Den effektiva projektplanen: projektledarens ultimata guide

Att driva ett projekt utan projektplan är lite som att köra bil på natten utan strålkastare.

Saker och ting dyker oväntat upp i mörkret och du kan gå vilse. I värsta fall kör du av vägen helt och hållet.

Så mycket som 35 % av alla projekt misslyckas och budgeten går förlorad.

Med denna typ av statistik behöver du en bra projektplan för att kunna hantera ditt projekt effektivt.

Som tur är, så är det inte så svårt att göra en bra projektplan som leder dig säkert genom mörkret.

En guide till hur du blir en bättre projektledare

I guiden här kan du lära dig hur du kan bli en ännu bättre projektledare och få svar på frågor som:

• Vad är en projektplan och varför behövs projektplaner?
• Vad ska en projektplan innehålla och vad är mallar för projektplaner?
• Och hur gör man en bra projektplan? (Vi guidar dig genom processens sex steg.)

När du har läst guiden är du redo att skapa en effektiv projektplan som hjälper dig att nå dina projektmål.

Läs även: 5 av det största felen en projektledare kan begå

Men först måste vi förstå vad en projektplan är.

Vad är en projektplan?

Som namnet antyder är en projektplan en plan som dokumenterar exakt hur du ska nå målet för ditt projekt.

Detta är det nyckeldokument som du som kompetent projektledare arbetar kontinuerligt med:

• Dela upp projektet i faser och aktiviteter i en arbetsfördelning struktur (WBS) och tidslinje.
• Fastställa leveranser och milstolpar
  
• Planera kommunikationen
• Få en överblick över de resurser du behöver och tilldela uppgifter till ditt projektteam.
• Skapa och uppdatera projektbudgetar.
• Håll dig uppdaterad om projektets framsteg och status i förhållande till tidsplan och budget.

Det är enkelt att skapa projektplaner i TimeLog.

Testa det gratis här

Du måste se projektplanen som ditt centrala verktyg, som ger dig och ditt team den stora överblicken och som måste uppdateras med jämna mellanrum för att förbli relevant.

Tidigare har Excel varit ett föredraget (om än besvärligt) verktyg för att förbereda och uppdatera projektplanen. Idag använder de flesta projektledare dock ett särskilt projektledningsverktyg för projektplanering

I ett bra verktyg har du också möjlighet att skapa mallar för projektplaner så att du inte behöver börja om från början för varje projekt.

Vad är en mall för projektplan?

En mall till en projektplan är en fördefinierad plan som bygger på hur du arbetar med projekt i ditt företag.

Du kan hitta flera gratis mallar för projektplaner på nätet för Excel eller Power Point.

Läs även: Projektstyrning i Excel

Dessa har dock vissa begränsningar - t.ex. hur långa och komplexa dina projekt kan vara - och är lite svåra att hålla uppdaterade

Med ett bra projektledningsverktyg kan du skapa en katalog med mallar för projektplaner så att du effektivt kan planera och starta nya projekt. Det är särskilt smart om du gör många projekt som måste gå igenom liknande faser. Eller om du säljer många standardprojekttyper

En bra mall för en projektplan bör innehålla följande:

• Fullständig fas- och uppgiftsplan (inklusive milstolpar).
• En samordnad tidsplan
• Personalplan och fördelning av personal
• Budget

Att bli en knivskarp projektledare handlar också om att göra planeringsprocessen så enkel och effektiv som möjligt. Mallar för projektplaner hjälper dig att göra detta.

Vad ska en projektplan innehålla?

Som projektledare är projektplanen i princip ditt eget arbetsdokument för planering.

Eftersom planen oftast ska vara tillgänglig för projektets intressenter och projektgruppen är det dock en bra idé att inkludera vissa standardelement. Dessa är vanliga inom projektledning.

För din egen skull är det också bra att planera och dokumentera dessa grundläggande saker. Därför måste projektplanen innehålla ett antal element.

Projektplanering med plan, omfattning och RACI

Även om projektplanen är ett centralt verktyg för dig som projektledare måste du komplettera den med andra verktyg för att få en bra projektplanering och ett bra genomförande

Innan du förbereder projektplanen ska du göra en projektomfattning så att du vet exakt vad som är målet med projektet, vad som ingår och vad som inte ingår i projektet.

En bra räckvidd skyddar dig mot scope creep. Och din projektplan kommer inte att fyllas med aktiviteter som egentligen inte ingår i det ursprungliga avtalet.

En erfaren projektledare vet hur viktigt det är att avgränsa sitt projekt för att kunna leverera inom budget och tidsfrist.

När du förbereder din projektplan är det mycket klokt att skapa en RACI-matris tidigt i projektet.

Du kan använda RACI-matrisen för att klargöra vem som är ansvarig för de olika uppgifterna och milstolparna. Och vem som ska kommunicera med vem om leveranser och uppgifter ändras.

Det är praktiskt att du vet exakt vem du ska rådgöra med och informera när du fattar ett beslut eller ändrar en tidsfrist som påverkar andra leveranser respektive deadlines.

Det är viktigt att kontinuerligt uppdatera projektets omfattning, plan och RACI-matris för att dokumenten ska fortsätta att vara meningsfulla under hela projektet.

Varför är det viktigt med en dokumenterad projektplan?

Även om projekten i allt större utsträckning går riktigt bra, finns det också många projekt som inte lyckas nå sina mål:

• 35 % misslyckas och budgeten går förlorad.
• 34 % lider av scope creep
• 12 % uppfattas som klart misslyckade.

Misslyckade projekt är en dyr historia för ditt företag, och därför är det viktigt att du ger dina projekt de bästa förutsättningarna för att lyckas.

En dokumenterad projektplan är (tillsammans med omfattningen) ditt viktigaste arbetsverktyg för att hålla projektet på rätt spår. Den ger dig en strukturerad överblick över uppgifter, deadlines, framsteg och gör det möjligt för dig att reagera när verkligheten inte stämmer överens med planen.

Samtidigt är det ett bra verktyg för att delegera uppgifter och kommunicera framsteg till projektets intressenter.

Även för mycket små projekt är det klokt att ha en projektplan. Kom bara ihåg att inte göra den mer komplicerad än vad den behöver vara för ditt projekt.

Om du vill bli en framgångsrik projektledare är det viktigt att du är flexibel, anpassar standardmodeller och tillvägagångssätt till projektets aktuella behov.

Låt oss titta på hur man gör en bra projektplan.

Hur man gör en bra projektplan i 6 steg

När du gör din första projektplan är det viktigt att du gör det parallellt med din projektomfattning

Ofta är det till och med bäst att utarbeta de olika stegen i planeringen iterativt. Det innebär att du måste gå fram och tillbaka lite mellan de olika stegen. Och du kan inte nödvändigtvis "avsluta" de enskilda stegen förrän du också har arbetat med några av de andra.

Det är en naturlig del av planeringen, och när du väl har börjat kommer det att bli meningsfullt.

Det finns dock saker i projektets omfattning som du bör ha på plats innan du börjar med själva planen:

• Övergripande beskrivning av projektet
• Projektmål och värdeskapande
• Begränsningar
• Milstolpar och övergripande tidsplan

Det är viktigt att du har kontroll över milstolparna innan du förbereder projektplanen därför att det beror på att en bra projektplan bygger på projektets leveranser (eller produkter) – och inte bara på det arbete måste utföras.

Detta innebär att din plan byggs upp utifrån vad som ska levereras under projektets olika faser.

Om du vill veta hur man gör en bra projektomfattning kan du använda guiden här.

När dessa saker är på plats kan du börja bygga upp din projektplan.

Steg 1 - Skapa den första grova arbetsfördelningsstrukturen (WBS) Steg 1 - Skapa arbetsfördelningsstrukturen

När du har gjort omfattningen (eller bekantat dig grundligt med en befintlig omfattning) är du redan på god väg att befästa dig själv som en kompetent projektledare för projektet.

Och du kan göra en första grov skiss för din projektplan.

Det är i detta skede som du placerar in dina leveranser i en tidslinje och grovt definierar vilket arbete som måste utföras för att kunna slutföra de olika leveranserna.

Detta är vad vi kallar en arbetsfördelningsstruktur (WBS) .

Ett exempel på detta kan se ut så här:

I grova drag bör den första planen ge dig en översikt över följande:

• Vad måste levereras?
• Vilket arbete krävs för att kunna leverera?
• När gör vi vad?

Den här delen av projektplanen kan du förmodligen bygga upp själv med hjälp av din kund eller din styrgrupp, där de allmänna riktlinjerna för projektet fastställs.

I nästa steg involverar du ditt projektteam i den mer djupgående planeringen.

Steg 2 - Involvera teamet och få en uppskattning av arbetet. Steg 2 - Involvera teamet

Medan schemat i steg 1, till stor del (även om det är lite grovt) baseras på när du vill att de olika leveranserna ska vara klara, så hjälper steg 2 dig att hålla reda på när leveranserna kan vara klara.

Det finns naturligtvis en del karikatyrer , och förhoppningsvis har du redan involverat fler från projektgruppen för att få en grov uppskattning av omfattningen. Men kom ihåg att projektplanering är en iterativ process där du ständigt planerar, får uppskattningar, justerar osv.

I steg 2 måste du sammankalla alla leverantörer av de enskilda projektleveranserna - det kan vara medlemmar av projektgruppen eller externa leverantörer.

Övningen går ut på att få dem att ge så exakta uppskattningar som möjligt:

• Hur lång tid tar de enskilda leveranserna?
• Vad grundar sig dessa uppskattningar på? Finns det beroenden som måste införlivas i planen?
• När kan det göras? När finns det tid i kalendern
• Hur stor är risken förknippad med deras uppskattningar?

Var kritisk och få de bästa uppskattningarna för projektplanen.

Som en kompetent projektledare måste du ta på dig rollen som djävulens advokat när du frågar efter skälen till uppskattningarna.

Projektgruppen vill ofta leverera och därför kan de första uppskattningarna vara för optimistiska. Fråga därför på djupet och se om du kan upptäcka svagheter i uppskattningarna. Ofta finns det flaskhalsar och hinder i den här processen som du behöver känna till som projektledare.

Du kan betrakta uppskattning som en förhandling, där du så småningom närmar dig den mest realistiska uppskattningen.

Steg 3 - Få en översikt över när projektpersonalen är tillgänglig.

Ett av de största hindren är ofta tillgången till viktiga resurser.

Projektledare är denna aspekt av projektplaneringen och fokuserar i första hand på att uppskatta arbetets varaktighet, vilket ofta glöms bort. Men inte så mycket på vem som är tillgänglig för att utföra arbetet inom projektplanens tidsram.

Som projektledare måste du därför kartlägga:

• Vilka resurser behöver du för de enskilda faserna och uppgifterna i projektplanen?
• När finns de nödvändiga resurserna tillgängliga?

Ett verktyg som en resursplanerare kan vara till stor hjälp i denna process. Det kan vara svårt att få en överblick över anställdas arbetslöshet utifrån kalendrar och e-post.

När du väl har kontroll över resurserna har du de delar du behöver för din detaljerade projektplan.

Läs även: Resurshantering [4 saker du måste göra rätt först]

Steg 4 - Förbered din detaljerade projektplan

Nu gäller det att få pusselbitarna att falla på plats.

Här är det bra att ha ett bra verktyg för projektledning som du kan använda. Som projektledare är du aldrig mer kompetent än de verktyg du använder. Särskilt i mer komplexa projekt.

Hur du förbereder din detaljerade projektplan i TimeLog Hur du förbereder din projektplan

Här får du ett konkret exempel på hur du kan göra en komplett, detaljerad projektplan med milstolpar, resurser, budget och tidtabell.

1) Skapa ett projekt med TimeLogs Quick Create .

• Namnge projektet
• Ska det vara ett externt projekt (standard), ett internt projekt eller ett projekt med flera kunder?
• Lägg till en kund. Dina kunder är tillgängliga i TimeLogs CRM.

2) Lägg till uppgifter och tidsbudget

Om ditt företag har en standarduppgiftsplan eller har sparat färdiga projektmallar i TimeLog har du nästan redan en färdig projektplan.

Du kan också skapa uppgifterna från början. I det här steget kan du helt enkelt skapa de övergripande uppgifterna (faserna). Senare kan du skapa underuppgifter.

Lägg till de uppskattningar som du hittade i steg #3 till varje uppgift.

3) Lägg till ditt projektteam och skapa projektet

Du kan lägga till så många som du behöver. Senare kan du sätta projektpersonalen på de enskilda uppgifterna.

4) Lägg till underuppgifter till en färdig WBS

I TimeLogs projektplan har du nu en översikt över de primära uppgifterna som du skapade. Du kan lägga till fler och lägga till underuppgifter till de primära uppgifterna/faserna.

5) Lägg till milstolpar

Milstolpar är viktiga för att hålla reda på viktiga leveranser i ditt projekt.

Lägg till dem som en vägledning för arbetet med ditt projekt. Du kan också lägga till de ansvariga för milstolparna. Den ansvariga personen kommer att se sina milstolpar på TimeLogs förstasida när tidsfristen närmar sig.

6) Lägg till datum och tidsbudgetar till uppgifter och milstolpar

När du har alla faser, uppgifter och milstolpar i projektplanen är det dags att göra upp en tidsplan och fastställa en budget.

Allt eftersom projektet fortskrider och projektgruppen registrerar tiden för projektet håller Timelog dig uppdaterad om hur projektet fortskrider och om du håller deadlines.

7) Fördela anställda och tilldela timlöner

Slutligen placerar du de anställda från projektgruppen på de enskilda uppgifterna.

När du ger anställda timpriser kan du enkelt fakturera senare i projektet och hålla reda på hur mycket intäkter du har tjänat på projektet.

Börja bygga upp din projektplan i TimeLog idag

Få full tillgång i 30 dagar gratis här

Steg 5 - Skicka in din projektplan och få den godkänd

Nu är du på väg att bli världsmästare i att bygga projektplaner.

Vid den här tidpunkten har du samlat in all relevant information, skapat en projektplan med faser, milstolpar, tidsplan och budget och tilldelat de anställda uppgifter.

Nu är det dags att validera och godkänna ditt arbete. Börja med att rådgöra med ditt projektteam.

Få projektplanen godkänd av projektgruppen

Innan du presenterar din plan för projektets kund eller styrgrupp är det en riktigt bra idé att få den kontrollerad av projektgruppen.

Det kan finnas justeringar som är bra att se redan nu och som är lättare att upptäcka när du tittar på projektplanen i sin helhet.

Se till att du får tag på innehållet i projektplanen. Bland annat:

• Interna beroenden av uppgifter och faser
• Tidsuppskattningar och tidsfrister
• Eventuella förändringar i projektgruppens tillgänglighet

Detta behöver inte ta lång tid. Men det är viktigt att du får ett handslag på detta från projektgruppen innan du går till styrgruppen eller kunden.

Få projektplanen godkänd av kunden och styrgruppen.

Det slutliga godkännandet av projektplanen måste ges av projektets övriga intressenter.

Innan kunden och styrgruppen samlas är det bra att sammanfatta projektplanens milstolpar och omfattning i en kort sammanfattning. Dessa intressenter behöver ofta inte en detaljerad plan ända ner på uppgiftsnivå.

Ta dock med alla beskrivningar av ditt tillvägagångssätt, antaganden och tidsfrister som du anser vara relevanta för att din projektplan ska framstå som både ambitiös och realistisk. Beskrivningarna kan omfatta följande:

• Hur projektgruppen i princip kommer att gå tillväga för att genomföra projektet
• Viktiga leveranser och milstolpar
• Tidsplan för projektets olika faser
• Faser eller uppgifter som innebär särskilda utmaningar/risker.

Du kan med fördel lyfta fram delar av projektplanen som kräver insatser från kunden eller styrgruppen. Till exempel godkännande av leveranser.

Samtidigt är det viktigt att du lyfter fram projektplanens risker och eventuella flaskhalsar så att det inte kommer som en överraskning senare i projektet.

Steg 6 - Utför projektet

När projektplanen är klar och godkänd har du de bästa förutsättningarna för att kunna genomföra projektet inom ramen för projekttriangeln (omfattning, budget och tid).

Du har en överblick över uppgifterna, och när projektgruppen registrerar tid för sitt arbete (både fakturerbar och icke fakturerbar tid) kan du enkelt följa projektets utveckling.

Om dina anställda registrerar tiden som de ska kan du också se exakt hur projektet fortskrider om du plötsligt ligger efter.

Därefter kan du vidta korrigerande åtgärder, justera projektplanen och hålla alla intressenter uppdaterade.

Förmågan att kontinuerligt korrigera projektplaner och vidta korrigerande åtgärder kommer att definiera dig som projektledare i en klass för sig.

Ett projektledningsverktyg som gör planeringen enklare?

TimeLog ger dig alla de verktyg du behöver för att driva ditt projekt till mål inom ramen för omfattning, budget och deadline.

Oavsett om du är ett litet projektteam eller om du driver komplexa projekt i en större grupp kan du använda TimeLog som ett verktyg för projekthantering.

I TimeLog kan du också ta fram projektrapporter så att det blir lätt att rapportera till ledningsgruppen och du kan fakturera dina projekt snabbt utan att behöva sätta ihop fakturor i kalkylblad och flera system.

Bli förberedd till att genomföra dina projekt - Prova TimeLog gratis här.