Chefen har fått koll på kärnverksamheten

Hos Sandgrav Solutions i Hillerød norr om Köpenhamn erbjuder de revision och redovisning – som Frederik Sandgrav formulerar det – på ett enkelt, aptitligt och intressant sätt för kunderna.

Och det måste vara något de gör rätt, för de senaste åren har deras tillväxt varit kraftigt. Faktiskt så kraftigt att de snabbt växte ur sina dåvarande system.

Men för drygt ett halvår sedan började de använda TimeLog. Det har gett överblick och gjort det lättare att driva verksamheten.

De nödvändiga nyckeltalen för att verksamheten ska gå runt

Ett av de tyngst vägande skälen till att Frederik Sandgrav valde TimeLog till sitt företag var att han kan få exakt de nyckeltal han behöver för att driva verksamheten.

”Förr höll jag på att drunkna i Excel-gymnastik varenda gång jag skulle göra något. Jag ville ha ett system som kunde leverera rejäla nyckeltal. TimeLog ger oss enormt bra koll på kärnverksamheten – vår tid och vår ekonomi.”

Bland de nyckeltal som Frederik Sandgrav oftast använder är översikten över realiserat timpris på fastprisavtal. Om timpriset är för lågt kan han snabbt titta igenom uppdraget och lösningarna för att se om det går att göra något internt. Om det inte ser ut att vara en sund verksamhet måste avtalet omförhandlas med kunden.

Det gör att han kan trygga en sund vinstmarginal på alla kunder – oavsett om de har avtal med fast pris eller åtgången tid.

”I TimeLog kan jag se en massa nyckeltal, exempelvis om jag får in mitt timpris på mina fastprisavtal.”

Utöver timpriset ger TimeLog honom även en snabb överblick över medarbetarnas effektivitet och hur många timmar de kan fakturera ut, och han får koll på fördelningen av medarbetarnas interna och externa tid.

One Click Invoicing minskar faktureringstiden med en dag

Hos Sandgrav Solutions jobbar de konstant med att göra arbetsrutinerna smartare och få bort manuellt arbete som stjäl onödigt mycket tid.

Därför betonar Frederik Sandgrav även TimeLogs möjlighet att snabbt fakturera – One Click Invoicing – som något av det som skapar mest värde för honom.

Förr var han tvungen att infoga rätt specifikationer på alla fakturor manuellt och koppla registrerade timmar och timpriser på fastprisavtal i redovisningsprogrammet när han skulle fakturera.

I TimeLog får han snabbt koll på allt som kan faktureras på vilka kunder och avtal, och med ett enda klick kan han skicka iväg färdiga fakturautkast till redovisningsprogrammet.

”När jag ska fakturera mina fastprisavtal går jag in i systemet och säger: Ge mig förslag på alla fastprisavtal – och då kommer allihop fram. Och sedan är det bara att kicka iväg dem. Jag gör det faktiskt just nu medan vi pratar. Det är ett otroligt kraftfullt verktyg och det funkar enormt bra. Vi sparar en dag i månaden på faktureringen”, avslöjar han.

Om avtalet med kunden är åtgången tid använder han TimeLogs färdiga fakturamallar för kunderna. Där kan han snabbt se vilken medarbetare som har jobbat för kunden och i hur många timmar. Och återigen kan det föras över till redovisningsprogrammet med ett enda klick.

TimeLog har blivit hjärtat i verksamheten och nyckeln till decentralisering av arbetet

Idag är systemet centralt i det sätt som Sandgrav Solutions driver verksamheten på, och alla 15 medarbetarna använder det i sitt dagliga arbete.

”TimeLog är ju hjärtat i vår verksamhet. Det är där våra anställda registrerar tid och kilometer, det är där teamledarna fakturerar kunderna och godkänner veckorapporterna och det är där jag styr normtiden för medarbetarna och kan se nyckeltalen”, berättar Frederik Sandgrav.

För Frederik Sandgrav har introduktionen av TimeLog inneburit att han inte längre utför allt administrativt arbete själv. Det har varit avgörande för honom att han har kunnat decentralisera arbetsuppgifter, t.ex. att godkänna tidrapporter och gå igenom fakturor som förr låg på hans bord.

I TimeLog har han gett medarbetarna specifika roller, och det gör att han kan delegera ut arbetet till medarbetarna där det ger mest mening.

”Du är teamledare, du ska kunna fakturera. Jag är anhängare av rollfördelning, och teamledarna kan se vem de ska godkänna tid för. Jag kan delegera ut just det ansvar folk behöver i sin roll.”

Need cookie permission to view video Click here to reopen cookie information

Om Sandgrav Solutions

Sandgrav Solutions 15 anställda erbjuder revision och redovisning till många olika slags kunder. Målet för deras arbete är att göra det så enkelt som det bara går för kunden. Samtidigt hjälper de kunderna med deras digitala resa så att de får bättre överblick över sitt företag.

”När vi har förenklat saker och ting för kunderna börjar det intressanta. För då börjar de fråga: Hur kan vi styra verksamheten bättre utifrån de här siffrorna?”

Förutom att de levererar redovisning till kunderna assisterar Sandgrav Solutions även externa redovisningsansvariga och revisorer med undervisning i digitala best practices.

Läs mer om Sandgrav Solutions och vad de erbjuder på www.sandgravsolutions.dk