Konstant tillgång till nyckeltal
En grundlig sökprocess ledde belgiska Xedis till TimeLog. Detta medförde en bredare företagsöverblick och tillgång till viktiga nyckeltal dygnet runt.
Xedis är ett dynamiskt företag som grund- lades av erfarna projektledare och implementeringsfokuserade konsulter. Företaget rådger verksamheter gällande val, konfigu- ration och drift av deras IT-system, samt or- ganisation. Precis som andra konsultföretag inom IT-sektorn, arbetar Xedis konsulter med många olika projekt samtidigt och behöver därför både kunna tidrapportera i huset och hos kunden.
Flera separata system ledde till fel
En gammal internt utvecklad databas för tid- rapportering och en rad system för projekt- ledning, fakturering, CRM och andra proces- ser gjorde det besvärligt för Xedis ledning att få tillgång till såväl relevant som nödvändlig information. Detta ledde ofta till fel.
Bristerna i systemet ledde till att Xedis beslutade sig för att leta efter ett nytt system som kunde uppfylla deras behov av fjärråtkomst till tidrapportering, och samtidigt samla fö- retagets alla affärssystem i en enda lösning.
”Man kan säga att vi saknade ett professio- nellt system, dock inget stort, då vi inte är ett så stort företag. Vi letade efter en lösning som kunde inkludera tidrapportering och fakturering och eftersom vi utför en hel del projektarbete – var projektstyrning också en nödvänlig aspekt till innehållet i lösningen, ” förklarar Geert Vansteenkiste, partner i Xedis, och fortsätter:
Få produkter uppfyldekraven
”Vi fann endast ett par produkter som var i stånd att upp- fylla de behov och krav vi hade i vårt företag – bland annat förmågan att dela upp kon- sultuppgifter i fastprisprojekt eller timbasis projekt. TimeLog var ett av dem.
En annan avgörande faktor var behovet av ett verktyg som var lätt att använda (även för våra externa konsulter) och konstant tillgänglighet (särskilt för konsulter som ar- betar för kunder i andra länder),” förklarar Johan Debruyne, Managing Partner.
Överblick och tillgång till nyckeltal dygnet runt
”För Xedis har TimeLog blivit det centrala verktyget för både vår ledning och administration. Sedan vi började använda TimeLog har vi tillgång till alla våra nyckeltal dygnet runt och de matchar den information som vi har behov av till 100 %. Det ger oss möjlighet att övervaka och leda vår verksamhet mycket bättre och snabbare än tidigare”, beskriver Johan Debruyne.
Jämfört med tidigare är vår tidrapportering mycket snabbare idag och vi kan numera även få en snabbare prognos på hur verk- samheten ser ut. I ögonblicket uppfyller TimeLog alla våra behov. Vi använder systemet dagligen och det fungerar riktigt bra. Fördelen är att allt är samlat i ett cen- tralt system som vi använder så mycket vi kan, och uppstår det problem kan vi alltid kontakta TimeLogs supportavdelning, där vi får precis den hjälp vi behöver.
”Sammanlagt har TimeLog innebu- rit en avsevärd förbättring av vår situation jämfört med tidigare. Vi har inte haft några problem med implementeringsprocessen, trots att installationen, samt efterföljande träning utfördes på distans. TimeLogs sup- portavdelning hanterade hela processen väl och vår senaste uppgradering gick också mycket bra.”
Focus på säkerhet
En annan viktig aspekt för Xedis var sys- temets datasäkerhet. I TimeLog är datasäkerheten högt prioriterad och säker- heten är på topp även om något skulle gå fel och systemet stängs av.
”Vi önskar ett säkert system där vi alltid kan få tillgång till vår data. Med ett webbaserat sys- tem som TimeLog kan vi det, ” berät- tar Johan Debruyne och Geert Vansteenkiste kompletterar med:
”Vi ville kunna hålla reda på kontaktinfor- mation i CRM, följa upp kunder och ha en synlig försäljnings-pipeline. Med tanke på vårt syfte och företagsstorlek var t.ex. SAP ett för stort system. Så faktumet att TimeLog kunde uppfylla våra önskningar en- dast baserat på data från tidrapporteringar var avgörande i vårt val att fortsätta med TimeLog.”
