Så kan tidredovisning hjälpa dig att spara tid!

Avbrott och distraktioner finns det gott om: E-post, telefoner, kollegor (som bara har en två-minutersfråga) och förhalningsbeteenden är endast några av de saker som kan få oss att tappa fokus. Missförstå mig inte, när vi är på jobbet ska vi naturligtvis vara tillgängliga och för de allra flesta av oss är att besvara e-post, telefonsamtal och att möta kunder en del av vårt jobb.

Att byta fokus kostar tid

Utmaningen är att varje gång vi byter fokus, så kostar det tid. Varje avbrott tar tid och på grund av alla avbrott tar en del uppgifter orimligt lång tid att slutföra. Därför vill jag be dig att utforska din vardag och se om du kan hitta sätt att spara tid i din vardag.

Vad kan du göra?

Lägg ett anteckningsblock vid sidan av ditt tangentbord och notera varje enskilt avbrott under en dag. Skriv även upp hur lång tid avbrottet varade. Efter ett par dagars registrering kommer du ha en tydlig bild av:

• Hur ofta du blir avbruten
• Hur mycket tid avbrotten tar på en vanlig arbetsdag – många undersökningar visar att vi avbryts var 7.e minut. Hur är det för dig?

Granska varje enskilt avbrott kritiskt:

• Finns det ett mönster?
• Avbryts du ofta av samma orsak?
• Är alla avbrott jobbrelaterade?
• Om inte, kan en del av dem undvikas?
• Kanske är du typen som har svårt att säga nej och tycker om att hjälpa andra. Det måste finnas utrymme för hjälpsamhet, men kom ihåg: uppgifter söker sig dit, där de blir lösta. Kanske söker sig lite för många uppgifter sig åt ditt håll?
• Bär du själv ansvar för några av avbrotten? Förhalar du uppgifter, eller har du en tendens att hoppa fram och tillbaka mellan olika uppgifter?

Genom att granska sina avbrott hittar de flesta personer saker som går att ändra och som i slutändan kan spara tid. Det är inte bara avbrottet som tar tid, utan även att komma igång med det vi jobbade med innan vi tappade fokus.