Stäng av Outlook och gör mer – nio tips för bättre mejldisciplin

Men produktivitet handlar också om att få kontroll över sin egen vardag. En av de största tidstjuvarna och mest störande inslagen på ett vanligt danskt kontor är mejlen. För ett par år sedan var jag så irriterad över mejl, att jag skapade ett par regler för egen del.

Sedan dess (och säkert långt dessförinnan) har Inbox Zero och motsvarande "håll ordning på dina mejl"-metoder rekommenderats starkt.

I förhållande till Inbox Zero, tycker jag att man ska ta ett mer radikalt grepp, så här kommer mina förslag på en mer effektiv arbetsdag. Det finns säkert någon som inte alls håller med om nedanstående – det är helt OK.

1. Stäng av mejlklienten

Om du ska göra något som kräver mer än fem minuters uppmärksamhet – skriva texter, fakturera, programmera, skriva offerter – så stäng av Outlook eller den mejlklient som du använder. Såvida du inte är VD för ett börsnoterat bolag, börsmäklare eller säkerhetsexpert, så kommer det knappast några mejl som är så viktiga att de inte kan vänta en timme eller två. (Jag är faktiskt rätt säker på att VD:ar för börsnoterade företag, själva bestämmer när de vill bli störda).

2. Ta bort alla tecken som visar ”Nytt mejl”

Nästa sak du göra är att ta bort alla meddelanden, ljud och siffror som visar hur många olästa mejl det finns i din inkorg. Det är störningsmoment, som drar till sig din uppmärksamhet. Det är du som bestämmer när det ska läsas mejl.

3. Radera mejl

Och när man sedan har börjat läsa mejl – se till att alltid radera alla mejl, som du vet att du inte behöver igen. Det sparar mycket tid, när man senare ska hitta gamla mejl igen. Alla mejl om dagens rätt i lunchrestaurangen, tråkiga nyhetsbrev, ”jag har läst ditt mejl”-mejl, ”vem hänger med och tar en öl på fredag”-mejl osv. Radera dem när du har läst dem.

4. Besvara mejl omedelbart

Undvik om möjligt märkliga system för att markera mejl, som du tänker bevara senare. Låt bli att kolla mejl om du inte har tid att besvara dem. Det kan naturligtvis finnas undantag mot denna regel – men undvik att kolla mejl om du inte har tid att besvara dem.

5. Börja inte dagen med att kolla mejl

Börja dagen med att planera vad du ska uppnå under dagen. Om man börjar med att kolla mejl innan man druckit kaffe och formulerat sina mål – så slutar det ofta med att det är inkommande mejl som bestämmer dagordningen. Man fokuserar på det kortsiktiga – och glömmer kanske det som verkligen är viktigt.

6. Säg upp nyhetsbrev

Jag tycker mycket om nyhetsbrev. Och jag anmäler mig till en hel del av den sorten. Jag läser även några av dem. Men å andra sidan finns det också en del som jag inte läser. Och det gäller att säga upp dessa så fort som möjligt.

7. Skriv kort

Korta mejl är bättre än långa.

8. Använd "FYI", "Spam" eller "För orientering"

Genom att börja mejlet med "För orientering", så vet mottagaren att detta inte är det viktigaste mejlet i världen. Detta gör, att hon bara kan ögna igenom mejlet och läsa det noga om hon anser att det är viktigt. En variant av detta är länkar till roliga videor och liknande. OK för min del – men skriv ”Spam” eller något liknande på ämnesraden så att mottagaren vet att hon kan strunta i mejlet om hon har mycket att göra.

9. Använd CC och mycket gärna BCC

Jag älskar att vara välinformerad. Ett av de lättaste sätten att informera dina kolleger om vad som händer i företaget är, att använda CC och BCC mycket. Detta bidrar naturligtvis till att fylla inkorgen – men när man ser ett mejl från en kollega till en helt annan person – så vet man att det är ett ”för orientering”-mejl. Jag är säker på att företagsledningar som använder mycket BCC: s ger uttryck för ett ledarskap som samarbetar väl.