Unik avtalshantering

Det går alltid att kombinera flera projekttyper för ett och samma projekt, vilket ger en unik avtalshantering i just er organisation.

Det betyder att ni kan ha en överordnad budget där ni kan följa projektens samlade framdrift samt att ni för varje enskilt avtal kan se hur just det fortlöper.

I alla modeller förutom timbanken kan fakturering och inkomstredovisning åtskiljas. På så sätt kan projektledaren strukturera debiteringen av kunden på ett sätt och styra hur värden ska fördelas internt på timmar eller omkostnader som arbetstid, inköp/utlägg och resor på ett annat sätt.

De åtta avtalstyperna bygger på kontrakt för löpande tid eller fastpris:

1. Använd tid – Standardavtal

Denna typ av avtal är den enklaste och bygger på kalkylen timmar x timpris. När du använder ett avtal med löpande tid kan du dela in det i flera avtal så att du kan skilja mellan t.ex. restid och utgifter från huvudposten/avtalet eller ge projektet flera budgetar så det stämmer överens med kundavtalet. Det går även att sätta en maxgräns för hur mycket som går att debitera kunden samt få en avisering när en viss % av budgeten är förbrukad.

2. Använd tid – A conto-fakturering med slutavräkning

Denna avtalstyp används vanligtvis för stora eller långvariga projekt med löpande tidsavräkning. Kunden betalar oftast en del av beloppet i förskott eller samtidigt som projektet utförs. När projektet sedan är slutfört kan du med hjälp av TimeLogs avtalshantering fakturera kunden skillnad mellan förskottsbetalat belopp och projektets avtalade pris. Tidrapporteringen visas inte för fakturering förrän faktureringen avslutas, men kan intäktsredovisas löpande om ni använder TimeLog EVM.

3. Använd tid – Timbank

Timbank används när kunden har förskottsbetalat ett fast antal timmar (t.ex. 50, 100 eller 200 timmar) och det är då möjligt att ge kunden rabatt. Om ni använder inkomstföring till inkomstredovisning av pågående projekt framgår timmarna vid intäktsredovisningen men inte vid fakturering. Projektledaren kan välja att få en notifiering när en viss procent av timbankens saldo är förbrukat så att ni kan informera kunden i god tid innan timbanken tar slut.

4. Använd tid – A conto-fakturering med periodavstämning

Denna typ av avtal används oftast av företag som säljer regelbundet återkommande (t.ex. varje månad) tjänster som lönehantering, redovisning eller servicetjänster. Här finns ett förväntat antal timmar som levereras regelbundet och kunden betalar i förskott i början av varje månad och faktureras igen vid månadens slut. Summan som betalats i förskott stäms då av mot antalet timmar som levererats.

5. Fastpris – Standardavtal

Det är möjligt att ha flera fastprisavtal i samma projekt och denna avtalstyp gör det enklare att bevara överblicken över stora, komplexa projekt. Varje avtal innehåller en egen budget, betalningsplan och inkomstvy. Alla fastprisprojekt kan innehålla externa utgifter, t.ex. inköp från underleverantörer, och ni väljer själva hur stor del av avtalets värde som externa utgifter får ta från den interna värdeallokeringen.

6. Fastpris – Löpande driftsavtal

Denna typ av avtal används ofta av företag som säljer regelbundet återkommande tjänster (t.ex. varje månad eller årligen) som lönehantering, redovisning eller servicetjänster. Avtalsformen kan ses som små periodiska fastprisprojekt. När perioden slutar fördelas timmar och utgifter ut på den periodiska debiteringen som ett periodiskt fastprisprojekt. Du kan själv ange när kunden ska faktureras genom inställningar i avtalet så att fakturor genereras automatiskt för de kommande 18 månaderna. På så sätt ser ni er debiteringspotential och kan skapa inkomstprognoser.

Man ställer in ett repetitionsmönster för faktureringen där man anger:

• Startdatum för avtalet, exempelvis 1 maj 2022
• Period, exempelvis månad
• Budgetperiod start, exempelvis första dagen i månaden
• Budget för timmar, belopp och budget för utgifter
• Debitering för varje period
• Förfallodag för betalning,  exempelvis sista dagen i perioden för budgetperioden
  
  

7. Fastpris – Fasuppdelad intäktsföring

Vid denna typ av avtal får varje uppgift i projektet ett eget avtal. Detta skiljer sig från vanliga fastprisprojekt där flera uppgifter normalt kopplas till en samlad betalplan. Debiteringar per fas kan kopplas till varje uppgift och det är även möjligt att dela in uppgiften i underuppgifter och sedan tilldela varje underuppgift en specifik del av avtalets totala värde.

8. Fastpris – Löpande varufakturering

Denna typ av avtal är en avancerad version av "Fast pris – Löpande driftskontrakt". Denna typ av avtal används normalt för periodiska tjänster (månatligen eller årligen) som hantering av lönespecifikationer, extern redovisning eller fakturering av mjukvarulicenser. Här betalar kunden per enhet, inte per timma.  Det är möjligt att ange en återkommande debitering som bygger på ett fast antal enheter till fakturering. Via vårt API går det att skapa en automatisk uppdatering av hur många enheter som ska debiteras kunden, exempelvis antal lönespecifikationer som levererats.