Guide: De 7 finansiella KPI:erna som är avgörande för PSO's

Driver du en sund och lönsam organisation för professionella tjänster (PSO)?

När året är slut vet de flesta av oss när vi har gjort bokslut och granskat våra vinster och förluster.

Men även om resultatanalysen är viktig för alla företag, finns det en särskild uppsättning KPI:er som du måste hålla ett öga på lönsamheten under hela året när du arbetar med professionella tjänster som drivs av människor.

I den här artikeln presenteras de KPI:er som har störst inverkan på företagets ekonomi och som du behöver för att driva ett framgångsrikt - och lönsamt - professionellt tjänsteföretag eller en inbyggd PSO.

De 7 KPI:erna som är avgörande för alla PSO's ekonomier

Genom att arbeta med hundratals professionella tjänsteföretag har vi identifierat de 7 vanligaste KPI:erna som har störst inverkan på ditt företags ekonomi.

Även om totala intäkter och vinstsiffror utan tvekan är relevanta för alla företag, kommer du inte att hitta dem i den här listan.

Istället har vi inkluderat operativa KPI:er med direkt finansiell inverkan, eftersom det är dessa som du kan justera för att förbättra ditt resultat.

Tidrapportering är grunden för alla operativa KPI:er inom den offentliga säkerhetsorganisationen. 

Läs mer om TimeLog tidrapportering och prova det gratis idag.

Vi har också inkluderat vad du bör vara försiktig med när du använder dessa KPI:er som ett ledningsverktyg och deras formler.

Så låt oss börja. Den här första är en gammal men bra historia.

1 - Faktureringsprocent (eller fakturerbar utnyttjandegrad)

Den här KPI:n visar hur mycket av konsulternas tid du kan fakturera dina kunder.

Även om en del PSO's i första hand tittar på konsulternas allmänna utnyttjandegrad är det inte samma sak, eftersom fakturerbarhetsprocenten ersätter produktiv tid med fakturerbar tid.

Man kan säga att du flyttar fokus från att se om dina konsulter är upptagna till att se om deras tid faktiskt är lönsam.

En konsult kan till exempel öka sin utnyttjandegrad genom att arbeta med ett kundprojekt. Men om han eller hon lägger ner mer tid på projektet än vad du kan fakturera kunden, sjunker den fakturerbara utnyttjandegraden.

Det är viktigt att hålla koll på denna KPI eftersom den är direkt kopplad till konsulternas lönsamhet.

När det gäller tids- och materialavtal är denna KPI lätt att följa upp. För dessa avtal är fakturerbarhetsprocenten 1-1, vilket motsvarar vad du kan fakturera kunden i förhållande till din totala arbetstid.

När det gäller fasta priser eller förskottsbetalningar måste du använda dina budgeterade timmar för beräkningen.

Att vara uppmärksam på:

Liksom vid användning %, ett smalt fokus på fakturerbarhet % kan leda till att dina konsulter försummar viktiga uppgifter som inte kan faktureras. Så som kompetensutveckling, projektutvärdering, teambuilding osv.

Vill du lära dig att hantera kontrakt och fakturera kunder mer korrekt?

Anmäl dig gratis till vår e-mail avtalsskola.

2 + 3 - Genomsnittlig timavgift / realiserad timavgift

Om du vill veta vad konsulternas tid är värd kan du inte komma runt det genomsnittliga timpriset.

Om du huvudsakligen arbetar med projekt med tid och material är det här måttet enkelt. Det är helt enkelt det pris du tar ut av din kund per timme.

Även om många PSO's använder detta mått bör det dock endast vara indikativt - inte ett mått på hur lönsamma dina konsulter är. Ofta skrivs många timmar ner, så att priset inte återspeglar den faktiska arbetskostnaden.

Den avslöjar inte heller mycket om lönsamheten i projekt med fasta priser, där de offentliga aktörerna (PSO's) ofta lägger ner mycket extra tid på att få jobbet gjort.

För detta bör du titta på det realiserade timpriset. Det realiserade timpriset ger dig information om den faktiska lönsamheten för varje timme av dina anställdas tid i ett visst projekt eller hos en viss kund.

Inget.

Vad är det genomsnittliga timpriset i branschen för professionella tjänster?

Skaffa den kostnadsfria PS Maturity Benchmark från SPI Research och ta reda på (+ alla operativa KPI:er som är relevanta för branschen) 

4 - Under-/övertäckning av den beräknade timtaxan 

Detta mått är praktiskt för att mäta prestationer i projekt med hög upprepningsfrekvens och en hög grad av erfarenhet och förutsägbarhet. 

KPI:n mäter hur långt under eller över du ligger jämfört med ett fast mål för timlönen. 

Särskilt för företag som är verksamma på marknader med smala vinstmarginaler är detta användbart för att ständigt anpassa verksamheten för att maximera lönsamheten inom ramen för din tjänst. 

Den utmärker sig ofta genom att avslöja dolda komplexiteter i avtal med kunder om till synes enkla tjänster. 

Exempel på branscher där detta mått är mycket relevant är redovisning, kontinuerliga IT-tjänster och marknadsföringsbyråer som fokuserar på optimeringsarbete. 

Att vara uppmärksam på: 

Även om det alltid är relevant att fastställa mål för timpriset är detta mått vanligtvis olämpligt för företag med mycket heterogena projekttyper och prissättning. 

5 - Inkomster per anställd/konsult

Detta mått avslöjar om ditt företag är överbemannat, underbemannat eller helt rätt i förhållande till de intäkter du genererar.

Vanligtvis mäter företagen detta både per anställd (med alla stödfunktioner inräknade) och per konsult.

Medan intäkten per konsult ger dig information om det realiserade värdet av din produkt (konsulternas tid och expertis), visar intäkten per anställd om du har rätt balans mellan stödpersonal och dina "moneymakers".

Att vara uppmärksam på:

Företag som fokuserar för mycket på denna KPI kanske inte tar tillräcklig hänsyn till vilka stödfunktioner som behövs för att driva ett effektivt och lönsamt företag.

Ur ett rent ekonomiskt perspektiv kan det vara frestande att optimera mot en mycket slimmad organisation baserat på denna KPI. Men om du går för långt riskerar du att överbelasta konsulterna med administrativt arbete som annars skulle utföras av supportpersonal, vilket skulle urholka konsulternas värde.

6 - Optimalt timpris

Det är lika viktigt att vara konkurrenskraftig på marknaden för trafiksäkerhetstjänster som att vara lönsam. Om du inte är konkurrenskraftig kommer du att förlora i längden.

Att hitta det optimala timpriset för dina kunder är nyckeln till konkurrenskraft.

Med det sagt så ska dina konsulter också vara lönsamma.

För att hitta det optimala timpriset måste du balansera faktorer som vinstmarginalen du kan ta ut och ändå vara konkurrenskraftig, din kostnad, dina konsulters standardarbetstid och din målsatta fakturerbarhet %.

Formeln nedan är strikt inriktad på timpriset baserat på den eftersträvade lönsamheten och konsulternas kapacitetsgränser.

Om formeln inte stämmer efter att du har tagit hänsyn till hur konkurrenskraftig ditt timpris är, kan du behöva överväga värdet av den tjänst du tillhandahåller eller din kostnadsnivå.

Att vara uppmärksam på:

Eftersom formeln nedan enbart är baserad på faktorer inom din PSO måste du testa den mot marknaden. Vad tar dina konkurrenter ut för avgifter? Hur unik är din tjänst? Vad är kunderna villiga att betala?

7 - Kundlönsamhet %

Är dina största kunder också de som ger de högsta vinstmarginalerna?

Om du är som de flesta företag får dina största kunder förmodligen mest uppmärksamhet och ansträngning. Men även om de ger stora intäkter kostar de också mycket i form av timmar.

Syns detta på ditt resultat?

Mätning av kundens lönsamhet % ger dig perspektiv på förhållandet mellan kostnader och intäkter för en viss kund.

Kort sagt, vilka kunder ger de högsta vinstmarginalerna - och vilka dränerar helt enkelt dina resurser?

Att kartlägga de mest lönsamma kunderna eller kundtyperna är avgörande för att utveckla en växande PSO med ett starkt resultat.

Att vara uppmärksam på:

Det kan finnas många skäl att upprätthålla en god relation med högprofilerade kunder även om deras lönsamhetsprocent är låg (eller till och med negativ). Vissa logotypkunder är bra som referenser och kan ge din organisations resultat en knuff framåt.

Å andra sidan har stora - och mycket lönsamma - kunder ofta mycket höga krav som kan utmana din allmänna företagsstrategi, särskilt om ditt företag är litet.

Frågan är om vinsterna från en enskild kund är värda att långsiktigt spåra ur din företagsstrategi?

Ekonomi bör bara vara en del av KPI-matrisen.

De sju KPI:erna ovan är bara några få av de omfattande mätmöjligheter som finns tillgängliga för offentliga myndigheter i dag.

Det är bara du och ditt team som kan avgöra vad som är rätt för ditt företag.

Det är viktigt att vara lönsam. Att mäta mjukare KPI:er – till exempel nöjda medarbetare och kunder, förtroende för ledarskap och kollegor eller procentandel referenskunder - kan dock vara lika viktigt för ditt företag.

I en bransch där konkurrensen om kunder och konsulter är hård är det många faktorer som påverkar hur väl ditt företag klarar sig. Inte bara de som direkt påverkar din ekonomi.

Få en överblick över dina finansiellt relaterade KPI:er

Om du vill börja mäta finansiellt relaterade KPI:er, du kan testa TimeLog i 30 dagar här.

TimeLog är en modern PSA-lösning med starkt fokus på finansiell projektledning som låter dig hålla koll på konsulters, projekts och kunders lönsamhet.

Du kan också boka ett 30-minuters möte med oss för att diskutera vilka KPI:er som kan vara viktiga för ditt företag och hur TimeLog kan hjälpa dig att nå dina mål.