Med KPI:er för 1 700 pågående projekt kan ekonomichefen finjustera verksamheten
Efter att Mølbak Landinspektører har fått TimeLog har de fått konstant överblick över nedskrivning och värdetillskrivning för alla sina projekt. Det har gett helt nya möjligheter att optimera projekten för ökad vinst.
”Numera är jag inte löneadministratör utan ekonomichef. Nu är jag den som skruvar på de små knapparna.”
För drygt två år sedan introducerade ekonomichef Jacob Olsen TimeLog för sina kollegor hos Mølbak Landinspektører.
Mølbak är ett konsultbolag med drygt 70 medarbetare i Danmark och mer än 30 i Rumänien.
Förutom att leverera avancerade tekniska lösningar som mobil 3D-skanning av stora områden och vägsträckor hjälper de bland annat kommuner och entreprenörer med att utnyttja tomter och marker optimalt.
1 700 fortlöpande projekt och ogenomskådlig ekonomi
Utmaningen var att få koll på ekonomin i det snabbt växande företagets 1 700 pågående projekt.
”Vi har konstant pågående projekt för 12 miljoner kronor. Och vi kunde inte se ekonomin på projekten innan de var avslutade. Men vissa projekt pågår ju i 10 år. Då blir det fysiskt omöjligt att styra dem”, berättar Jacob Olsen.
Därför var visionen att få synlighet i ekonomin i de fortlöpande projekten när Mølbak började använda TimeLog.
Fakturor skickas direkt till e-conomic och ger överblick över ekonomin på pågående uppdrag
e-conomic är Mølbaks ekonomisystem och därför var det viktigt att det fungerade bra tillsammans med TimeLog. Idag överförs projekttid i TimeLog till e-conomic så att faktureringen kan ske på ett smidigt sätt.
Vision om ett dashboard-drivet företag
Redan innan Jacob Olsen tillträdde i Mølbak ville företaget ha mer synlighet i projektekonomin.
Men i praktiken visade det sig vara en svår uppgift. Och det var osäkert hur man skulle gå tillväga.
En dag kom IT-konsulterna Accobat på besök och demonstrerade vad Mølbak kunde få ut av de data de registrerade.
Från den dagen följde Jacob sin vision om att göra Mølbak till ett dashboard-drivet företag.
”Vi skulle ha dashboards så att vi kan följa med i företaget och reagera när vi har sjuka medarbetare. Eller om vi kan se att timpriserna sjunker. Jag följer med på dashboarden varenda dag”, säger Jacob Olsen.
Business intelligence ger insikt i de viktigaste KPI:erna
Dashboards får Jacob Olsen i Microsoft Power BI, som hämtar data direkt från TimeLog.
Här samlas data från tidregistreringarna i en enda översikt som gör att han kan följa med i de viktigaste KPI:erna.
Minst en gång i veckan följer Jacob medarbetarnas utnyttjandegrad, faktureringsgrad och sjukfrånvaro på pågående projekt.
Samtidigt kan han löpande följa med i nedskrivning och så han kan följa konsulternas verkliga värdetillskrivning i realtid.
”Jag kan se vilka pågående projekt vi tjänar något på och på vilka vi inte gör det.”
Accobat har levererat anpassad Power BI-integration
Mølbaks integration till Power BI har levererats av Accobat som är officiell TimeLog-partner. Accobat erbjuder en API-integration till Power BI som gör utdrag av data direkt från TimeLog och presenterar det i en tydlig översikt.
”Accobat har verkligen varit skickliga när det gäller det här. De levererar fantastisk service som är en verklig förebild för oss.”
- Jacob Olsen
Konstant justering av pågående projekt
Förmågan att kunna se värdetillskrivningen på pågående projekt har gett Mølbak Landinspektører möjlighet att justera kontinuerligt.
Det innebär att Mølbak i allt större utsträckning kan skapa överskott på projekten.
”Förr upptäckte vi det för sent om vi inte tjänade pengar på ett projekt. Nu kan vi reagera med detsamma. Jag kan till exempel sätta in andra medarbetare på projektet om det inte är helt korrekt bemannat”, säger Jacob Olsen.
”Eller så kan vi förhandla om priset med kunden om vi i ett tidigt skede kan se att uppdragets omfång kommer att utökas.”
Kontrollen över intern tid ökar utfaktureringsgraden med 10 %
Även om det ursprungligen var insikt i projektekonomin som fick Mølbak Landinspektører att välja TimeLog har samarbetet genererat ännu större ekonomisk vinst.
Bättre kontroll av den interna tiden har gett möjlighet att öka utfaktureringsgraden med 10 %.
”Jag kan ju se på löne- och pivotrapporter vilka medarbetare som lägger för mycket tid på interna aktiviteter. Det kan till exempel handla om utbildning. Det kan också handla om intern projektledning som ska faktureras kunder”, förklarar Jacob Olsen.
Utmaningar i samarbetet krävde nya lösningar
Men allt har inte varit en dans på rosor i Mølbaks upplevelse av TimeLog.
Redan från första början hade Jacob Olsen fått ett löfte om att TimeLog skulle kunna hantera fler kunder på varje projekt och uppdatera metoden för beräkning av pågående uppdrag. Det var funktioner som först skulle utvecklas men som till hans frustration sköts på framtiden flera gånger.
”Jag blev utlovad flerkundsprojekt (MCP) från början och visste att det fanns med i färdplanen. Men inte att det skulle gå flera år.”
Det ledde till att Mølbak kom med i TimeLogs Customer Attention Board (T-CAB).
Särskilt fokus på användare med utmaningar och behov
T-CAB togs fram för att skapa dialog med användare som har utmaningar och behov som kräver mer fokus.
Användare som kommer med får snabbt en handlingsplan av TimeLogs ledning.
Jacob Olsen bjöds in till en nära dialog med möten en gång i veckan och Mølbak fick möjlighet att bli betatestare av funktionen för flerkundsprojekt. Och slutligen involverades Jacob i dialogen om att utveckla en metod för beräkning av pågående uppdrag.
Två funktioner som nu finns med i TimeLogs uppdaterade färdplan.
Förloppet har återupprättat förtroendet
Efter tre månader lämnade Jacob Olsen efter eget önskemål TimeLogs Customer Attention Board.
”Vi är nöjda – nu är det koll på läget igen. Det har varit en väldigt bra kommunikation och vi har fått tillbaka vårt förtroende för TimeLog. Ni har lyssnat på våra tankar och behov och det är det viktigaste: kommunikation, kommunikation och åter kommunikation”, säger han.
Mølbak har fått högre vinst och Jacob har fått ett roligare jobb
Även om det har förekommit utmaningar så har det totalt sett varit en bra investering att implementera TimeLog på företaget.
Efter att Mølbak har fått koll på de pågående projekten och den interna tiden har vinsten enligt Jacob Olsen ökat markant.
Exakt hur mycket det är fråga om är en företagshemlighet.
”Men det har blivit roligare att vara ekonomichef nu. Det är koll på läget överallt och nu har jag fokus på detaljerna. Och på alla de små knapparna jag kan skruva på.”
De viktigaste nyckeltalen för Jacob Olsen
- Utnyttjandegrad: Ger insikt i ifall medarbetarna presterar när de är på jobbet.
- Faktureringsgrad: Ger fokus på hur medarbetarna presterar generellt – bl.a. förhållandet mellan frånvaro och tid på jobbet.
- Sjukfrånvaro: Förekommer det utmaningar när det gäller sjukfrånvaron.
Jacob Olsen
Jacob har varit anställd som ekonomichef i Mølbak Landinspektører i 3½ år. Hans huvudfokus har från allra första början varit att få överblick över företagets pågående uppdrag, men han har så småningom ökat sitt fokus på att optimera företagets drift.
Jacob är utbildad revisor och har jobbat som sådan hos KPMG. Dessutom har Jacob varit chef för entreprenörsföretaget Johs. Olsen ApS i 10 år.
