Inspari har implementerat TimeLog med medarbetarna i fokus

Inspari
Konsult och mjukvaruföretag
Danmark

Tips för en framgångsrik implementering av ett nytt affärssystem

Det finns mycket bra inspiration att hämta från hur Inspari introducerade TimeLog för sina medarbetare.

Eftersom systemet påverkar allas vardag lade de en del energi på förberedelser och avsatte både tid och resurser till att fundera över hur man på bästa sätt kunde förbereda sin hela personalstyrka på den kommande förändringen.

Ett bra verktyg för projektledning

Innan TimeLog använde Inspari ekonomisystemet e-conomic till tidrapportering och projektledning. De kände dock behov av att ha ett mer specialiserat projektledningsverktyg och med TimeLos integration mot e-conomic kunde de därför kombinera det bästa av två världar.

”TimeLog var det system, som kunde lösa flest utmaningar åt oss och samtidigt leva upp till våra krav till projektledning, tidrapportering och faktureringsprocesser”, säger Allan Hime-Laurberg, Business Controller hos Inspari.

Många parter som ska bli nöjda

Inspari levererar mjukvara för Business Intelligence samt konsulttjänster och de jobbar dagligen själva med att få de egna kunderna att förankra alla nya projekt eller processer ordentligt inom företaget. Därför använda man samma tillvägagångssätt med den interna förankringsprocessen inför implementeringen av TimeLog.

”Det är många olika parter som ska bli nöjda. Man måste därför försöka kompromissa utan att det går ut över verksamheten”, berättar Allan.

”Vi hade inget specifikt system utan vi var en större grupp som satte oss ned och diskuterade de problem vi hade och hur de kunde lösas - och om lösningen i sin tur skulle skapa andra utmaningar. Som utgångspunkt är det alltid svårt att göra alla nöjda. Därför försökte vi förutse vad våra kollegor kunde tänkas bli missnöjda med.”, förklarar Allan, som varit ansvarig både för inköpet och för implementeringen av TimeLog – en process som har tagit ca ett år från början till slut med aktiviteter till och från.

Inspari tänkte utanför boxen vid implementeringen

Insparis marknadsföringsavdelning hjälpte till att utarbeta en intern guide till de mest använda processerna i TimeLog. Lite mer kreativ var dock idéen med att sätta upp affischer formade som pratbubblor på olika platser i företaget, så medarbetarna hela tiden fick visuella påminnelser om TimeLog.

Personalen blev även påmind om att TimeLog snart skulle bli en realitet vid varje månadsmöte och så höll man en del små workshoppar inom företaget för att alla skulle vara ha kunskap om och kunna använda det nya systemet.

Stämningen inom företaget efter implementeringen

Baserat på samtal med användare och interna undersökningar har TimeLog mottagits väl. 94% av användarna är i allmänhet nöjda, relativt nöjda eller mycket nöjda med TimeLog. 53% tycker att det är lätt att tidrapportera, medan endast 3% tycker att det är besvärligt.

Inspari har med deras lyckade implementering av TimeLog visat att för att introducera ett nytt affärssystem på ett bra sätt är det viktigt att vara medveten om att det är en förändringsprocess – och att det tar tid.

Därför är det viktigt att både chefer och medarbetare är väl förberedda för uppgiften så att implementeringen verkligen blir lyckad.

TimeLog var det system som kunde lösa flest av våra utmaningar och som samtidigt mötte våra krav kring funktioner i projektledningen, tidrapporteringen och själva flödet i faktureringen.
Allan Hime-Laurberg
Business Controller, Inspari