Tidrapportering som utgångspunkt för EU-rapportering
Væksthus Sjælland valde TimeLog som det system som håller reda på timmar och tidrapporteringar i förhållande till det arbete företaget utför med EU-medel.
Torben Kristensen, projektledare i Erhvervhus Sjælland förklarar: ”För ett företag som vårt, är de offentliga medlen vår inkomst. Därför kan avsaknaden av (korrekt) rapportering i slutändan betyda, att vi inte får några pengar – och därmed upphör vår försörjning.
Råd till unga entreprenörer och företag i svårigheter
Erhvervhus Sjælland arbetar med många olika projekt, särskilt på regional nivå. De besöker ca 500 företag per år, som anmäler sig till arrangemang och processer startade av Erhvervhus. Syftet är att hjälpa småföretagare att komma igång med sin verksamhet och att erbjuda företag i svårigheter råd och vägledning i samband med optimering av verksamheten och konkurser. Dessutom hjälper Växthuset små och medelstora företag med 2-20 anställda med tillväxtstrategier och utveckling.
"När jag har träffat andra, som skulle kunna dra nytta av de verktyg som finns i TimeLog, har jag inte dragit mig för att rekommendera systemet till dem", säger Torben. ”Det har jag gjort tidigare, och det är inte sista gången.”
Mäter tidsförbrukningen i realtid
Tidigare fick Erhvervhus Sjælland samla in tidrapporter, som därefter skulle överföras till ett annat system.
Problemet var att timmarna kom in för sent och därmed kunde vi inte reagera på över- eller underförbrukning av timmar”, förklarar Torben Kristensen.
"Det innebar dubbelt arbete eftersom de anställda fick göra rapporteringar i flera system samtidigt, och det var inte lätt att jämföra överanvändning av timmar med det antal som satts upp som mål – det var helt enkelt inte tydligt för den enskilde medarbetaren eller oss som ledare. I TimeLog får man ned budgettalen till individnivå, och det är en superbra funktion i systemet ", säger Torben entusiastiskt.
Pappersmonstret försvinner
”I förhållande till EU-projekt ska man rapportera tidsförbrukning för sina aktiviteter – men också de offertomkostnader som finns – dvs. vad timmar annars skulle ha använts för, eftersom det finns en vinstförväntning för projektledarna, "säger Torben och fortsätter:
TimeLog har hjälpt chefer att få ordning i sin tidsdokumentation. Var sjätte månad ska man skicka in ett dokument där man rapporterar timmar – det är ett pappersmonster, kan jag avslöja. TimeLog hjälper projektlederna med att dela ut tidssjok, som de kan klara av att mata in och reagera på i tid, om tidsplaner överskrids. Ekonomimedarbetaren går sedan in och matar in timmarna i ekonomisystemet. TimeLog har ökat effektiviteten på vår tidsdokumentation med 20 %.
Glad för specifika EU-rapporter
Det är inte bara rapporteringen till de offentliga instanserna, som fungerar bättre med ett konkret system – internt har projektledarna och den övriga ledningen också fått nya och bättre redskap – även om Torben gärna såg, att de utnyttjade systemets egenskaper ännu mer. Hittills har alla tre avdelningarna av Erhvervhuset anammat systemet och använt det för sin rapportering, internt och externt: "Status på projektens framsteg "trafikljus"-mätning på initiativ (projektfaktor, red.) i samband med ekonomin bakom, löneomkostnadsanalyser och så vidare är en stark grund för att förverkliga våra mål ", avslutar Torben.
