Kan man använda två redovisningsprinciper i samma företag?
I ett konsultföretag är det konsulterna som är produktionsapparaten och därför grunden för företagets verksamhet och resultat. Därför är det naturligtvis alla konsultföretags dröm att engagera konsulter som kan fakturera alla producerade timmar med maximalt timpris.
För att uppnå en hög omsättning för den enskilda konsulten är det viktigt att konsulterna och ledningen alltid har uppdaterade kunskaper: Hur stort värde skapar konsulten per timme för de enskilda projekten?: Och hotas värdet per timme i projekt till följd av överanvändning?
I många danska företag är det konsulterna själva som prioriterar sina uppgifter och i viss utsträckning även uppdragens leveransomfattning. Därför kan det vara viktigt att konsulterna har tillgång till egna nyckeltal för att uppnå goda resultat. Exempelvis kan ordningen på uppdragen påverka omsättningen dramatiskt och leveransomfånget kan påverka timpriset dramatiskt.
Fokus på värdet av löpande kommunikation
Så varför är det så få konsultföretag som strukturerat och löpande diskuterar värdeskapande och täckningsbidrag av pågående uppdrag med den enskilde konsulten?
Det beror på att det är både tidskrävande, dyrt och komplicerat att samla ihop och förmedla nödvändig information om projekt, ekonomi och värdeskapande – innan informationen är i ekonomisystemet – och innan projektet är avslutat.
Ofta är den ekonomiska styrningen i det mindre konsultföretaget baserad på följande tre principer:
- Omsättning = fakturerat värde. I redovisningsvärlden säger man att företaget följer faktureringsprincipen.
- Bonus beräknas när projektet är slut.
- Den värdebaserade initiativrikedomen för pågående projekt bestäms en gång om året, när revisorn ber om det vid årsredovisningen (och när intäkterna följer det fakturerade värdet).
Denna modell är enkel att praktisera för ekonomimedarbetaren, men ofta oanvändbar som dagligt styrningsverktyg för ledning och medarbetare. Den är för grov och för långsam. Man kan säga att finansfunktionen har lättast för att praktisera faktureringsprincipen (minst tidskrävande), medan företaget egentligen mår bäst av att styras efter produktionsprincipen, då företagets omsättning av projekt och konsulter inte bestäms av när faktureringen görs men däremot när arbetet görs.
Blanda faktureringsprincipen med produktionsprincipen
Så varför inte tänka på ett nytt sätt och blanda principerna och låta ekonomisystemet köra efter faktureringsprincipen, medan företaget internt styrs efter produktionsprincipen? Flera av våra kunder med TimeLog Project har bra erfarenheter av just denna modell – då den löpande rapporteringen om det utförda arbetet beräknas utifrån produktionsprincipen med siffror som hämtas från TimeLog Project.
För en del revisorer kan det här vara en galen idé eftersom det skulle innebära att det blir skillnad mellan ekonomisystemets omsättning som kommunicerar externt och tidrapporterings- resp. projekthanteringssystemets omsättning som kommunicerar internt. Men denna nackdel uppvägs av det faktum att den enskilda projektledaren, konsulten och chefen omedelbart får veta värdeskapandet från varje enskild timrapportering – med hänsyn till om projektet använder:
- fast pris och budgeten har överskridits
- timbank där timmarna har förbrukats
- förbrukad tid när man vet att kunden inte kommer att betala
Och skillnaden mellan det skapade värdet och det fakturerade – det är ju bara det pågående arbetet som revisorn kan avläsa direkt vid årets utgång.
Det kan inte bli enklare...
