Kontrakthantering – Driftskontrakt och Volymfakturering
De senaste veckorna har jag beskrivit de mest utbredda kontrakttyperna inom konsultbranschen både vad angår löpande tid och fastpris. Förra veckan tittade jag närmare på för- och nackdelar med kontrakttyperna Fakturering enligt betalningsplan med inkomstföring per projekt eller per uppgift.
I detta inlägg kommer jag att redogöra för kontrakttyperna Driftskontrakt (löpande kontrakt) och Volymfakturering (löpande kontrakt) litet mer ingående.
Driftskontrakt (löpande kontrakt)
Många företag som jobbar med IT-service samt revisorer och producerande företag levererar tjänster enligt fasta månatliga, kvartalsvisa eller årliga kontrakt (abonnemang). Kunden faktureras en fast summa per månad oavsett hur många timmar som används för att lösa uppgiften. Fakturering av dessa avtal är inte krävande i sig och kan hanteras i många ekonomisystem som har stöd för abonnemangsfakturering.
Driftskontraktet har dock en del svagheter på inkomstsidan. Ett företag som mäter omsättning fördelat på avdelning, team eller medarbetare vill oftast försäkra sig om att säljprognoser och inkomstföring tar hänsyn till att varje period i kontraktet maximalt kan få periodens fakturerade värde som inkomst.
I praktiken måste många företag inkomstföra utfört arbete manuellt, vilket är tidsödande och även ökar risken för fel. Därutöver blir detta nyckeltal ganska diffust under innevarande bokföringsperiod eftersom anpassningen till periodbudgeten först sker vid bokföringen.
Det är därför viktigt att hitta ett system som både använder fakturering och inkomstföring i kalkylen för att kunna få en rättvisande bild av värdetillväxten.
Volymfakturering
Fastpriskontrakt med volymfakturering är en avancerad avart av driftskontrakt till fast pris.
Det är typiskt kontrakt där man fakturerar varor, inte tid, även om varorna i själva verket är konsulttjänster.
Vanliga kontrakttyper där konsulttjänster faktureras som varor är:
- Antal hanterade lönespecifikationer
- Antal övervakade servrar
- Antal bokföringstransaktioner
I mer komplexa fall kan det finnas en direkt extern omkostnad kopplad till varan, t.ex. en mjukvarulicens eller liknande som ska hanteras.
Nackdelen med denna typ av kontrakt är att de kan vara komplicerade att hantera i företag där antalet varor varierar månad för månad (t.ex. antal lönespecifikationer). Därmed varierar den månatliga budgeten för det arbete som krävs för att leverera varan och även direkta omkostnader varje månad.
Fördelen är att kontrakttypen understödjer en ökad försäljning av relaterade tjänster hos konsultföretag som önskar att vara mindre beroende av att sälja timmar.
Jag hoppas att min beskrivning av kontrakttyperna samt deras för- och nackdelar har varit informativ och inspirerat dig till att jobba vidare med er kontraktdebitering utifrån den typ av tjänster ni erbjuder.
