Hur motiverar jag mina anställda att tidsregistrera?

Det är nog den fråga vi fått flest gånger under de 20 år som vi har varit konsulter åt företag för tidsregistrering.

Därför är frågan som mitt blogginlägg syftar till att ge svar på, även baserad på ett av beteendeteorins populära ledningsverktyg för chefer: nudging.

Mitt blogginlägg är baserat på danskorna, Henriette Diernisses och Kathrine Springborgs avhandling om tidsregistrering och hur man genom beteendeteori och nudging får fler anställda att tidsregistrera.

Avhandlingen bygger på register- och enkätdata och intervjuer gjorda under sex månader på ett danskt företag med 600 anställda.

Dessutom har jag lagt till praktiska kunskaper som vi skaffat oss sedan 2001.

Vad är nudging?

Den ursprungliga versionen av konceptet nudging utvecklades av de två amerikanska professorerna Richard Thaler och Cass Sunsteins.

En nudge förklaras av många med en omtänksam knuff i rätt riktning. Här är professorernas definition av nudging:

Konceptet kommer från deras bok "Nudge" från 2008, som den internationella nyhetstidningen The Economist samma år utsåg till årets bok.

När kan du använda nudging för att motivera dina anställda att registrera tid?

Henriette Diernisses och Kathrine Springborgs avhandling pekar på att nudging är ett kraftfullt ledningsverktyg om du som chef upplever att:

Fördelarna med nudging är att det är ett billigt ledningsverktyg som är enkelt att implementera och som du kan använda i praktiskt taget alla sammanhang där du vill hjälpa dina anställda att fatta bra beslut.

Det skiljer sig från person till person, vad som motiverar tidsregistrering. Därför måste du förstå vilken beteendefördom dina anställda utsätts för, för att din nudge ska fungera.

Förstå dina anställdas beteendefördomar

Beteendefördomar handlar om att vi fattar irrationella beslut. Vi tar med andra ord mentala genvägar, som att utelämna viktiga detaljer och vi motiveras ofta av det kortsiktiga perspektivet (avhandling om tidsregistrering och nudging, 2021).

Det finns mer än 100 beteendefördomar, men vilka påverkar tidsregistrering? Henriettes och Kathrines avhandling pekar på att just beteendefördomar kan påverka dina anställdas tidsregistrering.

Närvarande beteendefördomar och löpande tidsregistrering

Närvarande beteendefördomar handlar om att individen väger nuet högre än framtiden. Har dina anställda till exempel en tendens att säga: ’Jag håller på att gå igenom mina mejl, tidsregistreringen tar jag hand om senare’?

Om dina anställda är föremål för närvarande partiskhet kan du använda löpande tidsregistrering som en nudge för att motivera dem att registrera sin tid.

Man kan registrera sin tid på olika sätt. Vissa företag har regler om att det ska göras på månadsbasis, andra på veckobasis, medan vi själva gör det dagligen – till exempel före/efter ett möte, eller medan kunden är i telefon.

Fem fantastiska fördelar med kontinuerlig tidsregistrering

En av fördelarna med kontinuerlig tidsregistrering är att du slipper dubbelarbete. Vår erfarenhet visar att många har för vana att först registrera sin tid på ett papper och sedan registrera tiden i systemet de använder.

En annan fördel med kontinuerlig tidsregistrering är att dina anställda undviker att hamna i denna situation: Det är fredag ​​eftermiddag kl 16.00, nu måste de plötsligt komma ihåg allt arbete de har gjort under veckan. Ärligt talat kan jag inte ens minnas vad jag gjorde igår kl. 14.30. Kan du?

Min kollega Sofie ger dig flera fördelar med löpande tidsregistrering i videon nedan. 

Nuvarande partiskhet och kortare tid för tidsregistrering

Om löpande tidsregistrering inte motiverar dina anställda att tidsregistrera, överväg att ge dem kortare tidsregistreringsintervall. Det kan till exempel vara daglig eller veckovis tidsregistrering.

Det kan verka som en bra knuff eftersom de måste registrera tid för färre dagar, vilket också gör tidsregistreringen mer hanterbar. 

Hur andra knuffar sina anställda till tidsregistrering

En påminnelse kan fungera som en effektiv knuff. En av våra kunder har till exempel detta meddelande på sin förstasida i TimeLog, som alla anställda ser när de loggar in på TimeLog.

Gör det enkelt för dina anställda genom att tidsregistrera

Om du vill motivera dina anställda till att tidsregistrera, gör det så enkelt som möjligt för dem.

Henriettes och Kathrines avhandling visar att de anställda inte tidsregistrerar, bland annat för att dem tycker det är krångligt och ohanterligt.

Det handlar om lätthet i förhållande till:

Håll detaljnivån till ett minimum

Focus on user-friendliness

Om det är för många uppgifter kopplade till ett projekt blir det snabbt ohaneterligt för dina anställda att registrera tid. Fundera också över om det ska vara ett krav att dina anställda kopplar kommentarer till sin tidsregistrering.

Genom att hålla din tidsregistrering enkel strukturerar du komplexa val för dina anställda, och det är precis vad en bra nudge ska göra (dansk avhandling om tidsregistrering och nudging, 2021). 

Fokusera på användbarhet

Hur användbarhet är det tidregistreringssystem som du använder eller funderar på att använda.

Vissa föredrar att registrera tid i webbläsaren medan andra föredrar appar på mobilen.

Men det behöver inte vara antingen eller. Undersök marknaden och hitta ett system som stödjer dina anställdas preferenser.

Du kan också använda vår guide "5 saker att fråga" i din sökning efter ett användarvänligt tidsregistreringssystem.

Använd framing för att berätta om syftet med tidsregistrering

Henriette Diernisse och Kathrine Springborg har i sin avhandling undersökt varför anställda glömmer att tidsregistrera.

En anledning är att de saknar förståelse för syftet med tidsregistrering.

Hur använder du nudging för att hjälpa dina anställda att förstå syftet?

Framing är ett konkret verktyg som du kan använda som en knuff. Kort sagt handlar framing om hur ditt budskap presenteras.

Det kan till exempel vara för att lyfta fram det positiva med tidsregistrering. Det kan vara ett effektivt verktyg eftersom det finns en tendens för människor att välja alternativ med positiv framing.

Vissa anställda kan ha uppfattningen att syftet med tidsregistrering är kontroll och övervakning. Genom att använda framing kan du kanske begränsa eller ändra den uppfattningen och istället hjälpa dem att förstå att tidsregistrering bidrar till något positivt.

‘What’s in it for us’?

I relation till tidsregistrering kan du som chef använda framing för att fokusera på fördelarna med tidsregistrering för ditt företag.

Vår erfarenhet visar att det inte är ovanligt att:

‘What’s in it for me?’

Förutom att förstå vikten av sin tidsregistrering ur ett företagsperspektiv är egenintresset också en viktig motivationsfaktor för många anställda.

Tänk på att vissa människor kan uppfatta tidsregistrering som en slags övervakning. Därför är det mycket viktigt att du som chef hjälper dina anställda att förstå det personliga utfallet av deras tidsregistreringar.

Förväntningsanpassning: Ett bra ställe att börja på är att göra en bra förväntningsundersökning, där du tydliggör vad du som chef behöver använda dina anställdas tidsregistrering för. Det kan till exempel vara att ta bort någon form av friktion i sitt dagliga arbete.

Utvecklingssamtal: Du kan även använda dina anställdas tidsregistrering i samband med utvecklingssamtal och löneförhandlingar.

Flexmekanism: Om du har anställda med flexmekanism kommer det att ge incitament till tidsregistrering eftersom de så småningom kan få lediga dagar.

Skapa goda vanor och kultur kring tidsregistrering

Som chef ska du ta ledningen och skapa goda vanor och en sund kultur av tidsregistrering. I sin avhandling presenterar Henriette och Kathrine tre lågpraktiska förslag på vad du kan göra:

1. Du kan använda påminnelseelement: Skicka ett e-postmeddelande till dina anställda och påminn dem om att tidsregistrera
2. Du kan kalla dina anställda till ett ’bra helg’-möte på fredag, där du påminner dem om att tidsregistrera
3. Du kan hänga en skylt på dörren som påminner dem att tidsregistrera

Om du inte redan har ett tidsregistreringssystem kan du undersöka marknaden för system som har inkorporerat nudging-element.

Här är ett exempel på hur det amerikanska mjukvaruföretaget Clarizen använder solid feedback för att få sina användare för att stänga sina veckoformulär.

Här är ett exempel på hur TimeLog har införlivat en förloppsindikator som visar hur många timmar användaren har registrerat i förhållande till sin normtid.

Summering

Om du har läst detta har du förhoppningsvis blivit lite klokare på:

I mitt blogginlägg har jag nämnt att det kan finnas luckor i vårt minne. Så här får du en sammanfattning av detta blogginlägg 6 key take away points:

1. Nudging handlar om att förändra någons beteende genom att ge dem en kärleksfull knuff i rätt riktning
   
   
2. Enligt en dansk avhandling om tidsregistrering och nudging finns det tre primära anledningar till att dina anställda inte tidsregistrerar
   
   
   • De förstår inte syftet med tidsregistrering
     
     
   • De förstår inte det personliga utfallet av tidsregistrering
     
     
   • De tycker att det är förvirrande och krångligt
     
     

3. För att din knuff ska fungera måste du börja med att förstå dina anställdas beteendefördomar
   
   
4. Du kan använda framing som ett konkret verktyg för att berätta för dina anställda den goda historien om tidsregistrering så att de förstår syftet
   
   
5. Du måste göra det enkelt för dina anställda att registrera tid. Detta gäller särskilt i förhållande till hur användarvänligt ditt tidregistreringssystem är, och hur detaljerad tidsregistreringen måste vara (antal uppgifter, kommentarer etc.)
   
   
6. Du kan använda påminnelseelement och affischer som en knuff för att skapa goda vanor och en hälsosam kultur kring tidsregistrering

Ha kul med att knuffa dina anställda att registrera tid.