Teknik och programvara

Tidsregistrering - administrativ börda eller strategiskt verktyg?

Om jag säger tidrapportering, vad tänker du då? Att det är en administrativ mardröm för både medarbetare och ledning? Att ni uteslutande gör det för kundernas skull? Eller att ni inte orkar använda tiden för att rapportera vad ni använder tiden till?

12. feb 2012 | 1 min läsningstid
Søren Lund
Behöver du idéer om hur du utvecklar ditt företag och gör det mognare? Som grundare av TimeLog och med mer än 20 års erfarenhet inom affärsutveckling har Søren ledartröjan på sig när det gäller hur PSA-program kan optimera arbetsrutinerna och utveckla verksamheten för konsultföretag.

Då träffar du mitt i prick i den danska folksjälen. Där härskar en intressant dualitet bland danskarna som naturligtvis smittar av sig på vår ledarskapsstil. Å ena sidan uppfattar vi oss som självständiga Europa som klarar av frihet under ansvar. Å andra sidan vill vi vara säkra på att vi får fullt utbyte av våra medarbetare som är bland de högst avlönade i världen. Vi vet att vi måste vara exceptionellt vassa när det gäller interna och externa priser och tjänster på en pressad marknad för att förhindra att kunderna springer rakt i famnen på andra.

Så hur får företag största möjliga utbyte av tidsregistrering? Senast har faktatidningen för professionella IT-användare, Prosabladet, gjort en undersökning bland deltagarna i tidningens användarpanel som bekräftade danska medarbetares ljumma förhållande till tidsregistrering. Många är frustrerade över kravet på rapportering som de upplever är meningslöst, slöseri med tid och i värsta fall kontroll och misstänkliggörande från arbetsgivarens sida.

Dessutom fick jag veta att de över lag klagade på att de inte får veta eller kan lista ut vad ledningen ska använda upplysningarna till. Bingo! Här startar problemet. Ledningen måste klargöra vad tidsregistreringen ska användas till. Om det inte är meningsfullt för ledningen kan det inte heller vara meningsfullt för medarbetarna.

Tidrapporteringssystem kan med stor fördel användas strategiskt. Många företag har valt att tidrapportera för att kunna fakturera kunderna. Men enligt min mening ger det ännu större värde om man internt får avsätta rätt mängd tid för t.ex. new bizz och affärsutveckling. Tidsregistrering knyter samman flera nivåer i organisationen, skapar överblick över verksamheten och skapar inbördes stöd och påtryckning i projekten.

Och underskatta inte att det också har ett värde för medarbetare att kunna följa sin egen tidsförbrukning i realtid. De blir bättre på att planera och utarbeta budgetar, och kan i samband med MUS-samtal själva skapa sig en överblick över vad de faktiskt använder arbetstiden till. Med utgångspunkt i faktiska data kan både chefer och medarbetare ha en verklig dialog om hur långt resursförbrukningen bör skalas upp inom vissa områden och ner inom andra, om man generellt ska avlastas?

I en verksamhet är produktionsapparaten oftast styrd, kontrollerad och automatiserad. Men i kunskapsföretag består produktionsapparaten av människor. Därför finns all vår affärskunskap dold i den tid medarbetarna använder. När alla förstår varför den affärskunskapen ska registreras och analyseras upphör frustrationen.

Click here to see our sample offer!