De ”fantastiska anbuden” stjäl inte längre vinster från RackPeople
Med TimeLog förlorar IT-konsultföretaget RackPeople inte längre vinsten för att anbuden prissätts för lågt. Samtidigt har de gått från 70 till 99,9 % fakturering på kundprojekt.
”Vad betyder det att vi kan prissätta våra projekt korrekt? Det betyder i grund och botten att vi tjänar pengar. Om vi har uppskattat 20 timmar i ett anbud tar projektet faktiskt 20 timmar – max.”, säger Sarah Agerklint, Business Consultant och projektledare på IT-konsultföretaget RackPeople.
RackPeople arbetar med ett 360-graders perspektiv på IT-projekt, och de förändringar som det oundvikligen medför, i sina kunders företag.
För tre år sedan satte företaget foten på bromsen och tittade på de utmaningar som alltid uppstår i ett organiskt växande konsultföretag.
Det fanns ingen förbindelse mellan systemen eller processerna. Vi fakturerade troligtvis 70 % av tiden.
”Vid den tidpunkten fick konsulterna inte sina bonusar, eftersom vi inte visste om de uppnådde sina mål. Eller vad de faktiskt bidrog till när det gällde resultatet. Och samtidigt fakturerades det för lite, så det var nödvändigt att göra något”, säger Sarah Agerklint.
I slutet var det inte bara en fråga om bonusar, och övningen fick stor betydelse för företaget, som år 2018 tilldelades en Gazelle.
Realistiska erbjudanden leder till högre vinster
Utmaningen var att få en överblick över projektekonomin, konsulternas tid och fakturera kunderna för det arbete som utfördes.
Därför valde RackPeople att överföra projekt, fakturering och intäktsredovisning till TimeLog.
”Det har gett oss en helt ny inblick i våra projekt. Vi kan alltid se om vi ligger under eller över målet för projektekonomin. Och vi lär oss hur lång tid projekten tar. Det betyder att vi nu vet var vi gör fel och var vi kan prissätta bättre, säger Sarah Agerklint.
När RackPeople upptäckte hur lång tid många av kundprojekten faktiskt tog, blev det klart att de hade prissatt dem betydligt lägre än de borde.
Med vårt timpris betyder det att vi tog runt 40–50 000 kronor för lite för ett projekt värt 75 000 kronor.
Projekten tog ofta mer än dubbelt så lång tid som den som beräknats i anbudet till kunden.
”Där ett typiskt Skype for Business-projekt tidigare var ett 30-timmarsprojekt, vet vi nu, tack vare TimeLog, att det faktiskt tar 70 timmar. Och med vårt timpris betyder det att vi tog runt 40–50 000 kronor för lite för ett projekt värt 75 000 kronor”, säger Sarah Agerklint.
Och prissättningen var inte den enda utmaningen som de tog hand om.
Kommer ihåg att fakturera 99,9 % av tiden
I likhet med många konsultföretag där man har många projekt i luften, upptagna medarbetare och en lös faktureringsprocess, gick fakturor ofta förlorade i stridens hetta.
”Tidigare var vi tvungna att skicka ett mejl till ekonomiansvarig, innan något blev fakturerat. Och det fanns ingen förbindelse mellan systemen eller processerna. Vi fakturerade troligtvis 70 % av tiden”, säger Sarah Agerklint.
Idag upprättar RackPeopes säljare automatiskt fakturorna på projekten med TimeLog. Det ger dem en konstant överblick, över allt som kan faktureras.
Med TimeLog har ansvaret för faktureringen samtidigt flyttat från ekonomiansvarig tillbaka till säljarna. Samtidigt har projektledarna i företagen blivit mer medvetna om hur lång tid de spenderar på projekten, eftersom intäktsredovisningen har överförts till dem.
”Vi upprättar nya order som projekt med en betalningsplan i TimeLog. Idag blir 99,9 % av våra projekt fakturerade – det kan jag garantera”, säger Sarah Agerklint.
Så här används TimeLog av RackPeople
- Upprättar alla nya projekt i TimeLog med tillhörande betalningsplaner
- Fakturor och kreditnotor skapas automatiskt i TimeLog och skickas direkt till Navision ERP
- Alla konsulter rapportererar tid, kostnader och bilkörning i TimeLog'
- Projektöversikten ger RackPeople en konstant överblick av huruvida projektet ligger över eller under målet, och om konsulternas utnyttjande är som det ska.
- Intäktsredovisning ger en översikt av restvärdet i projekt.
Om RackPeople
RackPeople är ett IT-kompetensföretag med fokus på Microsofts tekniker och Digital Transformation.
RackPeople genomför förändringar i företag och fortsätter att arbeta med kunderna hela vägen från de första tankarna och långt efter att lösningarna har börjat användas. De har en helhetssyn med 360 graders perspektiv på IT-projekt och de förändringar som detta medför. Hos RackPeople förstår man sambandet med övrig IT-infrastruktur och påverkan på företaget.
Valet av nya IT-lösningar och nya arbetssätt kan få stor inverkan på organisationen, kulturen och strukturen. Därför är Digital Transformation grunden för RackPeoples leveranser, oavsett vilket teknikben de befinner sig i.
