Kräv effektiva möten
Flera danska undersökningar pekar på att ca. 20 % av all mötestid uppfattas som spilld tid. Föreställ dig hur många timmar och kronor som åker rakt ut med badvattnet när en femtedel av tiden inte tillför något värde!
Ett möte är en process, en specificerad arbetsform, och därför måste en expert inom rationalisering av arbetsprocesser vara rätt person att uttala sig om hur man kan optimera vår utbredda möteskultur. I boken ”Den effektive leder – succes med en 40 timers arbejdsuge” frågar jag senior director Jens Røhme hos Maersk Line, vad som krävs för att effektivisera möten:
Dagordning och mötets syfte måste ligga fast
”Vid möten gäller samma principer som när man stämmer av förväntningar. Precis som att du vill känna till andras förväntningar kring hur en uppgift ska lösas, måste även förväntningarna kring ett möte och allt som till hör detta, vara avstämda. Alla våra projekt, uppgifter och möten planeras genom en ”förväntningsavstämning” som i korta drag går ut att besvara följande: ’Vad ska vi få ut av det?’
När jag kommer till ett möte vet folk att vi ska ha en agenda och en målsättning. Om de punkterna inte är förberedda, så går jag därifrån. Jag har flera gånger lämnat möten, och det är varken roligt eller populärt, speciellt om det sitter 20 personer där och väntar. Men det händer bara en gång, nästa gång vi träffas är både dagordningen och mötets syfte tydligt specificerade.
Möten utan ett tydligt syfte är ineffektiva
Det krävs ändå ganska mycket mod och ryggrad att lämna en full möteslokal, och jag måste erkänna att jag är lite imponerad. En sak är att lämna en lokal med medarbetare eller kollegor, men med överordnade? ”Jag har gjort det en gång och sade till min chef att han spillde min tid. Han skrattade lite för han hade inte tänkt på det förrän jag påpekade det, men innerst inne så visste han det. Så jag satte mig ner igen och så redde vi ut det tillsammans. De flesta människor inser hur ineffektivt det är att ha möten utan ett tydligt syfte, men de tänker inte alltid på det när de bjuder in”, säger Jens Røhme.
Överväg följande:
- Hur effektiva är de möten som du deltar i? Finns det utrymme för förbättringar?
- Är syfte och målsättning alltid tydliga på de möten du håller eller deltar i?
- Finns det alltid en dagordning?
- Är de konklusioner som framkommer alltid tydliga vid mötets slut?
- Hur lång tid brukar olika möten ta?
- Kan några av dem genomföras snabbare?
- Hur kan DU bidra till en effektivare möteskultur?
