deluppgiften avslutats. Det kan också bero på interna principer eller omsättningsbudgetar (och bonussystem) fördelat på avdelning, team eller medarbetare. För dessa företag kan det vara praktiskt att kunna dela upp ett projekt i ett antal galvaniskt åtskilda inkomstramar som inte kan åsidosättas.

Detta blir extra relevant då betalningen för delleveranserna i ett kontrakt styrs av leveranstidpunkten. Låt oss anta att ett företag varje månad utför lönehantering som debiteras utifrån hur många lönespecifikationer som behandlas och samtidigt tillhandahåller vanliga konsulttjänster varje månad till ett fast pris per månad. I detta fall vill man gärna kunna samla samtliga tjänster i ett projekt och under ett kontrakt men samtidigt kunna bokföra värdet av arbetet med lönehanteringen så det läggs på deluppgiften "lönespecifikationer".

Genom att hantera intäktsföringen per deluppgift (lönespecifikationer och konsulttjänster) kan företaget hela tiden se hur stort täckningsbidraget är för de olika uppgifterna som ligger på samma fastprisavtal. Är det i realiteten löneadministrationen eller konsulttjänsterna som är mest lönsamma?

Detta är en lite mer avancerad styrning av fastprisavtal enligt de vanliga standardavtalen som vi skrev om tidigare. Överväg om ni behöver kunna åtskilja olika deluppgifters värde.