9 min read

Teknik och programvara

[Guide] Så undviker du att köpa onödiga program till ditt företag

Redaktör

Välkommen till TimeLogs blogg. Vi är här för att hjälpa dig att utveckla din verksamhet. Som Professional Services Organisation räknas varje timme. Få inspiration till att driva tillväxt, genomföra ännu bättre projekt med dina kunder och motivera dina medarbetare och kollegor.

[Guide] Så undviker du att köpa onödiga program till ditt företag

Telefonen ringer.

Säljaren i luren försöker en stund senare övertyga dig om att just deras lösning kommer att lyfta din verksamhet till nya höjder.

Dina medarbetare knackar på dörren för att de vill lägga pengar på ett smart program.

Du kommer kanske på dig själv att tänka att ”det måste det finnas en digital lösning för” när planeringen går snett eller du står inför en utmaning som inte bara löser sig själv.

SME:ens guide till att köpa programvara

Det har aldrig funnits så många olika program som kan hjälpa dig att driva en ännu bättre verksamhet.

Men enormt många digitala lösningar blir aldrig någon riktig succé för de företag som köper dem.

Det finns det många skäl till.

Kanske passar lösningen inte till medarbetarnas arbetsrutiner. Kanske har det inte funnits uppbackning i organisationen. Eller så har det inte funnits ett tydligt syfte med att investera i programvaran.

Med andra ord har det varit ett dåligt digitalt affärsfall.

I slutet av artikeln kan du hämta en checklista om hur man köper affärsprogram.

En strukturerad strategi – ska du köpa eller låta bli?

För att slippa sitta med skägget i brevlådan är det bra om du flyttar bort ditt beslutsunderlag från den goda relationen med säljaren eller din magkänsla.

Du behöver ha något som ser ut som ett objektivt och nyktert underlag. För att skapa ett sådant är det viktigt att handla strukturerat. Men du behöver inte göra det svårare än det behöver vara. Samtidigt är det viktigt att du tänker in de faktorer som avgör om din nya programvara blir en succé eller hamnar i högen med kasserade initiativ.

Vem kan använda guiden?

Guiden hjälper dig att få koll på om det finns något bra affärsfall när man ska köpa program.

Du kan använda guiden om du står i ett dilemma om huruvida du ska investera i ett konkret program eller inte.

Du kan också använda den om du bara vill arbeta in ett strukturerat synsätt när du ska digitalisera din verksamhet. För det är det många som kämpar med.

Läs även: Digitalisering av arbetsrutiner för SMF:er: Fördelar, nackdelar och hur du kommer igång.

Om du går igenom guiden blir det även lättare för dig att skapa en strategi för er framtida digitalisering. För den tar upp några av de frågor som belyser din organisations grundläggande arbetsrutiner och behov.

Guiden kan även fungera som hjälp för dig som har hittat ett program som du tror skulle vara en god investering, men som du behöver övertyga styrelsen, ledningen eller dina kolleger om.

Den kan hjälpa dig att strukturera ett väl underbyggt projekt.

Guiden: Fem frågor som hjälper dig att köpa programvara

För att hjälpa dig att bedöma om ett program är rätt för ditt företag har vi sammanställt fem användbara frågor.

Var och en av dem belyser viktiga överväganden som du bör ha med i din beslutsprocess.

Det är en god idé att involvera flera medarbetare eller kolleger när ni besvarar guiden. De kan ofta ge dig de olika perspektiv du behöver.

I översikten nedan kan du enkelt navigera mellan de olika delarna.

I oversigten herunder kan du let navigere mellem de forskellige dele.

1) Utmaningen: Löser programmet ett problem som du vill lösa?
2) Ekonomin: Vad säger miniräknaren?
3) Arbetsrutinerna: Får programvaran fart på utslitna processer?
4) Medarbetarna: Känn av stämningen och få kvalificerade svar
5) IT-ekosystemet: En elefant i ditt digitala glashus?
Behöver du hjälp med ditt digitala affärsfall?

1) Utmaningen: Löser programmet ett problem som du vill lösa?

Det låter kanske banalt, men första ledet i dina överväganden bör vara att ta reda på vilket problem programvaran ska lösa.

Om din medarbetare tittar in på kontoret för att visa dig ett jättesmart program som inte löser ett eller flera av era konkreta problem bör de röda varningslamporna börja blinka.

När du funderar på att köpa ny programvara är det problemet som ska kalla på en nödvändig lösning – inte tvärtom.

Eftersom vi dras till allt som skiner och eftersom vi också har en tendens att efterrationalisera de val vi gör måste företagen ofta leva med program som de aldrig borde ha köpt in.

Och det gör de alldeles för länge.

När programmet inte löser ett problem utan bara ”skiner” upplever medarbetarna i själva verket det som en börda. För det löser inte deras faktiska problem.

Du får alltså inte något värde av ditt nyinköpta program.

Steg 1 – Undersök problemet hela vägen runt.

När du ska ta reda på om programmet verkligen löser ert problem är det viktigt att du formulerar problemet tillräckligt exakt.

Ofta har ett problem flera nivåer.

Om din projektledare har problem med att utarbeta en projektplan får projektgruppen problem med att inlemma projektet i sitt arbete. Och ditt företag får problem med att kunna leverera projektet till kunden i tid.

Därför ska du kartlägga problemet genom att fråga:

Vad är problemet generellt sett för företaget?
Vilka är involverade i problemet?
Vad består problemet av för dig och de enskilda medarbetarna?
Löser det program du är intresserad av orsaken till dina problem?

2) Ekonomin: Vad säger miniräknaren?

När du står i köpsituationen kan det vara svårt att ta reda på om det är vettigt ekonomiskt sett.

Och många blir osäkra när de ska sätta ett konkret pris på programvara.

Men du gör dig själv en björntjänst om du inte fastställer kostnaden för din investering. Det är ingen som vill ha en programvarulösning som slår botten ur ekonomin.

Men i många fall är det just det som händer.

Det är förnuftigt att involvera tre centrala siffror i den finansiella delen av dina överväganden:

De totala kostnaderna för att köpa programvaran
Kostnader för problemet om du inte löser det
Den extravinst du förväntar dig att få ut av programvaran

Steg 2 – Vad kostar det att köpa eller att låta bli?

Utmaningen med att bedöma programvarans ekonomiska effekter kan tyckas vara lite abstrakt.

Men med rätt frågor kan du närma dig ett värde du kan använda.

Den totala räkningen för programvaran

När du granskar kostnaderna ska du förstås besöka producentens hemsida, titta på priserna och sedan gånga licenspriset med antalet medarbetare hos dig.

Men affärsprogram kräver ofta bra implementering. Det är faktiskt nästan alltid en dålig investering att inte lägga pengar på att implementera programmen ordentligt.

Det motsvarar att skänka bort en bil till en som aldrig har suttit bakom ratten.

Därför är det en bra idé att få producenten att ge dig en offert på en konkret implementerings- och underhållsplan – inklusive pris.

Om implementeringen är omfattande kan du även räkna in hur många timmar medarbetarna ska lägga på att bli implementerade. Tid då du inte kan fakturera deras arbete.

Kostnaderna ska alltså räknas ut så här:

Inköpspris + implementeringspris + förlorat arbetsvärde + eventuellt löpande service

Dessutom är det klokt att budgetera 10–20 % högre. Implementeringsprojekt kan gå i stöpet om det dyker upp nya utmaningar. Och det är sällan bra att bara delvis implementera program för att budgeten har underskattats.

Räkningen för problemet

För att det ska bli en bra affär måste kostnaderna om man undviker att lösa problemet med programvara vara minst lika höga som kostnaderna.

Hur du räknar ut kostnaderna beror helt på problemet.

Exempel:

Om du kastar bort tid på tung, manuell fakturering från tidrapporteringar på Excelblad kan du snabbt räkna ut din ekonomiansvarigas timpris. Dessutom kan du lägga till alla de timmar som inte registreras för att tidrapporteringar på Excelblad alltid är fulla av fel.

Om du behöver ha något konkret för att räkna ut utgifterna med problemet kan det vara bra att utgå från följande:

Dina medarbetares interna och externa timpris
Priset för att skjuta upp projekt (t.ex. genom inköp av projekthantering)
Värdet av förlorade säljprocesser (t.ex. genom inköp av CRM)

Alla problem skiljer sig åt så det kan hända att du mycket väl kan använda dig av andra uträkningar av kostnader för problemet.

Bara du kommer närmare ett konkret värde.

Nu kommer det roliga – vinsten

Om du hittar ett program som löser ert problem på ett bra sätt kan det hända att det faktiskt tillför mer värde än vinsten med att bara lösa problemet.

Du får kanske tillgång till ett helt nytt säljverktyg som inte bara håller koll på din pipeline, utan som faktiskt tillfogar nya säljkanaler och effektiviserar din säljprocess så att du kan sälja ännu mer.

Eller bra tidrapportering som också ger dig koll på er interna tid. Då kan ni flytta tidsåtgången från projekt och uppdrag som inte tillför något värde.

Kom ihåg att hålla ögonen öppna för de möjligheter som ligger i programvaran – och sätt ett potentiellt pris på dem.

3) Arbetsrutinerna: Får programvaran fart på utslitna processer?

En sak måste stå helt klart: Program löser inga problem i sig själv.

Om du tycker det är svårt att fakturera dina kunder för att konsulterna inte skickar in sina timmar till dig eller för att fakturor försvinner under bergen av interna mejl, kommer ett nytt program inte lösa dina problem.

En del av problemet ligger kanske i att ni inte har ett intelligent program som gör att medarbetarna kan kommunicera ordentligt och snabbt expediera fakturor.

[Guide] Resursplanering : 4 saker du måste ha koll på innan du köper

Men en annan del av problemet ligger kanske också i att ni inte heller jobbar så smart med fakturor internt.

Du måste ta en titt på det här:

Vilka interna processer funkar inte?
Hur ska vi ändra processerna så att vi får utbyte av vår programvara?
Och vill vi det?

Om ni inte vill ändra processerna så att programmet funkar ordentligt är det nog inte någon bra investering att köpa.

Steg 3 – Vilka processer måste vi ändra innan programmet funkar?

Steg 3 ger dig enormt mycket värde. Och det även om det slutar med att du inte köper programmet.

Det är nu du ska pressa säljaren och fråga:

”Om jag köper ditt program, vad krävs av min organisation innan det verkligen funkar?”

Det är väldigt få programvaruföretag som skyltar med detta på sina hemsidor. Så det är praktiskt taget omöjligt att göra den här delen av ditt affärsfall utan en riktig, levande säljare.

Kartlägg processerna tillsammans med säljaren

Om du sitter framför en skicklig säljare har hen nog redan frågat hur ni jobbar och lagt tid på att kartlägga era interna processer. Och vad ni ska göra annorlunda med det nya programmet.

Om säljaren inte är så duktig måste du ta ledningen själv.

Se till att du får svar på det här:

Hur det faktiskt är att jobba med programmet i verkligheten. Ta god tid på dig och gå igenom en arbetsprocess från början till slut tillsammans med säljaren.
Vad de olika stegen i arbetsprocessen kräver av olika medarbetare
Var någonstans den nya arbetsprocessen skiljer sig åt jämfört med er nuvarande process
Vad ni måste göra annorlunda

När du tycker att du har en konkret överblick över nya och gamla arbetsprocesser kan du ta ställning till om programmet passar ditt företags sätt att jobba på.

Eller om du tycker att det är meningsfullt att ändra arbetsrutinerna så att de fungerar i den nya programvaran.

Det smarta med steg 3 är att processen ofta avslöjar nya möjligheter att ändra det sätt som ni redan nu jobbar på.

4) Medarbetarna: Känn av stämningen och få kvalificerade svar

Har du någon gång köpt programvara som dina medarbetare aldrig använt?

Det är du inte ensam om.

Ofta köps programvara in med de allra bästa avsikterna, men beslutstagarna har inte involverat medarbetarna.

Det kan leda till att medarbetarna tycker att programmet hindrar dem i deras dagliga arbete. Och därför så använder de det inte.

Om du köper program på samma sätt är sannolikheten stor för att:

Programmet inte passar dina medarbetares sätt att jobba på
Dina medarbetare kommer att tycka att det är en dålig lösning
Medarbetarna försöker hitta sätt att slippa använda programmet

Med andra ord är risken jättestor att du förlorar dina pengar om du hoppar över det här steget.

Eller ännu värre – att medarbetarna tvingas jobba på ett sätt som gör dem mindre effektiva.

Steg 4 – Inkludera dina största experter

Varifrån kom idén med programmet?

Om den kom från dina medarbetare själva är de sannolikt positivt inställda till programmet. Då kan det vara en god idé att agera djävulens advokat enligt beskrivningen i steg 1–3 ovan.

Om det var din idé ser uppgiften helt annorlunda ut. Du måste inhämta medarbetarens samtycke.

Och det handlar inte om att få ett helhjärtat ”ja” när du frågar om de tycker att det är en bra idé. För ett omedelbart ”ja” kan innebära att medarbetarna inte har tagit ställning till om det överhuvudtaget är en bra idé eller inte.

Om det är så kan ett ”ja” snabbt vändas till ett ”nej” när ni börjar använda programmet i verkligheten.

Kvalificera dina medarbetares ”ja” – och leta efter ett ”nej”

Det är ett gammalt knep att få med folk på en idé om du får dem att tro att idén kommer från dem själva.

Självklart är det inte det du vill här. Men mekanismen, att folk helst vill driva idéer som de själva känner ägande till, är bra.

Det innebär att du med fördel kan ta de grundläggande diskussionerna om programmet med dina medarbetare.

Lämpliga frågor kan vara:

Kom överens om vad problemet är: Jag ser X som en utmaning i vårt företag. Ser du/ni det också så?
Leta efter en lösning: Hur tycker du/ni att vi kan göra det på ett annat sätt?
Bedöm om ett program är lösningen: Det finns en programtyp som kan X – kan du/ni se det som en del av lösningen?
Bedöm ett program: Programmet X kan det vi letar efter – kan du/ni se det funka på vårt företag? Vill ni kolla upp det/testa och ge återkoppling?

Det här är en balansgång. För det finns alltid ett visst motstånd mot förändringar i de allra flesta företag. Och det kan hända att det slutar med att du måste driva igenom ett beslut.

Men lyssna på medarbetarnas ”ja” och ”nej” innan du fattar ditt beslut.

5) IT-ekosystemet: En elefant i ditt digitala glashus?

Ett IT-system står sällan ensamt.

De flesta små och mellanstora företag har en blandad kompott av digitala verktyg för projekthantering, intern kommunikation, fakturering, löneutbetalning och så vidare.

Väldigt ofta är de inte integrerade med varandra och ibland stöder de samma arbetsprocesser. Det ökar risken för dubbelarbete.

TimeLog levererar t.ex. Professional Services Automation (PSA-program) som stöder processer från tidrapportering, fakturering, projekthantering, resurshantering och lönehantering m.fl.

Vad är PSA-program? 7 viktiga processer som PSA lyfter för din verksamhet

Det innebär att potentiella köpare måste ta ställning till om de redan har något annat program som stöttar upp processerna. Om det finns risk för att det uppstår dubbelarbete om man har flera digitala verktyg för samma arbetsprocess.

De måste även titta på om systemen kan integreras med varandra så att data kan delas på olika nivåer. Det är t.ex. inte så bra om tidrapporteringen inte kan föra över data till löne- och ekonomisystemen.

Därför är det klokt att du tar ställning till hur era övriga IT-ekosystem ser ut.

Steg 5 – Finns det några möjligheter och utmaningar i ditt IT-landskap?

Om du har följt guiden så har du redan kartlagt era arbetsrutiner och undersökt om ett program kan förbättra dem.

I det här steget handlar det om att knyta programmen till arbetsrutinerna så att du kan se om det uppstår konflikter eller nya möjligheter med det nya programmet.

Stöder det nya programmet arbetsrutiner som redan stöds av befintliga program?
Kommer det att leda till dubbelarbete? Eller integrerar och stöder programmen varandra så att arbetsrutinerna optimeras ännu mer?
Ger det nya programmet dig möjlighet att knyta ihop era olika arbetsrutiner på ett bättre sätt genom att integrera till dina befintliga system (som när tidrapportering knyts ihop med ekonomisystemet)?

Här kan det vara nödvändigt att få med säljarens expertis i företagsfallet.

För även om de flesta programvarusidor visar vilka system de integrerar med är det inte alltid transparent vilka arbetsrutiner de kompletterar eller står i konflikt med.

Behöver du hjälp med ditt digitala affärsfall?

Om du är inne på den här bloggen för att du vill kolla in TimeLog eller vill se om Professional Services Automation kan vara relevant för ditt företag, uppmanar vi dig att boka en tid för ett ej bindande samtal hos en av våra duktiga konsulter.

Vi kan gå igenom dina arbetsrutiner och hjälpa dig att skapa ditt digitala affärsfall – antingen på telefon eller ute hos er.

På TimeLog vägleder vi enligt principen om brutal ärlighet. Om vår lösning inte är rätt för ditt företag informerar vi dig om lösningar som passar bättre.

Fyll i formuläret nedan och få ett informativt och utforskande snack med oss – det kommer du att uppskatta.