Projektstyring og IT – 3 modenhedsniveauer

3 modenhedsniveauer 

TimeLog har efterhånden implementeret vores PSA-system i over 700 virksomheder, holdt et hav af workshops om brugen af systemet og har løbende dialog med mange af vores brugere.

Et af de forretningsområder, TimeLog dækker, er projektstyring. Projektstyringen kan ofte være svær at understøtte med IT.

Dette skyldes, at projektarbejdet involverer de fleste medarbejdere, at projekterne går på tværs af afdelinger, processen er kompleks og at projektgrupper ofte udsættes for et stærkt pres især op imod aflevering.

Derfor har vi lavet denne lille model for virksomhedens projektafdeling eller projektafviklings modenhedsniveau, som opdeler virksomhedens modenhed i tre niveauer.

Modellen er ikke baseret på videnskabelige data, men kun på erfaringerne fra de mange implementeringer. Det er klart, at fordi TimeLog især håndterer den økonomiske del af projektstyringen, hvorimod andre SaaS-systemer fokuserer mere på dokumenthåndtering og projektkommunikation, så vil mit fokus især være rettet mod økonomi- og budgetstyring af projekterne.

Den primære pointe i modellen er ret simpel: nemlig at man kun får succes med at understøtte projektstyring med IT, hvis organisationens modenhedsniveau matcher ambitionsniveauet for implementeringen. Vi har en del gange set dette gå galt, fordi ambitionsniveauet var for højt eller fordi rækkefølgen af, hvilke processer der implementeres var forkert. Det sagt, så er modellen en stærk generalisering - og der er selvfølgelig store forskelle virksomhederne imellem.

Vi har implementeret TimeLog i organisationer med helt styr på projektstyring, PRINCE2, EVM, ETC/EAC, og vi har kunder, hvis projektstyring bedst kan beskrives som forlæns rullefald, bare man lander med livet i behold, så er alle glade. Der er selvfølgelig en klar sammenhæng mellem størrelse og modenhed, men vi har også mødt stærkt umodne projektafdelinger/projektkulturer i større virksomheder.

De tre niveauer er:

1. Ad Hoc - Den ganske umodne organisation, hvor projektstyring improviseres.
2. Projektmodel - Har styr på de basale forhold såsom projektmodel, budgettering, tidsforbrug, evaluering og afvikling.
3. Excellence - Kigger på tværs af projekter og arbejder med EVM, projektportefølge, benchmarking mellem projekter, best practices og løbende uddannelse i projektmodel.

Det som du kan bruge denne artikel til er, at overveje hvor jeres organisation befinder sig i denne model og overveje hvilket ambitionsniveau for et kommende IT-system, der er det rigtige for jer.

1. Ad Hoc

Virksomheder og organisationer med modenhedsniveauet Ad Hoc er typisk helt unge og helt små virksomheder. Det kan også være "lommer" i større organisationer, som arbejder projektorienteret, hvor resten af virksomheden f.eks. arbejder med industriel produktion. Eller det kan være ældre organisationer, der ikke er blevet presset til at strukturere og effektivisere projektarbejdet.

Når Ad Hoc-projektorganisationen vil implementere TimeLog Project, så er de typiske behov eller spørgsmål og problemstillinger:

• Hvor bliver tiden af?
• Hvor har vi en høj dækningsgrad?
• Hvorfor leverer vi altid for sent?
• Hvorfor er det nødvendigt med så mange mærkelige Excel-ark?

Der hvor vi oplever, at Ad Hoc-organisationen typisk tager fat og får størst værdi er ved at implementere processer såsom:

• Automatisering af processen: tidsregistrering → projektstyring → fakturering
• Indsamling af alle projektdata på et sted
• Ensartet projektafvikling
• Skabe en fælles forståelse og en fælles ramme for projektafviklingen

De faldgruber vi ofte møder er:

• Modstand og manglende forståelse for vigtigheden af tidsregistrering
• Alt for ambitiøst nedbrydning af projekter
• Manglende ejerskab på processerne, når de først er fastlagt
• Når virksomheden presses glemmes projektstyringen og de nye processer
• Ad Hoc-organisationen inddrager ikke ekstern professionel hjælp
• For ambitiøs med hvor mange processer der skal implementeres, når nu man har fået et IT-system

Mit råd til Ad Hoc-organisationen vil være at få styr på basisprocesserne. Identificer hvad der er "need to have" og vent med alt, der ikke er strengt nødvendigt. "Need to have" kan sagtens tage et års tid at få på plads. En anden vigtig ting er, at have en åben dialog med alle om, hvorfor og hvordan man skal understøtte projektarbejdet med IT, og hvilke forretningsmæssige fordele, det giver virksomheden. Især er det afgørende, at alle projektmedarbejdere forstår vigtigheden af tidsregistrering.

2. Projektmodel

Næste skridt i vores lille udviklingsmodel er "Projektmodel". På dette stade har virksomheden styr på basis. Organisationen er typisk over 20 mand m/k, og der er profesionelle projektledere.

De problemer virksomheden arbejder med er spørgsmål som:

• Hvordan kan man styre organisationen med nøgletal?
• Har projektlederne de tal de skal bruge?
• Hvordan skaber vi brugbar feedbacksystemer mellem projektdeltagere og projektleder?
• Hvordan understøtter vi en bestemt projektmodel med IT?

Fokus vil her være på ensretning og optimering af projektarbejdet og projektrapporteringen. Der hvor vi typisk ser, at Projektmodel-virksomheder kan få størst værdi fra IT er:

• Ved at låse en projektmodel fast
• Ressourcestyring
• Ved at projektledere fakturerer og kan styre kontraktformer og betalingsplaner

De faldgruber vi ofte møder på dette niveau er:

• En alt for ambitiøs plan for nøgletal - virksomheden vælger for mange og for komplekse nøgletal
• Virksomheden opfinder sin egen projektmodel, selvom en standardmodel ofte kunne fungere fint
• For meget teori og for lidt reel implementering (ringbindene med projektmodellen der står og samler støv)

Rådet, til virksomheder på dette niveau, er igen at undgå at blive for ambitiøse, men at tage processerne en ad gangen. Overvej, om der ikke kan bruges en standard projektmodel. Og, nøgletal er et effektivt værktøj på dette niveau, fordi virksomheden nu er af en størrelse, hvor tingene går så hurtigt og kan være svære at overskue for lederen. Nøgletal kan være utrolig gode til at rette medarbejdernes aktiveter ind til virksomhedens strategi.

3. Excellence

Tredje og sidste skridt i vores modenhedsmodel kalder vi Excellence. Dette niveau er virksomheder med certificerede projektledere, projektchef og som har implementeret projektporteføljestyring eller programstyring.

De typiske spørgsmål eller problematikker vi møder i denne gruppe er:

• Hvordan styrer vi igangværende arbejder?
• Hvordan laver vi en benchmarking-model mellem projekter?
• Hvordan kan vi styre en projektportefølje uden, at vi belaster projektledere med yderligere papirarbejde?
• Styring af ETC (Estimate to Completion) og EAC (Estimate at Completion)?

Det centrale element på dette niveau er, at nu smelter projektafviklingens økonomistyring helt sammen med økonomiafdelingens. Derudover fokuseres der løbende på budgetter og forventninger, og på alle niveauer i organisationen rapporteres der på fremdrift og forventet aflevering.

Fokus er på tværgående koordination - og fordi basis er på plads, kan virksomheden arbejde med optimering og ensretning.

Vi oplever især, at virksomheder på dette niveau kan få stor værdi ud af:

• Porteføljestyring
• EVM/indtægtsføring af igangværende arbejder
• Projektbenchmarking

Men her bliver billedet ikke så klart som hos især Ad Hoc, hvor det oftest er de samme problemer, der går igen og igen.

Der er selvfølgelig mange potentielle udfordringer og faldgruber på dette niveau, men det vi typisk møder er:

• At projektafdelingen og økonomiafdelingen ikke taler samme sprog og måske har svært ved at samarbejde
• Samarbejdet mellem forskellige forretningsområder halter
• At virksomheder opfinder egne IT-systemer til at understøtte egne processer, selvom det måske var smartere at benytte standardprocesser

Hvor ligger I?

Så det er vores lille model til projektmodenhed. Igen, pointen er simpelthen at understøttelse af projektstyring via IT skal ske på et niveau, hvor virksomheden kan følge med. TimeLog har funktioner til alle de processer, jeg nævner ovenfor, og der er selvfølgelig kæmpe forskel på, hvilke processer de enkelte virksomheder drager størst værdi af at automisere.

Det lyder måske som en simpel pointe, men jeg er sikker på, at det er her, mange IT-projekter kan gå skævt.