Plikttrogen tidrapportering

Mina egna erfarenheter med tidrapportering

Innan jag började som egenföretagare 2004, och valde att fokusera 100% på att undervisa i personlig effektivitet, var jag anställd i en mindre konsultverksamhet i Aarhus och sedan på Teknologisk Institut. På båda dessa arbetsplatser var det obligatoriskt att tidrapportera. Och det var inte alltid populärt bland alla.

Särskilt opopulärt var det om man hade skjutit upp registreringen till slutet på veckan – eller ännu värre - slutet av månaden! Många av oss har svårt att komma ihåg vilka uppgifter vi utförde igår, så hur är det då möjligt att rekonstruera en hel vecka eller en hel månad?

Tidrapportering började som en plikt

Jag erkänner gärna att jag utförde min tidrapportering av ren plikt de första åren. Ändamålet var inte alltid klart, och just en okänd anledning och otydlig nytta är några av tidrapporteringens stora fallgropar. I en hektisk vardag är det helt enkelt inte meningsfullt att lägga tid på saker som man inte ser vitsen med.

Som tur är fick tidrapporteringen ett tydligt ändamål när jag började jobba som projektledare. Då kunde jag hela tiden ha koll på om mina projekt höll budgeten både är det gällde ekonomi och tid. Som egenföretagare har jag sedan haft stor glädje av att få överblick över vad jag använder min tid på.

2007 var jag med och startade företaget Styr På tiden ApS, som precis som TimeLog jobbar med tidrapportering. Efter en tid insåg jag dock att jag brinner mer för att lära företag och organisationer hur de får ut mesta möjliga av tiden med hjälp av verktyg som prioritering, planering och struktur än för att utveckla IT-system. Därför gick vi skilda vägar efter ett par år och jag kunde viga min tid åt undervisning, coachning och att skriva böcker inom mitt område.

Varför lägga tid på att tidrapportera?

Tidrapportering sätter fokus på vad du egentligen lägger din tid på och hur mycket tid du reellt använder. Även om du har prioriterat din tid och vet hur du bör använda den, är det nämligen inte säkert att det är just så det kommer se ut i slutändan.

Många associerar tidrapportering med extrajobb, tidslöseri, oändliga räkneark och en del ser det till och med som en slags övervakning. Men tidrapporteringen har många fördelar och kan bland annat tydliggöra:

• Reell tidsförbrukning
• Uppgifternas omfattning
• Omfattningen av avbrott och annat tidssvinng
• Arbetsmönster
• Uppskjutarbeteende

Att registrera din tid hjälper dig att fokusera på vad du använder din tid till, hur lång tid uppgifter tar och vad som reellt har hänt under dagen. Samtidigt kan du använda tidrapporteringen som en motiveringslista eftersom den ger dig en bild av hur effektiv du varit. Det förutsätter givetvis att du har jobbat med dina viktigaste uppgifter.