Kontrakthantering med oändliga möjligheter

Här syftar vi speciellt på hur kunderna faktureras och hur intäkterna redovisas i er bokföring. Konsultföretag är inget undantag. Motsatt traditionell varuproduktion är här timmar och projekt som utgör grunden för faktureringen mot kunder.

Man kanske säljer och fakturerar många olika tjänster – ofta timmar, men ibland även kurser eller standardtjänster. Vissa kunder köper en större pott med timmar på ett timbank, medan andra har köper hela projekt till fastpris eller använder andra modeller.

Vi ser att många mindre konsultföretag ofta använder vanliga kontrakt som löpande tid eller fastpris, men ibland kan det vara mer lönsamt att använda lite mer komplexa kontrakt.

Generellt finns det 8 typer av kontrakt

I detta inlägg, och i de som följer de kommande 4 veckorna, ska jag gå igenom de vanligaste kontrakttyperna och belysa bästa praxis för dessa just inom konsultbranschen. Kanske kan det inspirera dig till att använda fler typer av kontrakt, beroende på vad som passar projekten eller kunden i fråga, när du tecknar nya avtal.

Kontrakttyperna kan delas in i två huvudkategorier:

Kontrakt avseende använd tid

1. Löpande avräkning
2. Timbank
3. A conto-fakturering med slutavstämning
4. A conto-fakturering med periodisk avstämning (löpande avtal)

Fastpris-kontrakt:

1. Fakturering efter betalningsplan med intäktsredovisning per projekt
2. Fakturering efter betalningsplan med intäktsredovisning per deluppgift/fas
3. Driftskontrakt (löpande avtal)
4. Volymfakturering (löpande avtal)

Under varje huvudtyp kan det finnas varianter, såsom använd tid med maximumbudget och särskilda regler för intäktsredovisning till fastpris.

Använd tid/material – Löpande avräkning

Denna kontrakttyp är avsedd för enkla och mycket vanliga kontrakt, där kunden ska faktureras löpande efter förbrukning av timmar och material. Man utgår från antal timmar x timpris.

Projektledaren kan fritt ange timpriser för medarbetare, uppgifter eller mer generellt, och faktureringen följer förbrukningen.

Det finns både för- och nackdelar med att använda Löpande avräkning. Nackdelen med denna typ av kontrakt är att det lätt uppstår tvivel omkring hur mycket du kan fakturera under en viss period. Negativt för er del är även att ni tjänar mindre om projektet blir klart snabbare än förväntat. Du är däremot säker på att få betalt för alla timmar, medan andra typer av fastpriskontrakt lägger risken hos dig, t.ex. om projektet utökas men betalningen förblir den samma.

Använd tid – Timbank

Timbank – Särskilt vanligt inom IT-branschen. Med timbank förstås att kunden köper ett större antal timmar i förväg för att få rabatt på varan eller tjänsten. Kunden använder sedan klipp (tidigare nämnda timmar) tills de är förbrukade, och kan ev. köpa en ny pott med timmar.

Nackdelar med denna typ av kontrakt kan t.ex. vara:

• Kunden vill använda delar av timbanken till ett projekt och andra delar till ett annat.
• Kunden vill ha seniora och juniora tjänster, som har olika prissättning, och därmed inte samma värde.
• Kunden vill kunna avräkna resekostnader via timbanken.
• Ni har använt fler timmar än vad som är kvar på timbanken, och måste be kunden om nya timmar i efterhand.
• Er revisor vill se dokumentation av pågående projekt som omfattas av dessa kontrakt och det blir en komplex ekvation om ni inte redovisar detta systematiskt.
• Kunden vill ha en månatlig status över ”saldot" på timbanken, vilket kan vara en tidskrävande procedur och leda till diskussioner om användningen av timmarna.

Även om dessa kontrakt enligt namnet kännetecknas av att man använder timmar, så är det i ekonomiskt avseende i första hand bara en förskottsbetalning, som skrivs av i bokföringen efterhand som skulden till kunden regleras. Fördelen med timbanken är att du får betalt i förskott och säkrar intäkten – och om ni bestämmer att en arbetstimme motsvarar ett klipp är det som regel ganska enkelt att hantera timbanken och du kan kontakta kunden om att köpa till mer tid/fler klipp i god tid.  

Vi fortsätter på temat om kontrakthantering och beskriver kontrakttyperna A conto-fakturering med slutavstämning och periodisk avstämning.