Smidig tidrapportering ger chefen säker data att styra verksamheten med
Chefen för konsultföretaget Type2Dialog Christian Braad har sagt adjö åt osäkra data från tidrapportering i Excel. Nu litar han på sina nyckeltal.
Vi har fått ett system som ger oss möjlighet att rapportera in tid och utgifter i realtid – bland annat via appen. För medarbetarna är det enkelt att rapportera in på språng och det gör att vi litar mer på de data som kommer in.Type2Dialog
För sex månader sedan bestämde konsultföretaget Type2Dialog med chefen Christian Braad i spetsen sig för att göra upp med tidrapportering i Excel och börja använda TimeLog.
Det har gett dem tillit till sina data och nyckeltal.
Skulle du rekommendera TimeLog till andra?
"Ja, det skulle jag verkligen. Det är ett välbeprövat system som har de grundläggande funktioner som krävs om man som mindre konsultföretag ska kunna stödja verksamheten. Och så underlättar det administrationen."
Tidrapportering en gång i månaden på ett Excel-blad
Innan Type2Dialog började använda TimeLog rapporterade medarbetarna in tid på Excel-blad, vanligtvis i slutet av månaden.
Förutom att konsulterna skulle ta sig samman för att få det gjort så utmanades de även av att de skulle återskapa sitt arbete från den gångna månaden om det inte hade registrerats fortlöpande.
Därför blev tidrapporteringen oprecis och det skapade osäkerhet kring de data som utgjorde underlag för företagets nyckeltal på projekten.
Var avvikelser i projekten verkliga? Eller var det bara för att man inte registrerade korrekt?
Tidrapportering i realtid skapar trygghet med data och nyckeltal
Efter att Type2Dialog har börjat använda TimeLog har tidrapporteringen blivit mycket pålitlig och mer strukturerad.
Nu registrerar medarbetarna sin tid och sina utlägg fortlöpande – normalt via mobilappen – och skickar in sina timmar för godkännande en gång i veckan.
"Det har inneburit att vi får mer precisa data på de enskilda projekten. Både för projektekonomin och för de offerter vi lämnar. Vi kan se om vi träffar rätt och varför projekt eventuellt inte gick som förväntat. Och vi kan vara säkra på det eftersom data har rapporterats in i realtid.," berättar direktör Christian Braad.
Bra implementering av medarbetarna
Utbildningen av specialistmedarbetarna har också utförts på en bra och pedagogiskt sätt. De har faktiskt kunnat se att det har inneburit en lättnad i deras vardag när det gäller att rapportera in utgifter, skanna verifikationer osv."
Synlighet på faktureringsgrad och det realiserade timpriset
Det är framför allt faktureringsgraden per konsult och tidsåtgången på projekten som utgör underlag för projektens realiserade timpris. Det får Christian Braad från TimeLog, som han använder för att styra företaget.
Det stora är faktureringsgrad per konsult. Motsvarar den faktiska faktureringsgraden den budgeterade? Om faktureringsgraden ligger på 50 %, men medarbetaren har rapporterat 70 % beläggning kan vi prata om varför denna skillnad finns. Det är viktigt när man lever av att sälja tid.
Samtidigt använder Type2Dialog TimeLog för att hålla koll på projektekonomin. Och om det realiserade timpriset stämmer med det budgeterade.
Det använder de för att titta på hur ekonomin ser ut på de olika projekttyper som de jobbar med.
När man drar igång ett projekt bör man budgetera ett timpris, dvs. hur mycket förväntar du dig att kunna fakturera för varje timmas arbete som du och dina medarbetare lägger i projektet. Sagt på ett annat sätt: Hur lönsamt förväntar du dig att projektet är?
Allteftersom projektet fortskrider, och vid projektets avslut, mäter de skickligaste företagen på om det realiserade timpriset faktiskt motsvarar målsättningen.
Type2Dialog vill mer än bara att tidrapportera
Efter sex månader har Type2Dialog ännu inte börjat omprioritera de projekttyper de jobbar med mot bakgrund av data från TimeLog.
Som Christian Braad säger så är de fullt upptagna av att öva sig på att jobba med projekt på ett nytt sätt. Och bli bättre på att bryta ner projekt i faser och aktiviteter och fördela resurserna.
Bra integrationer till ekonomi- och lönesystem
Type2Dialog har börjat använda TimeLogs gratisintegrationer till ekonomisystemet Uniconta och till Danløn.
Från TimeLog skickar de projektutgifter med verifikationer direkt till Uniconta. Det innebär att den ekonomiansvariga slipper göra det manuellt och bara behöver gå igenom utgifterna innan de bokförs. På samma sätt skickas lönedata (timmar, semester m.m.) från TimeLog till Danløn varje månad.
Men grunden är lagd nu när de har fått ett gemensamt projekthanteringsverktyg i TimeLog och har fått tillit till siffrorna.
Need cookie permission to view video Click here to reopen cookie information
Vilka är Type2Dialog?
Type2Dialogs 15 konsulter tillhandahåller konsulttjänster på hälso- och socialområdet till både kommuner, regioner och till privatpersoner .
De erbjuder en rad olika tjänster som omfattar analyser av klienternas ekonomiska och kvalitativa utmaningar, rådgivning kring deras styrningsmodeller och målsättningar.
Type2Dialog erbjuder även kompetensutveckling av personalen samt djupgående analys och utveckling av mer ändamålsenliga arbetsrutiner.
För att kunna skapa enhetlighet i klienternas organisation är ¾ av Type2Dialogs konsulter själva yrkesutbildade med många års erfarenhet medan resten har en bakgrund som management-konsulter.