Tid är pengar – även intern tid!

Det finns ofta en missuppfattning angående tidrapportering, att det bara är företag som ska fakturera sina timmar. Naturligtvis är det en nödvändighet för dessa företag eftersom tidrapporteringen är deras levebröd. Men många andra verksamheter och avdelningar skulle kunna ha stor nytta av att se vad deras tid används till för att kunna göra strategiska beslut om vad deras resurser ska användas till. Genom att ha en kostnad förknippad med de anställda får man en exakt översikt över vad de interna projekten kostar.

Man får ofta en tankeställare när man ser hur många kronor och ören det kostar att göra ett litet internt projekt eller att t.ex. hålla interna möten. Genom att tidrapportera intern tid kan man i framtiden ta välövervägda beslut om vilka projekt man ska investera i, om man känner till omkostnaderna från tidigare eller liknande projekt.

Jag är övertygad om att ifall man ser tidrapportering som ett sätt att leda verksamheten i rätt riktning och prioritera resurser och projekt så kommer många verksamheter att uppleva en enorm ökning av produktiviteten och samtidigt ha en transparent organisation som gör att det finns ett genuint dataunderlag för att fatta de rätta besluten.

Tidrapportering är inte övervakning

En sak är säker, vi måste släppa tanken på att tidrapportering är övervakning av medarbetare och att den går ut över deras personliga frihet. Det är varje företags rätt att se hur mycket tid som läggs på olika uppgifter inom organisationen för att ha en god grund när stora strategiska beslut ska fattas på företaget, se var det saknas resurser för att kunna nyanställa, se om vissa medarbetare är överbelastade och behöver hjälp, etc. Det hör till ovanligheterna att våra kunder använder tidrapporteringen för att dagligen direkt övervaka en enskild medarbetare – i stället ser de på helhetsbilden.

På TimeLog tar vi naturligtvis vår egen medicin mycket allvarligt och tidrapporterar all vår interna tid. Genom att göra detta i t.ex. säljavdelningen har vi bl.a. fått en överblick över hur mycket tid som läggs på newbizz ift. kundservice, hur mycket tid vi lägger på avtal och erbjudanden, som vi nu har optimerat eftersom vi svart på vitt har kunnat se att det kostade oss för mycket tid (och pengar) att hantera denna administrativa process. Den tiden vill vi hellre använda på att t.ex. boka och hålla möten. Det kommer så småningom att ge mer försäljning vilket är den viktigaste uppgiften för säljavdelningen. Och jag skulle kunna fortsätta. Det betyder att vi löpande håller ett öga på vår tidförbrukning på de enskilda uppdragen och utvärderar om det finns behov för processoptimering, så vi kan använda våra resurser bättre.

Jag ser att många av våra kunder efter ca 6 månaders tidrapportering blir chockade över att deras verklighetsuppfattning är långt ifrån den reella verkligheten.

Så frågan är om du vågar utmana din verklighetsuppfattning och vidta åtgärder därefter?