Datormoln eller hembygd IT-lösning?
Detta är ett beslut som vi ibland möter i de företag som söker ett tidrapporteringssystem. Tyvärr har vi själva också tillämpat det från gång till gång, men lyckligtvis har vi blivit klokare med tiden.
Vad är det som får företag att prioritera användningen av interna resurser för att bygga ett internt IT-system i stället för att vara innovativa inom sina kärnkompetenser?
Detta är vad vi oftast får höra som de viktigaste orsakerna:
- Vi täcker våra behov – varken mer eller mindre
- Vi kan alltid utvidga om våra behov skulle ändras
- Det är billigare än att köpa/hyra ett system
- Vi har ett specifikt arbetsflöde som vi inte vill anpassa till ett standardsystem
- Vi känner en utvecklare/student som kan bygga det till ett lågt pris, och det är bara en engångskostnad
På TimeLog har vi också provat att bygga flera system som kan stödja våra interna behov. Detta har vi lärt av egna erfarenheter samt av de kunder som medger att det var fel att påbörja ett sådant projekt:
- Det är en kortsiktig vinst. Ofta har man gjort en enkel kravspecifikation och när systemet tas i bruk upptäcker man att det finns flera behov som inte stöds. Det kräver antingen extra utvecklingstid eller att man kompromissar med funktionaliteten. Ergo, ofta växer ett enkelt projekt sig alltid större än man hade räknat med och slutar med att skrotas när man inser att man behöver mer och något som utvecklas kontinuerligt.
- Det kostar i inkomster eller innovation. Om man låter en utvecklare arbeta på ett internt projekt bör man beräkna vad det egentligen har kostat företaget att använda personen i detta projekt i stället för i ett fakturerbart projekt. Har det tagit 100 timmar att koda ett enkelt system som bara precis klarar de behov man har, och timtaxan är 1 000 kr, så kunde ett kundprojekt i stället gett 100 000 kr. Då blir det plötsligt ett dyrt system. Naturligtvis finns det lugna perioder när det kanske inte är fullbokat med kundprojekt. Men visst är det tänkbart att det i stället gav mycket högre värde på lång sikt att vara innovativ inom företagets kärnkompetenser istället för att sätta igång ett sidoprojekt.
- Man känner inte till bästa praxis inom affärsområdet. Om en leverantör har tillbringat 10 år på att utveckla ett standardsystem, så finns det också mycket erfarenhet från både goda och dåliga lösningar/implementeringar. Dessutom har de också utvecklat på djupet och stöder behov som man kanske inte trodde man hade från början.
- Man kan inte växa med lösningen. Ett företag är en organisk enhet som utvecklas med tiden. Det gör inte ett internt utvecklat system. Har man ett system från en leverantör som fortfarande utvecklar produkten får man också glädje av alla nya möjligheter som ens företag kan utnyttja.
- Underhåll är en pina. Alla som utvecklar programvaror vet att det kommer att uppstå fel vid en eller annan tidpunkt. Det innebär att personen som har byggt systemet måste använda extra tid för att löpande underhålla det. Det blir därmed inte längre en engångsutgift. Och om den här personen slutar måste en annan sätta sig in i arbetet – och det tar tid.
På TimeLog har vi beslutat att om det finns ett standardsystem på marknaden som mer eller mindre klarar alla våra behov, så köper vi hellre en lösning än kastar oss över det som ett litet sommarprojekt. Vi har fått våra törnar med tiden. Och med facit i hand har vi kunnat räkna på hur många timmar våra "små" projekt har tagit. När vi sedan räknar på vad vi annars kunde ha utvecklat inom vår kärnkompetens så är det inte så många succéhistorier. Vi använder därför hellre våra krafter på att utveckla inom vår kärnkompetens som ökar värdet på vår produkt än att sätta oss in i ett nytt affärsområde och påbörja ett projekt som aldrig blir en 100-procentig framgång.
Så frågan är, bygger ni själva nästa gång?
