Så tränar du din koncentrationsförmåga!

Tänk på en vanlig dag på kontoret då du hela tiden växlar mellan att prata i telefon, besvara mejl, blir avbruten av kollegor eller kunder och däremellan poppar det upp egna tankar och saker som du ska komma ihåg…Det finns många anledningar till att våra hjärnor har svårt att fokusera på en sak åt gången - den är helt enkelt inte tillräckligt tränad för det!

De senaste åren har jag skrivit fem olika böcker om effektivitet och varje gång har jag fått tillfälle att testa min egen dagsform och – inte minst- effektivitet när det gäller att jobba koncentrerat. Låt mig ge dig ett exempel:

Boken ”Den effektiva ledaren” är på 250 sidor. Jag hade skrivit kontrakt och bundit mig till att skriva precis så många sidor. Enligt tidsplanen som jag hade lagt skulle jag ha sex och en halv vecka på mig att skriva 250 sidor när julledighet och andra arbetsuppgifter var frånräknade.

Det är ganska många färdigredigerade sidor per dag och jag kan avslöja att det inte fanns utrymme för några förhalningar och oinspirerade dagar i min tidsplan! Därför var denna arbetsprocess även ett bra tillfälle att testa mina egna verktyg för att hantera förhalningstendenser och uppskjutandebeteende.

Varje bokmanus som jag har skrivit har lett till samma konklusion: Ju längre perioder jag kan jobba fokuserat, ju lättare blir det att fasthålla min koncentration. Ju fortare jag kan hitta min koncentration till 100 %, ju mer effektiv bliver jag. Låt mig förklara hur jag har testat:

Två typer av dagar

Jag har två typer av arbetsdagar som utvecklar sig olika.

1) De dagar, då jag börjar med att ta bort alla lockelser:

• Städar undan alla andra uppgifter, anteckningar, telefon osv från skrivbordet.
• Tömmer hjärnan på saker jag ska komma ihåg och avsätter tid till dem i min kalender.
• Låter bli att öppna min mejlbox.
• Ser till att jag har dryck och tilltugg inom räckhåll så jag inte behöver gå till köket med jämna mellanrum och stöter på andra spännande saker på vägen.

   

Jag börjar med en klar plan för vad jag ska hinna med under dagen och har allt jag behöver inom räckhåll – alltså endast det jag behöver!

2) De dagar då jag gör tvärt om:

• Jag ska bara kolla av mejlen innan jag börjar och det slutar oftast med att jag även svarar på de mejl jag fått.
• Jag är lite trött och tycker att jag behöver pauser som oftast slutar med att jag surfar lite på nätet, ringer några samtal till folk som jag inte pratat med på länge och samtalen har då en tendens att bli väldigt långa, och så vidare.
• Jag hamnar i ett jämtjockt flöde som växlar mellan manusskrivning, mailkonversationer och telefonsamtal.

Eftersom mina mål är väldigt konkreta – jag vet helt exakt hur många anslag jag måste producera för att hålla tempot- kan jag med stor tydlighet se resultatet av mina två arbetssätt. Min erfarenhet visar att med förstnämnda modellen kan jag vara klar med 15 000 anslag ca. en timma innan jag ska hämta barnen. Då har jag tid till att svara på mejl och ringa samtal i slutet av min arbetsdag. Med den andra modellen producerar jag på en av mina sämsta dagar endast 7 500 anslag från morgon tills jag hämtar barnen. Det betyder att jag även måste jobba på kvällen.

Mitt egna helt ovetenskapliga försök stöder de tidigare nämnda undersökningarna som visar att multitasking ger upp till 50 % effektivitetsförlust. Därutöver kan jag berätta att jag är mindre trött efter en fokuserad dag, då jag har koncentrerat mig på att göra en sak åt gången. Samtidigt ser jag att kvaliteten i mitt skrivande är bättre när jag jobbar fokuserat. Jag tänker helt enkelt klarare och blir bättre på att se helheten.

Jag vet naturligtvis att detta arbetssätt inte fungerar i stora organisationer eller ens på alla vanliga arbetsdagar. Men lite är också något, så tänk i stället i lite mindre etapper:

Hur kan du implementera korta sekvenser av ostörd tid i din vardag?

Jag kan garantera att du sparar tid på detta och blir mer effektiv.